Oferta dostępnych na rynku systemów informatycznych przeznaczonych do zarządzania i obsługi przedsiębiorstw jest szeroka i bardzo zróżnicowana. Aby znaleźć oprogramowanie idealne dla swojej firmy trzeba poświęcić sporo czasu na poznanie swoich potrzeb i porównanie ich z dostępnymi rozwiązaniami. Na początku tej drogi dla większości osób skróty, takie jak ERP, MRP, CRM, DMS, czy RCP są równie tajemnicze jak kręgi w zbożu. Są to nazwy klas funkcjonalnych systemów informatycznych, a ich rozszyfrowanie może bardzo ułatwić proces decyzyjny dotyczący wdrożenia oprogramowania. Poznanie rodzajów systemów pozwala na lepsze określenie i sprecyzowanie własnych potrzeb, co z kolei skraca czas potrzebny na zgromadzenie informacji i zapoznanie się z ofertą poszczególnych producentów oprogramowania. Poniżej przedstawiamy krótkie opisy najpopularniejszych rodzajów systemów wykorzystywanych w firmach.
ERP – Enterprice Resource Planning (System do Zarządzania Zasobami Przedsiębiorstwa)
Najpopularniejszym terminem pojawiającym się w kontekście programów informatycznych dla firm jest z całą pewnością „ERP”. Z założenia system klasy ERP powinien służyć do wspomagania zarządzania przedsiębiorstwem we wszystkich obszarach działalności, ze szczególnym uwzględnieniem działów produkcyjnych. Ze względu na swoją popularność pojęcie „system ERP” jest jednak często nadużywane i określane tym mianem programy nie oferują oczekiwanych funkcjonalności. Całościowe systemy ERP, takie jak ERP SyKOF cechują się spójnością przechowywanych i przetwarzanych danych oraz swobodnym ich przepływem w ramach systemu. Oznacza to, że system prezentuje takie same dane, niezależnie od sposobu i miejsca ich przeglądania oraz że raz wprowadzane informacje są natychmiast dostępne dla innych użytkowników (z uwzględnieniem potrzeb i nadanych uprawnień).
MRP II– Manufacturing Resource Planning (System do Zarządzania Zasobami Produkcyjnymi)
Systemy MRP II są niejako przodkiem systemów ERP. Skupiają się one na zaspokajaniu potrzeb działów wytwórczych. Nie posiadają zatem zazwyczaj rozbudowanych funkcjonalności dotyczących księgowości, HR czy procesów sprzedażowych i marketingowych. Systemy określane mianem MRP II znajdują swoje zastosowanie najczęściej w firmach o profilu stricte produkcyjnym, posiadają bowiem zaawansowane narzędzia pozwalające na automatyczne lub półautomatyczne tworzenie planów produkcyjnych, zarządzanie zleceniami czy kontrolę zaawansowania prac.
CRM – Customer Relationship Management (System do Zarządzania Relacjami z Klientami)
Systemy CRM (np. CRM SyKOF) powstały jako wsparcie dla działów marketingu. Ich główna funkcja to gromadzenie i przetwarzanie danych o obecnych, byłych i potencjalnych kontrahentach firmy. Mogą posiadać także funkcjonalności pozwalające na zarządzanie kampaniami i działaniami marketingowymi, planowanie zadań dla pracowników czy integrację z firmowymi skrzynkami mailowymi.
SCM – Supply Chain Management (System do Zarządzania Łańcuchem Dostaw)
Systemy klasy SCM są często częścią lub uzupełnieniem systemów klasy ERP lub MRP II. Wspomagają one koordynację i zarządzanie przepływem materiałów i towarów w firmie. Tego typu oprogramowanie pomaga w utrzymaniu ciągłości dostaw oraz zabezpieczeniu optymalnych zapasów magazynowych.
WMS – Warehouse Management System (System do Zarządzania Magazynem)
Systemy do Zarządzania Magazynem znajdują swoje zastosowanie zwłaszcza w firmach o profilu handlowych lub logistycznym. Sprawna obsługa magazynu jest tam wartością kluczową, a automatyzacja procesów oferowana przez systemy WMS pozwala zaoszczędzić sporo czasu. Również w innych branżach tego typu oprogramowanie może przynieść sporo korzyści – usprawnienie obsługi magazynowej przekłada się np. na zmniejszenie opóźnień w realizacji zleceń produkcyjnych lub przyspieszenie procedur sprzedaży i obsługi klienta końcowego.
BI – Buisiness Intelligence (Analityka Biznesowa)
Systemy klasy BI zostały stworzone z myślą o członkach kadry zarządzającej, którzy potrzebują stałego dostępu do aktualnych danych o kondycji przedsiębiorstwa. Rozbudowane możliwości raportowania i tworzenia wielowymiarowych analiz są nieocenionym narzędziem wspomagającym podejmowanie biznesowych decyzji na każdym stopniu zarządzania firmą. Dobry system BI powinien pozwalać na samodzielne określanie zakresu i sposobu prezentacji danych. Powinien również zapewniać ich aktualność i spójność z innymi aplikacjami używanymi w przedsiębiorstwie.
DMS – Document Management System (System do Zarządzania Dokumentami)
Systemy DMS pełnią często w firmach rolę elektronicznej książki podawczo-odbiorczej, w której rejestrowane są wszystkie dokumenty wychodzące i przychodzące do firmy. Większość systemów, np. DMS SyKOF pozwala także na zarządzanie dokumentami wewnętrznymi powstającymi w firmie. Poza tym, w zależności od funkcjonalności oferowanych przez dany system, mogą umożliwiać także definiowanie preferowanych ścieżek obiegu poszczególnych dokumentów, szczegółową rejestrację przekazań każdego z dokumentów, dodawanie notatek, opisów i załączników oraz rejestrowanie zmian wprowadzanych przez kolejnych użytkowników. Poprawnie wdrożony system DMS w połączeniu z odpowiednimi procedurami postępowania z papierowymi wersjami dokumentów pozwala na uporządkowanie i przyspieszenie przepływu informacji w firmie.
RCP – Rejestracja Czasu Pracy
Systemy RCP stanowią wsparcie dla działów kadrowych z zakresie prowadzenia ewidencji czasu pracy pracowników. Dzięki zastosowaniu czytników wejścia/wyjścia umożliwiają automatyczne potwierdzanie godzin pracy, co w połączeniu z odpowiednim programem kadrowo-płacowym pozwala na uproszczenie zadań takich jak kontrola obecności, spóźnień, naliczanie i odbiór godzin nadliczbowych, itp. W zależności od zastosowanej technologii pracownicy mogą potwierdzać wejście lub wyjście z terenu zakładu pracy (lub stanowiska pracy) za pomocą kart magnetycznych, znaczników RFID, lub w oparciu o dane biometryczne (odcisk palca, wzór siatkówki oka). Zastosowanie systemów RCP może nieść ze sobą dodatkowe korzyści w postaci wprowadzenia procedur kontroli dostępu, np. dzięki zastosowaniu magnetycznych zamków w drzwiach lub bramek typu kołowrotek.
Na koniec warto zauważyć, że dobrą praktyką jest wdrażanie programów zintegrowanych, czyli takich, które łączą funkcjonalności wielu klas systemów. Oczywistą zaletą takiego rozwiązania jest kompatybilność wszystkich używanych narzędzi, co często jest problemem w przypadku używania systemów pochodzących od różnych dostawców.
