Posiadane przez firmę SYKOM doświadczenie oraz współpraca z klientami zaowocowała powstaniem nowej, udoskonalonej wersji oprogramiowania Baza Sprzętu i Transportu. Głównym zadaniem programu jest prowadzenie kompleksowej ewidencji maszyn i sprzętu, w tym gromadzenie szczegółowych informacji o wykonywanej pracy i ponoszonych z kosztów. Z programu Baza Sprzętu i Transportu skorzystają nie tylko posiadacze specjalistycznego parku maszynowego, ale również właściciele rozbudowanej floty samochodowej.
Przyjazne środowisko pracy.
Nowy program Baza Sprzętu i Transportu został przygotowany w oparciu o nowoczesne rozwiązania techniczne. Praca z systemem przebiega w sposób intuicyjny i przyjazny dla użytkownika. Każde okno programu jest w stanie pomieścić bardzo dużą ilość informacji, co eliminuje konieczność przemieszczania się między wieloma zakładkami i opcjami w celu wprowadzenia bądź wyszukania odpowiednich danych.
Maksimum informacji.
W nowej wersji programu Baza Sprzętu i Transportu została znacząco rozbudowana kartoteka maszyn i części eksploatacyjnych. Dzięki temu umożliwiono gromadzenie kompletu informacji o posiadanym przez firmę specjalistycznym sprzęcie i pojazdach, takich jak marka, model, nr rejestracyjny, rok produkcji, pojemność silnika, moc silnika, numer VIN, pojemność układu olejowego i chłodniczego, ładowność, euro norma, wymiary opon i wiele innych. Ponadto poza standardowymi informacjami określonymi w programie, znalazło się również miejsce na dodatkowe informacje definiowane przez samego użytkownika. Tak rozbudowana kartoteka maszyn i części eksploatacyjnych jest bezcennym narzędziem dla każdego fleet-menadżera, pozwala bowiem na łatwe zidentyfikowanie i wyszukiwanie konkretnej rzeczy w systemie, jak również znacznie rozszerza możliwości analiz. To z kolei znacznie usprawnia zarządzanie i kontrolę nad posiadanymi samochodami i maszynami.
Minimum wysiłku.
Przebieg rejestracji kart pracy maszyn został maksymalnie uproszczony. Zastosowany sposób rejestracji umożliwia szybkie wprowadzenie kluczowych informacji dotyczących wykonanej pracy, m. in. numeru maszyny, dat wykonania, stanów licznika, operatora, budżetu i kont kosztowych, ilości wykonanej pracy, stawek za pracę, itp. Użytkownik może z łatwością skoncentrować się na wprowadzeniu kolejnych informacji powiązanych tematycznie. Rozliczenie zużycia paliwa zostało umieszczone w końcowym etapie rejestracji, dzięki czemu w większości przypadków może być generowane automatycznie.
Zakupy do maszyn
Moduł umożliwia kompleksową ewidencję dokonanych zakupów do maszyn, a dzięki możliwości importu zakupów paliwa (np. z FLOTEX), czas potrzebny do wprowadzenia danych zostanie ograniczony do minimum. Rejestrowanie zakupów do maszyn w programie Baza Sprzętu i Transportu umożliwia ponadto szybkie przypisanie zakupionych części eksploatacyjnych, opłaconych polis ubezpieczeniowych i przeglądów do właściwej maszyny. Z rozpisu zakupów do maszyn może skorzystać następnie dział wprowadzający faktury zakupowe do systemu dla celów księgowych.
Karty paliwowe.
Rozwiązaniem zasługującym na szczególną uwagę jest możliwość prowadzenia ewidencji tzw. kart paliwowych służących do bezgotówkowego zakupu paliwa na stacjach benzynowych przez pracowników. Program umożliwia gromadzenie wszystkich istotnych informacji o posiadanych kartach. W przypadku korzystania przez firmę z programów flotowych, możliwe jest skorzystanie z opcji importu informacji o przebiegu tankowań dla poszczególnych maszyn. W ten sposób zostaje wyeliminowana konieczność ręcznego wprowadzania rejestrów tankowań, przy jednoczesnym zachowaniu szczegółowych informacji na temat zużycia paliwa. Podczas importu poszczególne tankowania danej maszyny zostaną przyporządkowane z uwzględnieniem dat do odpowiednich kart pracy maszyn.
Przeglądy.
Nowa Baza Sprzętu i Transportu pozwala na usprawnienie ewidencji przeglądów technicznych maszyn. Wprowadzona została możliwość ewidencjonowania przeglądów dla kilku liczników występujących w danej maszynie, dzięki czemu w systemie można prowadzić kompletną dokumentację przeglądów technicznych wymaganych dla specjalistycznego sprzętu.
Polisy ubezpieczeniowe, szkody i naprawy.
Program umożliwia ewidencjonowanie polis ubezpieczeniowych pojazdów i urządzeń. Program pozwala na gromadzenie danych o posiadanych polisach ubezpieczeniowych i terminach ich ważności, co służy wyświetlaniu informacji ostrzegających użytkownika o zbliżających się datach wygaśnięcia ubezpieczenia. Ponadto, w module dostępna jest możliwość prowadzenia szczegółowej ewidencji szkód dotyczących poszczególnych pojazdów i sprzętu, co pozwala na szczegółową analizę szkód pod kątem ich częstotliwości, sposobów ich likwidacji i poniesionych kosztów, osób odpowiedzialnych, itp. Osobną ewidencją zostały również objęte naprawy wykonywane na maszynach w wyniku standardowego użytkowania i zużywania się sprzętu. Dzięki temu zarządzanie flotą samochodową pod kątem sprawności i wymogów ubezpieczeniowych stało się dużo prostsze – wszystkie potrzebne informacje dostępne są w jednym miejscu.
Przekazania maszyn.
Nowa Baza Sprzętu i Transportu umożliwia ewidencjonowanie przekazań maszyn pomiędzy poszczególnymi pracownikami firmy, udokumentowanych stosownymi protokołami przekazania, które mogą być drukowane z systemu. W ten sposób w systemie dostępne są informacje o aktualnej lokalizacji konkretnej maszyny i sprzętu, a także historii ich przekazań między pracownikami.
Rozbudowane możliwości analiz.
W nowej wersji znacznie rozbudowano możliwości analiz VITIS, które pozwalają efektywniej zarządzać posiadaną bazą sprzętu i transportu. Poszerzone kartoteki maszyn i części eksploatacyjnych oraz dodatkowe funkcjonalności, takie jak: ewidencja szkód, napraw, itp., umożliwiają analizę sprzętu pod kątem jego przydatności i generowanych kosztów.
Import i eksport danych.
Do wprowadzania i aktualizacji danych w module można z powodzeniem wykorzystać import danych z arkuszy kalkulacyjnych. Dzięki temu w przypadku konieczności wprowadzenia dużej ilości danych, proces rejestracji zostaje znaczenie przyspieszony i ułatwiony. Możliwością importu zostały objęte m. in. dane ewidencyjne maszyn i części eksploatacyjnych, zakupy do maszyn, karty pracy, itd.
