Ewidencja czasu pracy

Prowadzenie ewidencji przez wielu użytkowników

Scedowanie prowadzenia ewidencji czasu pracy na osoby zarządzające pracownikami np. kierowników produkcji czy kierowników działów pozwala znacznie odciążyć dział kadr i płąc, a jednocześnie ewidencja czasu pracy jest przeniesiona na osoby, które w praktyce ją prowadzą. Jednocześnie system umożliwia ukrywanie szczegółów ewidencji przed osobami nieuprawnionymi np. szczegóły zwolnień lekarskich, co zapewnia tajemnicę informacji w firmie oraz zachowanie przepisów RODO. 

Duża szczegółowość ewidencji

Duża szczegółowość ewidencji związana np. z miejscem pracy (praca zdalna, praca w delegacji, praca w firmie) lub wykonywanymi przez pracownika czynnościami (praca nad konkretnym projektem, zleceniem itp.) zapewnia dużo więcej informacji oraz pozwala na przygotowanie wielowymiarowych analiz.  

Seryjne uzupełnianie ewidencji

Po wprowadzeniu nieobecności pracowników i ewentualnych odchyleń od harmonogramu (np. nadgodzin) godziny pracy dla wszystkich pracowników lub wybranych grup mogą być uzupełnione jednym kliknięciem poprzez seryjne uzupełnianie ewidencji. To samo dotyczy innych zdarzeń np. odbioru godzin nadliczbowych czy odpracowania wyjścia prywatnego. Znacznie skraca to proces uzupełniania ewidencji czasu pracy. 

Ewidencja pracy w warunkach szczególnych 

Dostępny bezpośrednio w systemie wykaz kodów prac szczególnych pozwala w łatwy sposób zaewidencjonować pracę w szczególnych warunkach, a także rozliczyć składki na Fundusz Emerytur Pomostowych FEP oraz przygotować raporty do ZUS. Informacje o pracy w warunkach szczególnych lub w szczególnym charakterze automatycznie pojawiają się w wygenerowanym przez system świadectwie pracy. 

Integracja z RCP

Zastosowanie rejestratorów czasu pracy (RCP) pozwala na jeszcze większe zautomatyzowanie prowadzenia ewidencji czasu pracy.  Na podstawie odczytów wejść-wyjść automatycznie uzupełniana jest karta czasu pracy pracownika z uwzględnieniem ewentualnych godzin nadliczbowych, wyjść służbowych czy też wyjść prywatnych i ich odpracowań. 

Automatyczna klasyfikacja nadgodzin

System sam klasyfikuje nadgodziny jako płatne 50% lub 100% zgodnie z Kodeksem Pracy oraz rozlicza czas pracy nawet w najbardziej skomplikowanych przypadkach, również w przypadku godzin średniotygodniowych. Jest to niezwykle ważne odciążenie działu kadr i płac, które niweluje potrzebę sprawdzania statusu każdej nadgodziny.  

Kartoteki nadgodzin

Przejrzyste kartoteki nadpracowań w znaczący sposób usprawniają zarządzanie czasem pracy pracowników. Możliwość wskazywania, które nadgodziny są przez pracownika odbierane, pozwala ograniczyć koszty nadgodzin, a bieżąca informacja o liczbie nadgodzin do odebrania pozwala odpowiednio zaplanować czas pracy.  

Bank godzin

Wychodząc naprzeciw oczekiwaniom użytkowników, system SyKOF HR pozwala na ewidencję nadgodzin bez ich wypłaty na zasadach tzw. banku godzin funkcjonującego w Niemczech. Nadgodziny te mogą być odbierane przez pracowników lub wypłacane w przyjęty w firmie sposób. 

Rozliczanie wyjść prywatnych

Dzięki rozróżnieniu wyjść pracowniczych na prywatne i służbowe, użytkownik zyskuje gwarancję prawidłowego rozliczenia czasu pracy i naliczenia wynagrodzeń pracowników. Automatyczne tworzenie kartoteki wyjść prywatnych daje dodatkowe informacje o liczbie godzin do odpracowania lub potrącenia z tego tytułu z wynagrodzenia.   

Automatyczne naliczanie wymiarów urlopów

Dla każdego pracownika zatrudnionego na podstawie umowy o pracę system automatycznie nalicza wymiar urlopu wypoczynkowego na podstawie jego stażu pracy oraz wykształcenia, uwzględniając wykorzystanie urlopu w bieżącym i poprzednich miejscach pracy. W przypadku jednoczesnej pracy i nauki wybierany jest korzystniejszy wariant naliczenia stażu urlopowego. Dowolne zmiany np. etatu lub stażu powodują automatyczne przeliczenie urlopu do wykorzystania.   

