Obsługa kadrowa pracowników to obszar działalności każdej firmy, który staje się coraz bardziej złożony wraz ze wzrostem liczby zatrudnionych osób. Współczesne przedsiębiorstwa muszą radzić sobie ze zmieniającymi się przepisami prawa pracy, koniecznością dokumentowania działań związanych z zatrudnieniem, a także potrzebą utrzymania porządku w licznych dokumentach kadrowych. W tym kontekście automatyzacja wytwarzania pism kadrowych w systemach kadrowo-płacowych staje się nie tylko ułatwieniem, ale wręcz koniecznością dla sprawnego funkcjonowania działu HR.
Jak automatyzacja wytwarzania pism kadrowych działa w praktyce?
Automatyczne wytwarzanie pism kadrowych działa na zasadzie zdefiniowanych szablonów, które są wbudowane w system. SyKOF HR zawiera szablony wszelkich dokumentów kadrowych. Ponadto użytkownik w systemie sam może przygotować dowolny nowy szablon. Najczęściej generowane dokumenty przez naszych klientów to umowy o pracę, aneksy do umowy, świadectwa pracy, zaświadczenia o zatrudnieniu i wynagrodzeniu, wypowiedzenia umów i wnioski urlopowe.
Szablony mogą służyć jako wzorcowe dokumenty pracownicze lub stanowić podstawę do przygotowania własnych wersji. Szablony uwzględniają wszystkie kluczowe elementy, takie jak nagłówek, treść oraz informacje o pracowniku, które są automatycznie wypełniane na podstawie danych w systemie. W dokumentach wymagających wprowadzenia nowych danych, których nie można zaczytać z systemu, użytkownik wpisuje je zgodnie z pustymi polami w szablonie.
Przed wydrukiem dokumentu lub elektronicznym przekazaniem go pracownikowi, szablon może być dodatkowo edytowany we wbudowanym w SyKOF HR edytorze lub w zewnętrznych programach takich jak Word czy Excel.
Na przykład w przypadku nowo zatrudnionego pracownika, upoważniona osoba ze stosownymi uprawnieniami wprowadza jego dane do SyKOF HR, a system automatycznie generuje odpowiednią umowę o pracę, zawierającą wymagane informacje. Pracownik może następnie podpisać dokument cyfrowo, co jeszcze bardziej upraszcza i przyspiesza cały proces.
Generowanie skierowań na badania lekarskie
SyKOF HR umożliwia także generowanie skierowań na badania lekarskie. Skierowanie jest tworzone automatycznie wraz z występującymi na danym stanowisku czynnikami szkodliwymi oraz właściwym rodzajem wykonywanych badań (np. wstępne, okresowe, kontrolne).
Dokument może zostać przesłany do pracownika mailem lub udostępniony na Portalu Pracownika. Po otrzymaniu orzeczenia lekarskiego, na podstawie wcześniejszego skierowania, w systemie tworzony jest zapis z badaniem i terminem ważności oraz ewentualnymi przeciwwskazaniami.
Jeśli danemu pracownikowi kończy się ważność badania lekarskiego, szkolenia lub umowy – SyKOF HR o tym informuje.
Masowe tworzenie dokumentów
Funkcjonalnością SyKOF HR, którą szczególnie cenią nasi klienci jest masowe tworzenie dokumentów. Użytkownicy mogą generować dokumenty dla pojedynczego pracownika lub wybranej grupy, co pozwala na szybkie przygotowanie np. aneksów do umów o pracę dla grupy osób, którym zmieniono warunki zatrudnienia.
Wygenerowane dokumenty można masowo wydrukować i przekazać w formie papierowej do podpisu, co stanowi idealne rozwiązanie dla osób preferujących tradycyjne metody. Alternatywnym rozwiązaniem jest rozesłanie pracownikom dokumentów do podpisu w formie elektronicznej na Portalu Pracownika. Nasz system jest więc elastyczny i dostosowany do różnorodnych potrzeb użytkowników.
Portal Pracownika
Z tematem automatycznego wytwarzania dokumentów kadrowych łączy się temat Portalu Pracownika, który jest narzędziem pozwalającym każdemu pracownikowi na kontakt z działem kadrowym z dowolnego miejsca i w dowolnym czasie. Użytkownik po zalogowaniu na swoje indywidualne konto przez przeglądarkę internetową, ma możliwość wygodnego i szybkiego składania wszelkich wniosków kadrowych i urlopowych (np. wniosek o zgłoszenie dziecka do ubezpieczenia, wniosek o zmianę rachunku bankowego, wniosek o urlop macierzyński, wniosek o użycie samochodu prywatnego podczas delegacji, wniosek o pracę zdalną okazjonalną itp.)
Jest to proces bardzo prosty i intuicyjny. Pracownik wybiera rodzaj wniosku z listy dostępnych wniosków. Szablon w odpowiednich miejscach automatycznie zapełnia się danymi pracownika pochodzącymi z systemu. Pozostałe dane, których dotyczy wniosek należy uzupełnić. System umożliwia też wpisanie dodatkowej wiadomości do osoby akceptującej wniosek, która wyświetli się po wysłaniu pliku. Dokument można podpisać podpisem elektronicznym i jednym kliknięciem wysłać do akceptacji upoważnionej osobie.
