SyKOF BPM
Modelowanie procesów biznesowych

Dla każdego typu procesu tworzonego w systemie SyKOF BPM można zdefiniować diagram obiegu. Diagram taki składa się z faz, czyli etapów „życia” danego procesu oraz przejść między nimi. Diagram można zmieniać w dowolnym momencie, nawet jeśli jakieś procesy tego typu już istnieją. Pozwala to na elastyczne zarządzanie procesami i szybkie reagowanie na zmiany, np. konieczność chwilowego odciążenia danej jednostki, czy dodatkowej kontroli przesyłanych informacji.

Każdy proces charakteryzuje się własnym zestawem informacji i parametrów, które muszą zostać uzupełnione i przekazane dalej. W systemie SyKOF BPM użytkownik definiujący proces może nie tylko podać, jakie atrybuty (informacje) będzie posiadał proces, lecz także określić, jak będą one ułożone na formatce, czyli w oknie edycji lub przeglądania procesu. Możliwe jest także określenie, w których fazach poszczególne atrybutybędą widoczne lub dostępne do zmiany. Dzięki temu, użytkownicy mogą widzieć tylko te informacje, jakie są im potrzebne na danym etapie pracy.

Oprócz informacji przekazywanych w polach formatki użytkownicy mają także możliwość dołączania dowolnych plików do procesu, nad którym pracują. Drzewiasta struktura katalogów umożliwia precyzyjną organizację załączników, a mechanizm wersjonowania plików pozwala na prześledzenie wszystkich zmian wprowadzanych przez kolejnych użytkowników.

Załączniki mogą być także tworzone automatycznie np. przy przejściu z fazy do fazy lub na żądanie użytkownika według wcześniej zdefiniowanych szablonów. Podczas definiowania szablonów załączników użytkownik ma dostęp do funkcji znanych z popularnych edytorów tekstu (np. MS WORD), dzięki czemu można dostosować szatę graficzną i formatowanie tworzonych dokumentów do indywidualnych lub firmowych potrzeb i wymagań. Tworząc szablon pliku można używać atrybutów procesu, co pozwala na automatyczne wypełnienie tworzonego dokumentu informacjami wpisanymi wcześniej na formatce (np. przez innych użytkowników w poprzednich fazach).

W systemie BPM SyKOF wiadomości email dotyczące konkretnego procesu mogą być wysyłane automatycznie, np. wg zdefiniowanego wcześniej szablonu podczas przejścia do kolejnej fazy lub na żądanie użytkownika. Podobnie jak w przypadku szablonów załączników, w szablonach wiadomości email można używać atrybutów procesu, dzięki temu wiadomości te są spersonalizowane i mogą zawierać w treści lub załączonych plikach wiele danych o konkretnym procesie, z którego pochodzą.

Dla każdej fazy procesu można określić użytkowników, którym proces zostanie udostępniony (którzy będą widzieli go w swojej skrzynce roboczej). Tylko ci użytkownicy będą mogli przesunąć go do kolejnej fazy, zmieniać jego atrybuty oraz dodawać i edytować załączniki czy wysyłać wiadomości email związane z danym procesem. Przy określaniu udostępnień można posługiwać się nie tylko nazwami lub grupami użytkowników, lecz także pojęciami globalnymi, np. autor procesu, bezpośredni przełożony, użytkownicy z poprzedniej/bieżącej fazy, itp.

W wielu przypadkach istnieje potrzeba, aby jakieś działanie zostało wykonane automatycznie, np. po upływie określonego czasu. Klasycznym przykładem jest wysyłanie przypomnień o oczekujących na załatwienie sprawach albo o zbliżającym się terminie. Modelując procesy w systemie BPM SyKOF użytkownik może wykorzystać w takich celach akcje wyzwalane czasowo. Tego typu akcja może mieć za zadanie np. wysłać wiadomość email do użytkowników, którzy mają udostępniony proces (lub do ich przełożonych) jeśli od długiego czasu przebywa on w tej samej fazie. Działanie może być jednak bardziej rozbudowane – w takiej sytuacji możliwe jest udostępnienie procesu innym użytkownikom (którzy być może przyspieszą załatwienie sprawy), uruchomienie procesów podrzędnych (np. aby zebrać dodatkowe informacje) lub automatyczne przesunięcie procesu do innej fazy (np. przeniesienie procesu na przyspieszoną ścieżkę dla opóźnionych tematów).

System BPM SyKOF nadaje się zarówno do modelowania prostych linearnych procesów, jak też do projektowania rozbudowanych wielotorowych procedur. Możliwość tworzenia podrzędnych procesów działających równolegle pozwala na zlecanie różnych lub tych samych zadań wielu osobom/zespołom jednocześnie. Dzięki temu w wielu przypadkach udaje się skrócić całościowy czas trwania procesu. Przykładem na wykorzystanie procesów podrzędnych może być proces polegający na zaakceptowaniu karty zmian technologii produkcji przez szereg działów firmy (np. dział projektowy, logistyczny, kontroli jakości itp.). Jeśli kolejność opiniowania nie jest istotna, to zamiast przekazywać dokumentację po kolei do każdej komórki można utworzyć procesy podrzędne dla każdej z nich i uruchomić je równocześnie. Główny proces może oczekiwać na zakończenie procesów podrzędnych i reagować na nie, np. przejściem do kolejnej fazy.