Planowanie grafików pracy

Tworzenie harmonogramów

Wdrożenie SyKOF HR pozwala wyeliminować czasochłonne rozpisywanie dzień po dniu kto, kiedy, na jakiej zmianie lub w jakich godzinach ma pracować. Wystarczy zdefiniować wzorce określające zmiany i godziny rozpoczynania pracy na poszczególnych zmianach, a system automatycznie wytworzy propozycje harmonogramów w oparciu o poprzednie okresy. Wygenerowane grafiki pracy użytkownik może modyfikować lub tylko zatwierdzać uzyskując gotowe harmonogramy, bez dodatkowych nakładów pracy. W ten sposób mogą powstać grafiki dla osób pracujących w stałych godzinach, a także pracowników zmianowych lub osób z obniżonym wymiarem czasu pracy. System zawiera również narzędzie ułatwiające zbiorowe modyfikowanie harmonogramów dla grup pracowników. 

Harmonogramy indywidualne i grupowe

W zależności od specyfiki działania danej firmy, SyKOF HR pozwala przygotować zarówno indywidualne harmonogramy pracy odrębnie dla poszczególnych pracowników, jak i bardziej ogólne dla dowolnie zdefiniowanych zespołów, brygad czy osób z całej jednostki organizacyjnej. Taka elastyczność pozwala zminimalizować nakłady pracy związane z rozplanowywaniem grafików. 

Długie okresy rozliczeniowe

System SyKOF HR obsługuje wszystkie długości okresów rozliczeniowych funkcjonujących w Kodeksie Pracy. Zarówno standardowy miesięczny okres rozliczeniowy, jak też najdłuższy – 12-miesięczny – okres rozliczeniowy mogą z powodzeniem być rozliczone w sposób automatyczny w programie. Równolegle może funkcjonować kilka różnych okresów rozliczeniowych np. jednomiesięczny dla pracowników biurowych i 4-miesięczny dla pracowników produkcji. 

Obsługa wszystkich systemów czasu pracy

SyKOF HR obsługuje wszystkie systemy czasu pracy przewidziane polskim prawem, takie jak system podstawowy czy równoważny. Także mniej popularne systemy czasu pracy jak system przerywany, w ruchu ciągłym, weekendowy, zadaniowy itp. mogą być w pełni rozliczone w SyKOF HR. W firmie może funkcjonować kilka różnych systemów czasu pracy np. podstawowy dla pracowników biurowych i równoważny dla pracowników produkcji.

Sprawdzanie zgodności z Kodeksem Pracy

System na bieżąco, w trakcie przygotowywania, weryfikuje grafiki pod kątem zgodności z przepisami prawa pracy sprawdzając m.in. maksymalną liczbę godzin w okresie rozliczeniowym, odpoczynki dobowe i tygodniowe, właściwą ilość dni wolnych, itd. Tworzeniem grafików mogą zajmować się kierownicy poszczególnych działów, czyli osoby faktycznie zajmujące się decydowaniem o tym kto i kiedy powinien pracować. Osoby planujące harmonogramy nie muszą przechodzić specjalnych szkoleń z prawa pracy. W przypadku wykrycia nieprawidłowości w harmonogramie pracy system powiadomi o tym oraz zasugeruje, jak zmienić czas pracy poszczególnych pracowników, aby nie naruszał obowiązujących przepisów. 

Informacja o nieobecnościach

Tworzenie harmonogramów odbywa się z uwzględnieniem informacji z pozostałych modułów systemu. W grafiku pracy automatycznie oznaczane są dni, w których zostały wprowadzone informacje o nieobecnościach pracownika np. z powodu dłuższej choroby lub zaplanowanych urlopów. Informacje te pozwalają już na etapie planowania obsady odpowiednio przewidzieć zastępstwa. 

Planowanie obsady stanowisk

Tworzenie harmonogramów pracy można w łatwy sposób połączyć z planowaniem obsady na stanowiskach. Edytując grafik dla zespołu pracowników, na czytelnych wykresach przedstawiana jest obsada na poszczególnych zmianach i wynikające z tego możliwości przerobowe. Osoby zarządzające produkcją są w stanie na bieżąco sprawdzić, jaki wpływ na obłożenie pracą będą miały rozplanowane grafiki, jeszcze przed rozpoczęciem ich obowiązywania. Pozwala to wprowadzać ewentualne zmiany w celu dostosowania do potrzeb i tym samym minimalizować koszty pracy w nadgodzinach. Zmiany te można wprowadzać także w trakcie obowiązywania grafików np. przy niespodziewanej konieczności zastępstwa pracownika lub przyjęcia dodatkowych zamówień. 

Nanoszenie grafików tam, gdzie faktycznie powstają

Wszystkie funkcjonalności dotyczące harmonogramów (tworzenie, edycja i przeglądanie) mogą być obsługiwane bezpośrednio przez osoby, które zajmują się tematyką planowania pracy w poszczególnych działach. Wielopoziomowe zarządzanie uprawnieniami w SyKOF HR zapewnia, że osoby te nie będą mieć wglądu do innych danych w systemie. Taka organizacja pracy, pozwala odciążyć dział kadr-płac od powielania pracy innych pracowników i przepisywania danych z plików lub ręcznych dokumentów do systemu.  

Wydruk i poczta elektroniczna

Każdy z harmonogramów przygotowanych w systemie można wydrukować w formacie zgodnym z wymogami przepisów prawa oraz interpretacjami Państwowej Inspekcji Pracy. Taki dokument może być przechowywany w dokumentacji pracowniczej lub wręczony pracownikowi. System umożliwia również prowadzenie dokumentacji elektronicznej poprzez przechowywanie harmonogramów wraz z innymi dokumentami pracownika na dysku SyKOF w plikach PDF i przesłanie do pracowników pocztą elektroniczną.

Portal pracownika

W każdym momencie pracownik ma dostęp do obowiązującego go harmonogramu pracy poprzez Portal pracownika. Może go sprawdzić z każdego miejsca, używając przeglądarki internetowej z dowolnego komputera lub telefonu z dostępem do Internetu. Dla działu kadr i płac oznacza to spełnienie obowiązku przekazania harmonogramów do wiadomości pracowników przy znacznie mniejszym nakładzie pracy.