Kadry – Zarządzanie personelem

Obsługa wszystkich rodzajów umów

 W SyKOF HR można prowadzić ewidencję kadrową osób zatrudnianych na podstawie różnych umów – umowy o pracę, umowy zlecenia, umowy o dzieło, w radzie nadzorczej, powołaniu czy kontrakcie menedżerskim. System obsługuje także mniej standardowe formy zatrudnienia: pracownicy skazani, stypendyści, doktoranci, prokurenci czy udziałowcy.

Zatrudnienie na podstawie kilku różnych umów

Jedna osoba może mieć zarejestrowanych wiele stosunków prawnych, na podstawie których świadczy pracę np. jednoczesną umowę o pracę i umowę zlecenia lub kilka umów cywilnoprawnych. Zatrudnienia mogą trwać równolegle lub następować z przerwami, a cała historia współpracy widoczna jest dla osoby. Dodatkowo dzięki jednej kartotece osobowej nie trzeba kolejny raz uzupełniać danych osobowych pracownika, który jest już wprowadzony do bazy.

Obsługa kadrowa cudzoziemców

System wspomaga procesy związane z zatrudnianiem obcokrajowców poprzez m.in. ewidencjonowanie zagranicznych numerów podatkowych, prawidłowe rozliczenia podatkowe na druku PIT-11 lub IFT-1, zgłoszenie do ZUS, itp.

Baza adresów

Edytując adresy wystarczy wybrać np. ulicę i miasto, a pozostałe dane np. kod pocztowy, poczta, gmina zostają uzupełniane automatycznie, co zmniejsza nakład pracy i gwarantuje prawidłowość danych adresowych w deklaracjach zgłoszeniowych ZUS. 

Kontrola limitów umów

SyKOF HR kontroluje limity umów zgodnie z Kodeksem Pracy zarówno pod kątem ich długości, jak i liczby. Przypomina również o kończących się umowach.

Organizacja firmy

Rozbudowana, wielopoziomowa struktura organizacyjna, z przypisanymi pracownikami oraz planowaną docelową obsadą, dostarcza informacji dla kierowników jednostek i kadry zarządzającej. Przypisanie kont kosztowych do poszczególnych jednostek organizacyjnych wspomaga tworzenie dekretów do systemów księgowych.

Analiza wakatów i planowanego zatrudnienia

Planowanie zatrudnienia z dokładnością do poszczególnych jednostek organizacyjnych i stanowisk oraz analizy zatrudnienia i braków kadrowych (wakatów) pozwalają zaplanować proces rekrutacyjny z odpowiednim wyprzedzeniem.

Zarządzanie stanowiskami w firmie

 Na podstawie słownika stanowisk system automatycznie uzupełnia kod GUS przy zgłoszeniu do ZUS, generuje skierowanie na badania lekarskie oraz pozwala sprawnie zarządzać umiejętnościami, szkoleniami, badaniami lekarskimi. 

Wymiana danych z systemem Płatnik

SyKOF HR automatycznie wytwarza deklaracje zgłoszeniowe oraz deklaracje wyrejestrowania dla zatrudnianych i zwalnianych osób, które poprzez pliki KEDU mogą być eksportowane do programu Płatnik. SyKOF HR porównuje dane przekazane do ZUS z aktualnymi danymi w systemie. Na tej podstawie informuje jakie raporty należy złożyć (np. ZZA, ZIUA), automatycznie je wytwarza i eksportuje do Płatnika.   

Obsługa Pracowniczych Programów Kapitałowych

System oferuje czytelną kartotekę deklaracji PPK pracowników, automatyczne naliczanie składek z uwzględnieniem daty wypłaty listy płac oraz raporty dla instytucji zarządzających w wymaganym formacie. Na bieżąco przypomina o osobach, które należy zgłosić do PPK i zbliżających się terminach na dokonanie zgłoszenia. 

Systemowe szablony dokumentów

Dokumenty pracownicze np. umowy o pracę, aneksy i porozumienia zmieniające, świadectwo pracy, wypowiedzenie umowy, zaświadczenie o zatrudnieniu i wynagrodzeniu, druk Z-3, ERP-7 i wiele innych, mogą być generowane i drukowane bezpośrednio z SyKOF HR na dostępnych w systemie szablonach wydruków. Znacznie skraca to czas potrzebny na przygotowanie dokumentów dla pracownika, eliminując potrzeby korzystania z serwisów internetowych i dodatkowego wypełniania dokumentów.

Edytor własnych dokumentów wzorcowych

System SyKOF HR oferuje proste narzędzia do utworzenia własnych wzorców dokumentów pracowniczych na podstawie dostępnych w systemie szablonów. Dokument wygenerowany przez system np. umowa o pracę, świadectwo pracy może być edytowany przed wydrukiem lub zapisem do pliku.  

Dokumenty elektroniczne

System SyKOF HR pozwala prowadzić całą dokumentację pracowniczą w formie elektronicznej. Dokumenty generowane w systemie automatycznie zapisywane są w kartotece pracownika w formie plików np. pdf. Dodatkowo można tam umieszczać również skany dokumentów dostarczanych przez pracownika lub tworzonych poza systemem. Zgromadzenie wszystkich dokumentów pracownika w jednym miejscu, gwarantuje dostęp do nich uprawnionym osobom niezależnie od miejsca, w którym w danym momencie przebywają.

E-Akta

Prowadzenie elektronicznych akt osobowych w systemie SyKOF jest w pełni bezpieczne i spełnia warunki techniczne wymagane przepisami prawa. Pozwala zaoszczędzić czas pracy pracowników kadr, a także ograniczyć powierzchnię i koszty ponoszone na gromadzenie i przechowywanie papierowych akt pracowniczych.  

Potrącenia dobrowolne

Kompleksowa obsługa pożyczek i innych potrąceń dobrowolnych pozwala na automatyczne wyliczanie wysokości rat pożyczek oraz śledzenie historii spłat. Kwoty zadłużenia są przenoszone bezpośrednio na listy płac i rozliczane z zachowaniem przepisów o kwotach wolnych od potrąceń. 

Zajęcia komornicze i administracyjne

Dla zajęć komorniczych i administracyjnych system wylicza kwoty potrąceń na listach płac z uwzględnieniem kwot wolnych i limitów oraz dba o prawidłową kolejność potrąceń w przypadku kilku zajęć u tej samej osoby. Przelewy do komorników, zawierające wymagane informacje np. numer sprawy, generowane są automatycznie. 

Informacje przypominające o ważnych datach tj. kończące się badania lekarskie, szkolenia, umowy czy zgłoszenia do PPK stanowią istotne wsparcie w bieżącej pracy działów kadr i płac i pozwalają efektywnie zaplanować pracę. Dane znajdujące się w pulpicie kadrowym mogą być również dostosowane do własnych potrzeb użytkownika