Portal pracownika

Nieograniczony dostęp pracowników do swoich danych

Uruchamiając Portal pracownika firma zyskuje możliwość zautomatyzowania bieżącej obsługi spraw pracowniczych. Pracownicy korzystając z posiadanych telefonów komórkowych, tabletów, laptopów itp. uzyskują dostęp do wielu danych – osobowych lub dotyczących zatrudnienia. Mogą sami uzyskać potrzebne informacje lub skontrolować ich poprawność bez potrzeby osobistego kontaktu z działem HR, co istotnie zmniejsza czas potrzebny na obsługę zapytań od pracowników. 

Elektroniczna wymiana informacji z pracownikami

Portal pracownika służy także jako platforma do wymiany informacji z zatrudnionymi osobami. Bezpośrednio po wygenerowaniu pasków wypłaty czy PIT–11 pracownik ma do nich dostęp na Portalu – nie ma potrzeby wysyłania tych dokumentów lub wręczania osobiście, co znacznie zmniejsza koszty np. druku i wysyłki oraz zajmuje mniej czasu.  

Dostęp do danych w czasie rzeczywistym

Pracownik może sam sprawdzić swój stan urlopowy, saldo nadgodzin, obowiązujący go grafik czasu pracy oraz inne informacje istotne pod względem rozliczenia z pracodawcą, co także zmniejsza obłożenie pracą działu kadr i płac. Dane wprowadzane do poszczególnych modułów systemu SyKOF HR są natychmiast, w czasie rzeczywistym, widoczne dla pracownika w Portalu, co ma znaczenie np. przy sprawdzaniu liczby dni pozostałego do wykorzystania urlopu lub salda spłacanej pożyczki. 

Elektroniczny obieg dokumentów pracowniczych

Jednym z celów Portalu pracownika jest także wsparcie komunikacji wewnętrznej w każdej firmie, w szczególności o rozproszonej strukturze organizacyjnej. Poprzez Portal, pracownik może składać szereg dokumentów np. wnioski o pracę zdalną, wnioski o odbiór nadgodzin, natomiast firma może pracownikowi udostępnić np. skierowanie na badania lekarskie czy zaświadczenie o zatrudnieniu i zarobkach. System wspiera organizację pracy w formie pracy zdalnej lub w elastycznym wymiarze godzin zmniejszając koszty przesyłania dokumentów w  formie papierowej. 

Onboarding i instrukcje stanowiskowe

Większość obowiązków pracodawcy związanych z rozpoczęciem pracy przez nowego pracownika np. przesłanie umowy o pracę oraz kompletu dokumentów pracowniczych, udostępnienie Regulaminów Pracy i Wynagradzania czy informacji o dostępnych benefitach może być zautomatyzowane, co znacznie zmniejszy obciążenie działu kadr i płac, a jednocześnie da pewność, że wszystkie potrzebne informacje zostały przekazane. Dodatkowo pracownik może się z nimi zapoznać w dogodnym dla niego miejscu i czasie. Portal pracownika pomaga także budować kulturę organizacyjną firmy poprzez udostępnienie instrukcji stanowiskowych, procedur, zadań oraz informacji służbowych o współpracownikach i przełożonym. 

 Wnioski dotyczące czasu pracy

Portal pracownika jest doskonałym narzędziem do obsługi elektronicznego obiegu wniosków. Pracownicy są w stanie z dowolnego miejsca zawnioskować o urlop wypoczynkowy, urlop okolicznościowy, pracę zdalną. Pozwala także utworzyć wniosek o pracę w nadgodzinach, odbiór nadgodzin, wyjście prywatne czy odpracowanie wyjścia prywatnego. System wspiera również korzystanie z uprawnień rodzicielskich umożliwiając złożenie wniosku o urlop ojcowski, macierzyński czy opiekę na dziecko. Kierownik automatycznie otrzymuje powiadomienia e-mail o wygenerowanym przez pracownika wniosku. W dowolnym momencie może go zaakceptować lub odrzucić. W sytuacji pilnego wyjścia prywatnego lub konieczności skorzystania z urlopu wypoczynkowego przełożony ma ponadto możliwość utworzenia wniosku w imieniu swojego pracownika.

