Systemy do modelowania procesów biznesowych to narzędzie, którego potencjał w ostatnim czasie dostrzega coraz więcej przedsiębiorstw. Ujednolicanie procedur i praca według jasno określonych harmonogramów i reguł pozwala nie tylko na znaczącą oszczędność czasu, lecz także zwiększa komfort pracy – pracownicy wiedzą czym i kiedy mają się zająć, mają więc poczucie lepszej organizacji codziennych obowiązków, co przekłada się na ich efektywność. Z tych powodów coraz więcej firm implementuje w systemach klasy BPM (Business Proces Management) procesy obiegu faktur, obsługi zgłoszeń serwisowych, akceptacji umów, itp. Takie systemy mogą jednak przynieść wiele korzyści także w mniej oczywistych obszarach nie do końca związanych z „biznesowymi” procedurami. Poniżej przedstawiamy kilka niestandardowych pomysłów na wykorzystanie funkcjonalności BPM w firmie do zadań innych niż podstawowa działalność przedsiębiorstwa.
Zbieranie zapisów
Wyobraźmy sobie, że chcemy zorganizować wyjście integracyjne z współpracownikami – najpierw chcielibyśmy wysondować, kto w ogóle byłby zainteresowany. Oczywiście można pisać maile, dzwonić, czy odwiedzać poszczególne biura, ale można do tego wykorzystać narzędzia oferowane przez systemy BPM. Wystarczy, że stworzymy prosty proces, w którym opiszemy nasz pomysł i wyślemy go do wszystkich, których chcemy zaprosić. Zaproszona osoba natychmiast otrzyma wszystkie potrzebne informacje i będzie mogła w łatwy sposób potwierdzić chęć udziału. Taki schemat można także wykorzystać do zapisów na szkolenia, konferencje i inne tego typu wydarzenia.
Grupowe zamówienia
Rozwinięciem przykładu opisanego w poprzednim punkcie może być proces grupowych zakupów. Kupując coś w większej ilości często można uzyskać lepszą cenę lub zaoszczędzić na kosztach przesyłki, dlatego często warto sprawdzić, czy ktoś z współpracowników nie zechce dołączyć się do zamówienia, które zamierzamy złożyć, np. w sklepie internetowym. Innym przykładem grupowych zamówień może być zamawianie posiłków do biura – dzięki większej kwocie zamówienia zazwyczaj płaci się mniej lub nie płaci się za dostawę. Osoba zamawiająca wprowadza miejsce zamówienia oraz dostępne opcje i wysyła proces do potencjalnie zainteresowanych osób, które określają, czym są zainteresowane lub rezygnują z zamówienia. Po otrzymaniu dostawy każdy może otrzymać informację o możliwości odbioru i kwocie do zapłaty.
Głosowanie
Podejmowanie decyzji nie jest łatwym zadaniem, zwłaszcza jeśli ich skutki dotyczyć będą także innych osób. Wtedy warto poznać ich opinię. Jak można to zrobić? Uruchamiając proces głosowania lub ankiety. Trzeba tylko dodać możliwe opcje, określić do kogo ma trafić pytanie i to wszystko. System automatycznie przekaże wiadomość do wskazanych osób, mailowo przypomni o wypełnieniu (w razie opóźnień) i podliczy głosy.
Cykliczne zadania
W niektórych firmach funkcjonują grafiki obowiązków, np. sprzątania kuchni, wynoszenia śmieci, itp. Cykliczny proces przechodzący w kółko pomiędzy poszczególnymi pracownikami nie pozwala przegapić swojej „kolejki”, a dodatkowo pozwala na potwierdzenie wykonania danej czynności i przekazywanie dodatkowych informacji.
Opisane powyżej przykłady to tylko kilka z setek możliwości zastosowania systemów klasy BPM w nieco mniej formalnych procedurach. Katalog celów, do jakich zostaną wykorzystane procesy, jest ograniczony tylko przez kreatywność i zdolność analitycznego myślenia użytkowników. Oczywiście nie wszystkie firmy mogą zdecydować się na udostępnienie pracownikom takich narzędzi do dowolnych celów, choćby ze względu na ograniczone zasoby czy wydajność stosowanego programu. Jednak warto rozważyć, czy korzyści związane np. z oszczędnością czasu jaki pracownicy poświęciliby wykonując tego typu czynności w inny sposób, nie są bardziej istotne.
