Podpisy elektroniczne i eAkta

Moduł pozwala w pełni zautomatyzować procesy związane z tworzeniem i akceptowaniem dokumentacji pracowniczej. Wszystkie dokumenty kadrowo-płacowe np. umowy o pracę, aneksy, regulaminy, skierowania na badania mogą być przechowywane i podpisywane w formie elektronicznej. Obsługa elektronicznych akt pracowniczych w połączeniu z funkcjonalnością podpisów elektronicznych pozwala całkowicie wyeliminować formę papierową dokumentów i akt pracowniczych. Ponadto przejście na dokumenty i podpisy elektroniczne pozwala zautomatyzować oraz znacznie przyśpieszyć proces akceptacji dokumentów.

Dokumenty elektroniczne w SyKOF HR 1

Przechowywanie dokumentów w systemie – załączniki

Program kadrowo-płacowy SyKOF HR umożliwia przechowywanie dokumentów wygenerowanych z systemu oraz skanów dokumentów pochodzących z zewnątrz np. skan ostatniego świadectwa pracy w formie załączników do poszczególnych zapisów w systemie. Dodawanym załącznikom przypisywane jest oznaczenie tematyczne np. na Akta osobowe, Dane płacowe, Ewidencja czasu pracy, co znacznie ułatwia ich przeglądanie. Wgląd do wszystkich dokumentów pracownika z jednego miejsca, tzw. wirtualnego dysku załączników, gwarantuje dostęp do nich uprawnionym osobom niezależnie od miejsca, w którym w danym momencie przebywają.

Podpisywanie dokumentów – podpis kwalifikowany oraz zaawansowany

Po utworzeniu lub wczytaniu dokumentu do systemu SyKOF HR, może on zostać podpisany podpisem elektronicznym. System obsługuje kilka wariantów podpisów, m. in. podpis kwalifikowany (będący odpowiednikiem podpisu odręcznego, wymagany np. przy umowach o pracę) oraz podpis zaawansowany (użytkownik potwierdza dokument za pośrednictwem linku przesłanego drogą mailową i kodu SMS).
W SyKOF HR każdemu dokumentowi lub paczce dokumentów można narzucić ścieżkę procesu akceptacji poprzez wskazanie osoby lub grupy osób (np. prezes, referent) zobligowanych do podpisania dokumentu podpisem elektronicznym.

Udostępnianie dokumentów

Użytkownicy programu kadrowo-płacowego SyKOF HR oraz pracownicy mający dostęp do Portalu pracownika w dowolnym momencie mają zapewniony dostęp do ważnych dokumentów – co więcej mogą oni bezpośrednio z systemu pobrać dokumenty lub wydrukować. W przypadku, gdy wybrany dokument jest podpisany elektronicznym podpisem kwalifikowanym, pracownik nie jest zobligowany do osobistego odbioru papierowej wersji dokumentu np. w siedzibie pracodawcy. Taki dokument może pobrać z Portalu pracownika i następnie z pełną mocą prawną przedstawić instytucji zewnętrznej np. skierowanie na badania lekarskie do przychodni medycyny pracy.

Zdalne podpisywanie dokumentów przez pracowników 2

Podpisywanie dokumentów – podpis kwalifikowany

Bezpośrednio w programie podpisy mogą składać użytkownicy systemu oraz osoby posiadające podpis kwalifikowany, który ma moc prawną taką samą jak podpis własnoręczny. Za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego można podpisać każdy dokument kadrowy wymagającą zachowania formy pisemnej. Osoby, które nie działają w systemie np. pracownicy firmy podpis składają poprzez wysyłany elektronicznie link z dokumentem do podpisu. Podpisujący prowadzony jest krok po kroku przez cały proces podpisywania, którego przebieg jest uzależniony od wariantu podpisu określonego przez osobę tworzącą dokument. Taki sposób akceptacji dokumentów ogranicza skanowanie, drukowanie i wysyłkę dokumentów kurierem lub pocztą, przez co pozwala minimalizować koszty oraz oszczędzać czas poświęcany na te czynności.

Weryfikacja i potwierdzanie tożsamości

Program kadrowo płacowy SyKOF HR jest zintegrowany z certyfikowanymi instytucjami weryfikującymi tożsamość. Proces identyfikacji i weryfikacji potwierdzający tożsamość podpisującego odbywa się poprzez wideo rozmowę, którą można przeprowadzić z dowolnego miejsca i o dowolnej porze. Wystarczy do tego tylko laptop/smartphone i dowód osobisty.