W desktopowej wersji systemu SyKOF HR dział personalny (lub kierownik na Portalu Kierownika), na bieżąco widzi złożone wnioski pracowników. Wnioski można zaakceptować lub odrzucić. Pracownik od razu dostaje powiadomienie o tym, że jego wniosek został rozpatrzony.
Na podstawie zaakceptowanego wniosku Dział Kadr może wprowadzić dane do systemu bez ręcznego ich przepisywania (np. w przypadku wniosku o zmianę adresu zamieszkania).
Portal Pracownika umożliwia także udostępnianie zatrudnionym osobom wszelkich dokumentów np. zaświadczenie o zatrudnieniu i zarobkach, pasek listy płac.
Automatyzacja a digitalizacja
SyKOF HR nie tylko automatyzuje wytwarzanie dokumentów, ale pozwala także zdigitalizować procesy kadrowo-płacowe. Generowanie pism kadrowych w systemie eliminuje potrzebę ich drukowania i pozwala wprowadzić elektroniczny obieg dokumentacji pracowniczej. Dzięki funkcjonalności elektronicznych podpisów kwalifikowanych, cały proces – od wygenerowania dokumentu po jego zatwierdzenie i archiwizację – może być realizowany cyfrowo.
Kluczowe korzyści automatyzacji pism kadrowych
Automatyzacja wytwarzania dokumentów kadrowych w SyKOF HR przynosi wiele korzyści dla działów HR oraz dla całego przedsiębiorstwa. Oto kilka najważniejszych z nich:
-
Oszczędność czasu i zasobów – ręczne przygotowywanie każdego dokumentu wymaga dużo czasu, szczególnie w firmach o dużej liczbie pracowników. Automatyzacja tego procesu pozwala działom HR znacznie zaoszczędzić czas i skupić się na bardziej strategicznych zadaniach.
-
Redukcja błędów – SyKOF HR automatycznie generuje pisma kadrowe i korzysta z wprowadzonych do systemu danych, co minimalizuje ryzyko błędów w dokumentach. Dodatkowo, w przypadku zaakceptowania wniosku o zmianę danych pracownika, system (po wybraniu stosownej opcji) automatycznie wprowadza te zmiany, pobierając informacje bezpośrednio z dokumentu, eliminując konieczność ręcznego przepisywania danych.
-
Zgodność z przepisami prawa – system SyKOF HR jest na bieżąco aktualizowany, dzięki czemu wygenerowane pisma kadrowe są zawsze zgodne z obowiązującymi przepisami. To sprawia, że przedsiębiorstwo unika problemów prawnych wynikających z niezgodności dokumentacji.
-
Standaryzacja dokumentów – automatyczne wytwarzanie pism z systemu SyKOF HR pozwala na zachowanie jednolitych standardów we wszystkich dokumentach kadrowych. Standaryzacja ułatwia zarówno wewnętrzne procesy w firmie, jak i kontakty z zewnętrznymi instytucjami, takimi jak np. Państwowa Inspekcja Pracy.
-
Szybka i łatwa archiwizacja – w SyKOF HR dokumenty mogą być archiwizowane, co ułatwia ich przechowywanie, wyszukiwanie oraz kontrolę nad dokumentacją.
Podsumowanie
Automatyzacja wytwarzania dokumentów kadrowych w SyKOF HR to funkcjonalność, która znacząco usprawnia zarządzanie dokumentacją w działach HR. Dzięki temu rozwiązaniu firmy mogą zaoszczędzić czas i zmniejszyć ryzyko popełnienia błędów. W połączeniu z digitalizacją, automatyzacja tworzenia pism kadrowych staje się nieodłącznym elementem nowoczesnego zarządzania zasobami ludzkimi, umożliwiając jeszcze większą efektywność i optymalizację codziennych procesów HR.
Zachęcamy do obejrzenia naszych materiałów wideo na platformie YouTube gdzie na przykładach pokazujemy działanie naszego kompleksowego systemu kadrowo-płacowego SyKOF HR:
Wybrane funkcjonalności systemu SyKOF HR:
|
– Rekrutacje i onboarding
– Kadry – zarządzanie personelem
– Podpisy elektroniczne i e-Akta
– Płace
– Grafiki pracy
– Rozliczanie czasu pracy
– Portal pracownika
– Koszty płac i księgowanie
– Oddelegowania
|
– Sprawozdania i rozliczenia
– Rejestratory czasu pracy
– Raporty i analizy
– Umiejętności, badania i BHP
– Pracownicy niepełnosprawni
– Delegacje krajowe i zagraniczne
– Asystent
– Dynamiczne archiwum
|
Pełne informacje na temat wszystkich funkcjonalności systemu SyKOF HR znajdują się na naszej stronie www.sykofhr.pl
Umów się na bezpłatną, niezobowiązującą prezentację systemu SyKOF HR i przekonaj się jak możemy usprawnić Twoją pracę i procesy kadrowo-płacowe w Twojej firmie!
