Oddelegowania

Rejestracja pracy za granicą

Możliwość zaewidencjonowania okresów oddelegowania pracownika wraz ze szczegółami np. krajem, stawkami, miejscem pracy czy miejscem zamieszkania za granicą, stanowi podstawę dla przygotowywanej w systemie ewidencji czasu pracy i rozliczenia wynagrodzenia. Zapisów tych może być nieskończenie wiele. W ten sposób firma zyskuje wgląd do całej historii zatrudnienia pracownika, co może być potrzebne podczas ewentualnej kontroli. 

Zagraniczne numery identyfikacyjne

Rejestracja zagranicznych numerów identyfikacyjnych pozwala zebrać jeszcze więcej informacji związanych z pracą pracownika za granicą. Dane te mogą być wykorzystywane do przygotowywanych raportów lub analiz, lub wprost wygenerowane z systemu w postaci rejestru takich numerów, dzięki czemu nie ma potrzeby prowadzenia osobnych rejestrów np. w Excelu. 

Wizy i pozwolenia na pracę

SyKOF HR umożliwia przygotowywanie dokumentów niezbędnych do wydawania wiz lub pozwoleń o pracę dla obcokrajowców, co pozwala na automatyzację tego procesu. Ewidencjonowanie w systemie dokumentów pobytowych zarówno w Polsce, jak i zagranicą, pozwala nie tylko analizować daty ich obowiązywania, ale również umożliwia dołączanie skanów i dostęp do nich z dowolnego miejsca. 

Rejestr dokumentów A1

Otrzymane przez firmę zaświadczenia A1 mogą być w łatwy sposób zaewidencjonowane w systemie. Bazując na tych informacjach system przygotowuje analizy kończących się dat ważności dokumentów, a dodatkowo dzięki opcji dołączania skanów użytkownicy zyskują możliwość łatwego i szybkiego dostępu do dokumentu np. z miejsca pracy oddelegowanego pracownika.  

Wnioski US-3 i US-4

Na podstawie danych z kartotek kadrowych tworzone są automatycznie wnioski ZUS US-3 i US-4 o wydanie zaświadczenia A1. Przygotowane dokumenty są przesyłane do PUE ZUS.  

Zestaw szablonów dokumentów i pism

Bezpośrednio w systemie SyKOF HR można przygotować i wydrukować dokumenty związane z oddelegowaniem pracownika np. aneks o zmianę miejsca pracy, wniosek o wydanie karty EKUZ czy różnego rodzaju zaświadczenia. Dokumenty te mogą zostać wygenerowane także seryjnie dla większej grupy pracowników, co znacznie skraca czas przeznaczony na ich przygotowanie. 

Ewidencja i rozliczanie czasu pracy

Dzięki rozbudowanym opcjom konfiguracji jakie oferuje system, możliwe jest prowadzenie ewidencji czasu pracy oraz jego automatyczne rozliczanie np. nadgodzin czy godzin nocnych zgodnie z prawem państwa oddelegowania. Jednocześnie na jednym ekranie można przejrzeć i zweryfikować całą ewidencję czasu pracy pracownika, niezależnie od tego w ilu krajach pracował, co znacznie upraszcza rozliczenia i gwarantuje kompletność informacji. Na potrzeby naliczania płac za pracę w danym kraju z takiego zbiorczego dziennika, automatycznie wybierane są zapisy dotyczące tylko wybranego kraju, co zapewnia poprawność rozliczeń. 

Bank godzin i rozliczanie nadgodzin

Nadgodziny ewidencjonowane w systemie mogą być rozliczane zgodnie z prawem pracy państwa goszczącego lub na zasadzie banku godzin, który jest stosowany w różnych krajach np. w Niemczech. Stanowi to znaczne ułatwienie w pracy zwłaszcza dla osób, które nie są specjalistami ds. zagranicznego prawa pracy. Dodatkowo rozliczanie banku godzin prowadzone jest w formie szczegółowych kartotek, które mogą być również dostępne dla pracownika poprzez Portal.

Urlopy i kartoteki urlopowe

System automatycznie wylicza przysługujący wymiar urlopu zgodnie z prawem państwa oddelegowania i kontroluje jego wykorzystanie. Na listę płac za pracę w danym kraju pobierane są dni urlopu i ewentualnego ekwiwalentu, które dotyczą tego kraju i są rozliczane według zasad obowiązujących w danym państwie, co gwarantuje poprawność rozliczeń. Kartoteki urlopowe dostępne są poprzez Portal pracownika zarówno dla pracowników, jak i ich przełożonych. 

Lista płac za czas oddelegowania

SyKOF HR automatycznie wybiera zapisy z kadr oraz ewidencji czasu pracy dotyczące kraju oddelegowania i wylicza wynagrodzenia zgodnie z systemem wynagrodzeń oraz stawkami określonymi dla tego państwa i w walucie w nim obowiązującej. Takie rozwiązanie znacznie usprawnia proces naliczania wynagrodzeń, a jednocześnie wspiera pracę rozproszoną, w której różne osoby rozliczają płace w różnych krajach oddelegowań. 