Jednorazowy certyfikat kwalifikowany

Po poprawnie odbytej weryfikacji i potwierdzeniu tożsamości osoba podpisująca uzyskuje jednorazowy certyfikat kwalifikowany. Podpisanie dokumentu elektronicznego podpisem kwalifikowanym z takim jednorazowym certyfikatem jest równoznaczne z podpisem odręcznym na dokumencie papierowym i może być wykorzystywane np. do akceptowania umów o pracę.

Akceptowanie i potwierdzanie dokumentów – podpis zaawansowany

Podpisywanie zdalne usprawnia obsługę i jednocześnie zapewnia pełne bezpieczeństwo procesów onboardingu pracowników w zakresie podpisywania dokumentów m.in. wymaganych oświadczeń lub potwierdzania zapoznania się z ich treścią np. Regulaminy. Cały proces złożenia podpisu zaawansowanego jest intuicyjny. Odbywa się poprzez wysłanie maila z linkiem do podpisu, a następnie kliknięcie w otrzymany link i podanie kodu SMS. Stosuje się go głównie do umów i dokumentów o niższym stopniu sformalizowania, w których nie ma wymogu formy pisemnej.

Dostęp do podpisanych dokumentów poprzez Portal

Wszystkie dokumenty z podpisem kwalifikowanym mają moc prawną na terenie całej UE. Pracownicy samodzielnie mogą nie tylko przeglądać udostępnione dokumenty, ale również samodzielnie pobrać lub wydrukować np. paski wynagrodzeń, deklaracje PIT, skierowanie na badania. Dzięki czemu zapewniony jest płynny obieg dokumentacji pomiędzy osobami zatrudnionymi, a działami personalnymi.

Elektroniczne akta pracownicze 3

Dodawanie dokumentów do e-Akt

System kadrowy SyKOF HR oferuje proste narzędzia obsługujące tworzenie elektronicznych teczek osobowych dla pracowników wprowadzonych do programu. Program podpowiada, które z dokumentów wymagają podpisu kwalifikowanego sygnalizując to odpowiednim oznaczeniem. Takie dokumenty użytkownik może podpisać poprzez wbudowaną funkcję podpisu elektronicznego. System automatycznie używa certyfikatu kwalifikowanego dostępnego na danym komputerze, za pomocą którego można podpisać wybrany dokument oraz podpowiada jakie kroki należy wykonać.

Numerowanie dokumentów w e-Aktach

Zgodnie z rozporządzeniem w sprawie dokumentacji pracowniczej dokumenty w eAktach powinny być ponumerowane chronologiczne w ramach całej teczki lub w ramach poszczególnych rodzajów tematycznych dokumentów wpinanych do eAkt. Zgodnie z tymi wytycznymi każdy dokument trafiający do elektronicznej teczki akt osobowych otrzymuje automatycznie numer w eAktach.

Udostępnianie akt pracowniczych w formie elektronicznej

Zgodnie z Kodeksem Pracy na wniosek pracownika, byłego pracownika lub jednego ze wskazanych członków rodziny pracodawca ma obowiązek wydania kopii całości lub części dokumentacji pracowniczej. Wszystkie dokumenty są zapisywane w formacie PDF, a dodatkowo tworzony jest plik w formacie XML, gdzie znajdują się tzw. metadane wymagane przez Rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej (m.in. nazwa pracodawcy, imię i nazwisko pracownika, PESEL, rodzaj dokumentu i identyfikator dokumentu).

Referencje

„Systemy Informatyczne SYKOM w Rzeszowie uważamy jako bardzo profesjonalny i rzetelny w wykonaniu powierzonych zadań zespół fachowców, który wysoko ceni standardy wykonawstwa.”

Zobacz

Budomex Biała Podlaska

„Z przyjemnością mogę zarekomendować program SyKOF HR i jestem przekonany, że program sprosta oczekiwaniom najbardziej wymagających klientów z różnych branż.”

Zobacz

Podhalańskie Przedsiębiorstwo Drogowo-Mostowe Nowy Targ

„Przeprowadzone w bardzo krótkim czasie wdrożenie systemu SyKOF HR, spełniło nasze oczekiwania, a system w znaczący sposób wspiera działalność naszej firmy. Chciałbym zarekomendować program kadrowo-płacowy SyKOF HR jako łatwy i przejrzysty w obsłudze. Jest to godny zaufania i niezawodny system.”

