Instytuty naukowe i jednostki badawcze ze względu na swoją specyfikę wymagają rozwiązań dostosowanych do swoich indywidualnych potrzeb. System ERP SyKOF obejmuje wszystkie kluczowe obszary działalności instytutów: począwszy od zarządzania i budżetowania projektów, poprzez procesy finansowo-księgowe i kadrowo-płacowe, aż do zarządzania majątkiem trwałym. Dzięki elastyczności systemu w zakresie ustalania struktury organizacyjnej, rodzajów wystawianych dokumentów, scenariuszy rozliczania kosztów, algorytmów naliczania wynagrodzeń, itd. możliwe jest dostosowanie go do najbardziej specyficznych wymagań.
Rozwiązaliśmy już wiele problemów pojawiających się w Instytutach Naukowych oraz innych przedsiębiorstwach, które mają podobne wyzwania zarówno w sferze kadr i płac, jak i księgowości, m.in. w sprawach dotyczących szczegółowego ewidencjonowania kosztów projektów i rozliczania pracowników naukowych.
Elastyczny system księgowy
Wielowymiarowy plan kont księgowych pozwala na szczegółowe księgowanie i rozliczanie kosztów związanych z poszczególnymi grantami i projektami. Pozwala to znacznie uprościć proces sporządzania wymaganych przez instytucje zewnętrzne sprawozdań.
Na dokładność rozliczenia kosztów ma pozytywny wpływ także możliwość precyzyjnego podziału przepracowanych przez pracowników godzin między realizowane projekty. Dekrety kosztowe z wynagrodzeń są tworzone w pełni automatycznie – uwzględniają przyporządkowanie pracownika do jednostki organizacyjnej i zadaniowy rozpis godzin.
Obsługa kosztów uzyskania przychodów
Część naszych klientów używając systemu SyKOF nalicza wynagrodzenia pracowników naukowych w oparciu o funkcjonujące w Instytutach regulaminy przy zachowaniu 50% kosztów uzyskania przychodów. System SyKOF HR umożliwia wyliczanie honorarium autorskiego oraz korzystanie ze związanych z nim 50% KUP – np. dla pracowników, którzy generują dochód z działalności badawczo-rozwojowej oraz korzystają z praw autorskich.
Kartoteki urlopowe
W SyKOF HR kartoteki urlopowe są tworzone automatycznie z uwzględnieniem wyższego wymiaru urlopu dla pracowników naukowych.
Ewidencjonowanie czasu pracy
W SyKOF HR wybrane osoby (np. kierownicy) mają możliwość szczegółowego ewidencjonowania czasu pracy wybranych pracowników na poszczególnych projektach czy grantach, a system pozwala również na rozróżnianie projektów pod względem kosztów uzyskania przychodów. Dzięki temu system bez problemu wylicza odpowiednie KUP ze względu na ilość wykonanej pracy na konkretnych projektach i w rezultacie tylko cześć wynagrodzenia pracownika może podlegać 50% KUP.
Analizy i sprawozdania GUS
System posiada proste w obsłudze narzędzie SyKOF Vitis, umożliwiające tworzenie nawet najbardziej skomplikowanych analiz i wspomagające tworzenie sprawozdań GUS (np. PNT-1, SP-3).
Definiowalne szablony wydruków i zestawień
Wszystkie dokumenty generowane z systemu mogą być dostosowane do indywidualnych potrzeb użytkownika. Możliwe jest także utworzenie kilku szablonów dla jednego rodzaju dokumentu, dzięki temu użytkownik dopiero w momencie wydruku może zadecydować jak finalnie będzie wyglądał utworzony dokument. Funkcjonalność ta jest przydatna zwłaszcza w przypadku projektów z udziałem funduszy obcych, gdzie często szata graficzna dokumentów jest narzucona z góry.
Elektroniczny obieg dokumentów
Zintegrowany z systemem ERP elektroniczny obieg dokumentów znacząco usprawnia i przyspiesza obieg informacji, zwłaszcza w firmach posiadających wiele oddziałów terenowych. Dzięki definiowalnym dwukierunkowym ścieżkom obiegu dokumentu można dokładnie określić, gdzie należy przesłać dany dokument i jakie operacje powinny zostać wykonane na danym etapie. Opracowanie i wprowadzenie odpowiednich procedur przekazywania dokumentów sprawia, że informacje trafiają zawsze do właściwych osób, a papierowe dokumenty nie krążą bez potrzeby po różnych działach firmy.
Dodatkowo system posiada wiele udogodnień dedykowanych dla instytutów naukowych, m.in.:
- szczegółowe scenariusze rozksięgowania kosztów wydziałowych
- możliwość automatycznego naliczania dodatków stażowych, trzynastek i innych składników wynagrodzeń określonych w indywidualnym regulaminie
- i wiele innych.