Obsługa zagranicznych systemów wynagrodzeń

Listy płac mogą obejmować nie tylko standardowe składniki wynagrodzenia, ale także, dzięki możliwości konfiguracji własnych składników, mogą one obliczać elementy wynagrodzeń przyznawane zgodnie z prawem kraju oddelegowania. Dodatkowo kwoty, jakie mają znaleźć się na liście płac, mogą być importowane z plików zewnętrznych przekazanych np. przez kierowników lub biura rachunkowe, obsługujące oddziały firmy w poszczególnych krajach np. kwoty podatku z programu Datev. Takie rozwiązanie znacznie upraszcza proces wyliczenia wynagrodzeń i oszczędza czas.  

Rozliczenia w walutach obcych

Listy płac zarówno dla pracowników oddelegowanych, jak i innych osób otrzymujących wynagrodzenie w walucie obcej, w systemie SyKOF HR mogą być rozliczane nie tylko w złotówkach, ale także w dowolnych walutach obcych. Przeliczenia pomiędzy walutami dokonywane są po odpowiednim kursie i dotyczą nie tylko kwot przychodu, składek i zasiłków ZUS, ale wszystkich pozycji list płac. Do list system generuje przelewy w odpowiednich walutach oraz kompletne dekrety do programu księgowego, uwzględniające rozrachunki pomiędzy centralą firmy w Polsce i oddziałami zagranicznymi, co gwarantuje poprawne ujęcie w księgach rachunkowych. 

Wydruki list płac i pasków wypłat w walutach obcych

Możliwość wygenerowania pasków wynagrodzeń oraz wydruków list płac zarówno w złotych, jak i w walucie obcej, znacznie upraszcza wymianę informacji z pracownikami na temat wynagrodzeń, tym bardziej, że dokumenty takie mogą być udostępnione pracownikom także na Portalu pracownika. Taka funkcjonalność pozwala zaoszczędzić koszty firmy związane z wysyłką dokumentów oraz czas potrzebny na ich dostarczenie, co ma istotne znaczenie zwłaszcza w przypadku pracowników pracujących za granicą. 

Podstawy składek ZUS

Podstawy ZUS są wyliczane automatycznie z uwzględnieniem kwot brutto, przysługującej kwoty diet za okres oddelegowania oraz kwoty przeciętnego prognozowanego wynagrodzenia. Dla prawidłowości rozliczeń nie ma znaczenia, czy pracownik pracował cały miesiąc za granicą czy tylko część. Dzięki temu firma może znacznie usprawnić proces naliczania wynagrodzeń, bez potrzeby stosowania skomplikowanych wzorów list płac w Excel lub specjalnych kalkulatorów wynagrodzeń dostępnych w Internecie.   

Rozliczenia z urzędem skarbowym

Podobnie jak w przypadku podstaw składek ZUS, SyKOF HR obsługuje kompleksowo naliczanie przychodów opodatkowanych za granicą, które należy wykazać w deklaracji PIT, a w przypadku osób opodatkowanych w Polsce również naliczanie zaliczki na podatek. Kwoty podatku zapłaconego w kraju oddelegowania mogą zostać zaimportowane do systemu np. z programu Datev, co pozwala automatycznie ujmować je na listach płac i w przelewach. Na koniec roku SyKOF HR automatycznie generuje i przesyła do US deklaracje PIT, które wraz z utworzoną automatycznie przy tworzeniu deklaracji PIT informacją uzupełniającą do PIT-11 o dochodach uzyskanych przez pracownika delegowanego do pracy za granicą w roku podatkowym mogą być udostępnione pracownikom poprzez Portal lub rozsyłane pocztą elektroniczną. Stanowi to spore ułatwienie, w sytuacji, gdy pracownicy mieszkają w różnych częściach kraju lub przebywają za granicą. 

Rozliczenia z oddziałem zagranicznym

Do listy płac można utworzyć kilka dekretów księgowych np. jeden do programu księgowego w centrali firmy, a drugi w walucie obcej do oddziału zagranicznego firmy, w którym pracują oddelegowane osoby, przy zachowaniu gwarancji poprawności rozliczeń. Dodatkowo SyKOF HR wspomaga przygotowywanie różnego rodzaju analiz dotyczących rozliczeń z danym oddziałem, co ma znaczący wpływ na zarządzanie kosztami w ramach całej grupy. 

Raporty dla instytucji zagranicznych

Rozbudowany moduł analiz i edytor raportów pozwalają tworzyć bezpośrednio w SyKOF HR, różnego rodzaju raporty potrzebne do instytucji zagranicznych tj. zagranicznych biur rachunkowych, kasy chorych (np. AOK w Niemczech), oddziałów zagranicznych i innych, co znacznie upraszcza proces komunikacji i wymiany danych z tymi podmiotami.