Zobacz

Instytut Historii Polskiej Akademii Nauk

„Pracę w systemie oceniam pozytywnie. Porównując pracę z poprzednim systemem, zdecydowanie szybciej można naliczać wynagrodzenia. Nie trzeba ręcznie wpisywać zmian w parametrach oraz nie muszę dodatkowo wspierać się rożnymi tabelkami EXCEL.”

Zobacz

Centrum Pali Kutno

„Jesteśmy przedsiębiorstwem drogowym zatrudniającym kilkuset pracowników i realizującym jednocześnie kilkanaście zleceń budowlanych(…). System SyKOF HR pozwolił nam przenieść stosownie do miejsca zatrudnienia ewidencjonowanie czasu pracy z działu kadr i płac na oddziały terenowe.”

Zobacz

Przedsiębiorstwo Drogowo-Mostowe Dębica

„Podczas wdrażania systemu informatycznego SyKOF HR miałam wiele wątpliwości i obaw, ale dziś mogę powiedzieć, że był to dobry krok. Podczas szkoleń pracownicy firmy SYKOM wykazywali się dużym zaangażowaniem. System SYKOF HR spełnił moje oczekiwania..”

Zobacz

Przedsiębiorstwo Robót Drogowych Staszów

„Przedsiębiorstwo Drogowe DROGBUD – Gostyń Sp.z .o.o wyraża uznanie dla firmy Systemy Informatyczne SYKOM Sp.z.o.o za profesjonalizm i solidną obsługę naszej Spółki oraz za odpowiedzialne i rzeczowe porady przy wprowadzaniu nowego systemu kadrowo-płacowego. .”

Zobacz

Przedsiębiorstwo Drogowe "DROGBUD" Gostyń

„System SyKOF HR to przejrzysty, komfortowy w obsłudze i umożliwiający jednoczesną pracę w wielu oknach system(…). Najważniejszym aspektem dla nas jako firmy jest możliwość kompleksowej obsługi pracowników oddelegowanych do pracy za granicę do Niemiec.”

Zobacz

Exbud Konstrukcje Kielce

„Zastosowanie systemu SyKOF HR w naszej firmie zwiększyło komfort pracy działu kadr i płac dając przede wszystkim poczucie bezpieczeństwa w naliczaniu w prawidłowo obliczanych listach płac, ewidencji czasu pracy i aktualizacjach zgodnych z obowiązującymi przepisami prawa, dlatego też polecamy system.”

Zobacz

Spomasz Zamość

„Nowy SyKOF ERP HR to program o wysokiej funkcjonalności gdzie jest to bardzo istotne ze względu na szeroki zakres możliwości wprowadzania danych, analizowania ich oraz raportowania.
(…) Z całą pewnością kolejny raz wybralibyśmy tą samą firmę.”

Zobacz

Izotechnik Płock

„System SyKOF HR cenimy przede wszystkim za funkcjonalność, przejrzystość danych pracowników, łatwość wykonywania analiz.
(…) System posiada bardzo intuicyjny kreator generowania dokumentów zgłoszeniowych i rozliczeniowych ZUS,PPK, PFRON.”

Zobacz

Cukiernicza Spółdzielnia "Roksana" Strzyżów

Zatrudniamy obecnie ponad 400 pracowników, więc sprawnie działający dla nas system informatyczny jest dla nas fundamentem bezpiecznego i zgodnego z RODO działania na danych sensytywnych, a to gwarantuje SyKOF HR.

Zobacz

Przedsiębiorstwo Farmaceutyczne LekAm Warszawa

Podpisy elektroniczne i eAkta

Dokumenty elektroniczne w SyKOF HR 1

Przechowywanie dokumentów w systemie – załączniki

Podpisywanie dokumentów – podpis kwalifikowany oraz zaawansowany

Udostępnianie dokumentów

Zdalne podpisywanie dokumentów przez pracowników 2

Podpisywanie dokumentów – podpis kwalifikowany

Weryfikacja i potwierdzanie tożsamości

Jednorazowy certyfikat kwalifikowany

Akceptowanie i potwierdzanie dokumentów – podpis zaawansowany

Dostęp do podpisanych dokumentów poprzez Portal

Elektroniczne akta pracownicze 3

Dodawanie dokumentów do e-Akt

Numerowanie dokumentów w e-Aktach

Udostępnianie akt pracowniczych w formie elektronicznej

Referencje

Umów się na prezentację

Sprawdź demo SyKOF HR.

Zostań naszym partnerem