Możliwość ewidencji innych rodzajów urlopów

Wbudowana baza innych urlopów i nieobecności np. urlopów opiekuńczych, urlopów bezpłatnych, urlopów okolicznościowych pozwala kontrolować ich wymiar i wykorzystanie bez czasochłonnej konfiguracji. 

Dodatkowy wymiar urlopu dla wybranych pracowników (np. osób niepełnosprawnych, pracowników naukowych)

SyKOF HR automatycznie nalicza i rozlicza dodatkowy wymiar urlopu wypoczynkowego przysługującego wybranym grupom pracowniczym m.in. osobom niepełnosprawnym czy pracownikom naukowym na podstawie wprowadzonych danych o niepełnosprawności lub statusie pracownika naukowego.

Nietypowe nieobecności

W przypadku specjalnych rodzajów urlopów stosowanych przez firmy np. urlop nagrodowy, urlop dla poratowania zdrowia, sabbatical lub urlopów rozliczanych na zasadach stosowanych w innych krajach, system pozwala na skonfigurowanie dodatkowych rodzajów nieobecności i ich prawidłowe wynagradzanie na listach płac.  

Raporty dotyczące wykorzystania urlopu oraz urlopu pozostałego

Raporty systemowe pozwalają na przedstawienie stanu urlopowego pracowników z podziałem na urlop bieżący i zaległy. Dodatkowe analizy wspomagają zarządzanie czasem pracy pracowników i kosztami wynagrodzeń. 

Elektroniczne wnioski urlopowe

Poprzez moduł Portal pracownika wnioski mogą być rejestrowane elektronicznie przez samych pracowników, jak również przez przełożonych w imieniu podległych im osób. Są one na bieżąco widoczne zarówno przez dział personalny, jak i przez przełożonych pracownika. Zaakceptowany wniosek automatycznie trafia do dziennika bez dodatkowej pracy działu HR. Dzięki temu, prowadzenie ewidencji czasu pracy jest dużo prostsze i w pełni zautomatyzowane. 

Plany urlopowe

Na podstawie informacji wprowadzanych przez pracowników i przełożonych poprzez Portal, system tworzy plan urlopów i umożliwia jego analizowanie. Na podstawie zaakceptowanych planów można wygenerować wnioski lub dokumenty urlopu bez potrzeby ponownego wprowadzania danych. 

Automatyczne rozliczenie zwolnień lekarskich

Wprowadzane zwolnienia lekarskie system automatycznie klasyfikuje jako wynagrodzenie chorobowe lub zasiłek chorobowy, wypadkowy lub inny przy zachowaniu limitów wynikających z przepisów prawnych. Informacje są wprost przenoszone na listę płac bez potrzeby dodatkowej pracy użytkownika. 

Ewidencja nieobecności ZUS z dokładnością do członka rodziny

Powiązanie nieobecności ZUS z konkretnym członkiem rodziny pozwala automatycznie kontrolować limity tych nieobecności, a także sprawdzać, na podstawie daty urodzenia członka rodziny, czy pracownik ma prawo skorzystać z takiej nieobecności. 

Import dokumentów z platformy ZUS (eZLA)

SyKOF HR obsługuje import zwolnień lekarskich eZLA z platformy ZUS PUE i automatycznie kwalifikuje do jakiego rodzaju, nieobecność zaliczyć i jak za nią zapłacić. Taka funkcjonalność znacznie odciąża dział kadr i płac od mozolnego wprowadzania danych ręcznie, tym bardziej, że zaimportowane nieobecności automatycznie przenoszone są na listę płac danego pracownika. 

Kontrola okresów zasiłkowych

Wprowadzana nieobecność ZUS jest automatycznie klasyfikowana jako nowy okres zasiłkowy lub już istniejący. Wszystkie dni w ramach jednego okresu są sumowane i za dni wykraczające poza ten okres system nie nalicza zasiłku. 

Generowanie dokumentów Z-3

Na podstawie danych o nieobecnościach i wypłaconych wynagrodzeniach SyKOF HR automatyczne wygeneruje dokument ZUS Z-3 niezbędny do przekazania wypłaty zasiłku do ZUS. Utworzony dokument może być wysłany poprzez platformę ZUS PUE oszczędzając tym samym czas związany z przygotowywaniem i wysyłką dokumentu poza systemem.