Wdrożenie systemu ERP może przynieść firmie wiele korzyści. Jest to jednak zadanie niełatwe, wymagające zaangażowania i współdziałania pracowników z wielu różnych działów. Sukces tego przedsięwzięcia zależy od dużej liczby czynników. Poniżej przedstawiamy najważniejsze zadania, którym sprostać muszą osoby odpowiedzialne za wdrożenie systemu ERP w firmie.
Poznaj potrzeby współpracowników
Jednym z najważniejszych, jeśli nie najważniejszym, etapem całego procesu wdrożeniowego jest wybór oprogramowania ERP i firmy, która przeprowadzi jego wdrożenie. Decyzję tą trzeba zatem podjąć świadomie, najlepiej w oparciu o jasno sprecyzowane kryteria. Jednak nawet określenie listy najważniejszych wymagań dla systemu komputerowego nie jest zadaniem łatwym. Zwłaszcza, jeśli system ma zostać wdrożony w wielu działach (np. księgowość, kadry, zarządzanie produkcją, magazyny, baza sprzętowa, itd.) i objąć wiele procesów biznesowych. Często osoby odpowiadające za wybór oprogramowania nie znają potrzeb i specyfiki pracy przyszłych użytkowników systemu ERP, a to może prowadzić do wyboru programu kompletnie niedostosowanego do stylu działania konkretnej firmy. Dobrą praktyką jest poproszenie pracowników o przygotowanie listy kluczowych funkcjonalności, jakie musi posiadać system lub procesów, jakie musi wspierać, a także o wskazanie problemów, które pojawiają się w ich codziennej pracy i braków w dotychczas używanych rozwiązaniach. Listę wymagań należy jednak tworzyć na zasadzie wskazywania celów do osiągnięcia, a nie ścieżek realizacji. To, że dany efekt można osiągnąć w inny sposób, nie znaczy że będzie on gorszy.
Wybierz odpowiedni czas
Wprowadzenie systemu ERP w firmie to proces długotrwały i czasochłonny. Same szkolenia z obsługi rozbudowanych systemów trwają kilka do kilkunastu dni. Do tego doliczyć trzeba jeszcze uzgodnienia z firmą wdrażającą i czas potrzebny na wprowadzenie lub przeniesienie danych z dotychczas używanych programów komputerowych lub tradycyjnych papierowych kartotek. Należy też pamiętać, że w początkowym etapie praca z użyciem nowego systemu może przebiegać mniej sprawnie niż przed zmianą. Dlatego tak ważny jest wybór odpowiedniego momentu na rozpoczęcie wdrożenia. Harmonogram szkoleń oraz innych prac wdrożeniowych powinien być tak zaplanowany, aby pozwalał na wykonywanie bieżących obowiązków. Z drugiej strony trzeba pamiętać, że im szybciej zakończone zostaną szkolenia, tym szybciej przywrócony zostanie stały rytm pracy. Warto w tym względzie korzystać z doświadczeń firmy wdrażającej, która potrafi realnie ocenić ilość i czas trwania potrzebnych szkoleń, dzięki czemu może zasugerować, które etapy przeprowadzić jak najszybciej, a które odłożyć można na później.
Oswój (się) ze zmianami
Nowy system informatyczny z założenia powinien usprawniać i unowocześniać pracę w firmie. Częstym problemem przy wdrożeniach systemów ERP jest niechęć, a często nawet irracjonalny paniczny strach pracowników przed najmniejszymi zmianami w dotychczasowych utartych wzorcach działania. Oczywiście wprowadzenie nowego programu informatycznego nie musi oznaczać wywrócenia do góry nogami wszystkich sprawdzonych procedur. Jednak warto otworzyć się na zmiany, które pomogą zautomatyzować procesy biznesowe, a w konsekwencji przyspieszyć i ułatwić pracę. Oswojenie pracowników ze zmianami, to zadanie m. in. dla kadry kierowniczej – przykład „z góry” często pomaga przełamać strach przed nieznanym. Widząc, że przełożeni poznają system i korzystają z nowych rozwiązań, reszcie załogi łatwiej będzie się dostosować. Warto także wskazywać pracownikom korzyści z wdrożenia nowych wzorców działania – może to być np. szybszy dostęp do potrzebnych informacji, możliwość dokładniejszego kalkulowania kosztów, brak konieczności sporządzania papierowej dokumentacji, itp.
Czuwaj nad procesem wdrożenia
Wdrożenie systemu informatycznego, jak każdy proces angażujący większą grupę osób, wymaga dobrego zarządzania. Pracownicy pozostawieni sami sobie z nowym systemem, nawet po przeszkoleniu, mogą czuć się zagubieni i nie zawsze muszą rozumieć sens działań, jakich się od nich wymaga – zwłaszcza jeśli wdrożenie systemu pociągnęło za sobą zmianę zakresu obowiązków. Dlatego tak ważne jest jasne określenie (i przekazanie pracownikom) efektów, jakie chcemy osiągnąć poprzez wdrożenie systemu oraz działań, jakie muszą zostać w tym celu podjęte. Pracownicy zazwyczaj chętniej zgodzą się na wprowadzanie danych do systemu, jeśli będą wiedzieć do czego zostaną one wykorzystane w innym dziale, niż gdy nie będą znali ich przeznaczenia i wpisywanie ich będą traktowali jako „sztukę dla sztuki”. Poza informowaniem pracowników, warto także słuchać ich opinii na temat przebiegu wdrożenia. Być może potrzebują dodatkowych szkoleń lub mają ciekawe pomysły na lepsze wykorzystanie systemu.