Automatyczna rejestracja w ewidencji czasu pracy

Zaakceptowany i zarejestrowany wniosek automatycznie jest ewidencjonowany w SyKOF HR bez dodatkowej pracy działu kadr i płac. Dzięki temu prowadzenie ewidencji czasu pracy dla pracowników jest dużo prostsze i zautomatyzowane. Takie rozwiązanie zapewnia także możliwość zaplanowania przez pracowników urlopów i utworzenia planów urlopowych w firmie, co ma znaczący wpływ na zarządzanie pracą. 

Wnioski dotyczące danych kadrowych

Dodatkowym atutem Portalu pracownika jest udostępnienie wniosków kierowanych do działu kadr. Pracownik bez konieczności osobistego udania się do działu HR złoży wniosek m.in. o zmianę adresu zamieszkania, rachunku bankowego, zgłoszenie członka rodziny do ubezpieczeń, deklaracje PPK. Może także złożyć oświadczenie lub wniosek mający wpływ na obliczenie podatku i składek ZUS. Portal pracownika udostępnia szablony, ale również umożliwia łatwe tworzenie dodatkowych formularzy. Samodzielne złożenie wniosku poprzez portal likwiduje kolejki do działów HR gwarantując szybki przepływ danych. Dostęp pracowników do informacji z dowolnej lokalizacji wpływa pozytywnie na poprawę komunikacji z pracownikami oraz pozwala pracownikom działów Kadr i Płac na pełną koncentrację na pracy bez rozpraszania ich uwagi częstymi zapytaniami.

Rejestracja delegacji

Możliwość wprowadzania poleceń wyjazdów służbowych i ich uzupełniania przez pracowników znacząco usprawnia zarządzanie i rozliczanie delegacji. Takie czynności jak planowanie wyjazdów służbowych, ich akceptacja, obieg informacji związanych z rozliczaniem podróży, mogą być wykonywane w sposób szybki, prosty i intuicyjny. Kierownicy, uzupełniając formularz z podstawowymi informacjami, automatycznie tworzą polecenie wyjazdu służbowego, które trafia bezpośrednio do wskazanego pracownika.

Wprowadzenie przejazdów i kosztów podróży

Stały dostęp pracownika do systemu umożliwia rozliczanie delegacji służbowych z dowolnego miejsca oraz w dowolnym czasie. Wprowadzenie danych dotyczących przejazdów jak również rejestrowanie rachunków m.in. za noclegi, autostrady, itp. jest bardzo intuicyjne. Kwoty diet i ryczałtów wyliczane są automatycznie przez system. Zastosowane udogodnienia w sposób realny wpływają na zmniejszenie pracochłonności obsługi delegacji służbowych oraz ich kontrolę zapewniając stały dostęp do informacji o obecnym etapie realizacji rozliczenia.

Akceptacja wydatków

Po uzupełnieniu formularza delegacji w Portalu pracownika dotyczącego przejazdów oraz poniesionych kosztów, pracownik przesyła go do zatwierdzenia bezpośrednio do przełożonego. Kierownicy działów w łatwy sposób mogą je przeglądać i akceptować. Usprawnia to cały proces rozliczenia delegacji, dostarczając bieżących informacji również dzięki powiadomieniom wysyłanym na pocztę e-mail bez konieczności logowania.

Rozliczenie wyjazdu służbowego

Zatwierdzony przez kierownika rachunek kosztów podróży dostarcza księgowości pełnych informacji o wyjazdach służbowych oraz związanych z nimi kosztów. Zastosowane w systemie SyKOF HR automatyczne wyliczanie diet dla wyjazdów krajowych i zagranicznych (pomocnicze tabele stawek diet i ryczałtów krajowych i zagranicznych, obliczanie ryczałtów za noclegi i dojazdy, tabela państw, tabela stawek diet oraz limitów za nocleg) znacząco usprawnia cały proces rozliczeń delegacji i ich księgowanie.