Składanie i rozpatrywanie wniosków urlopowych jest jednym z częstszych powodów kontaktów pracowników z działami HR w przedsiębiorstwach. Zwłaszcza w okresie wakacyjnym lub bezpośrednio przed tzw. „długimi weekendami” biurka pracowników kadrowych często toną w złożonych lub oczekujących na akceptację przełożonych wnioskach o udzielenie dni wolnych. Potrzeba przetworzenia i archiwizowania takiej ilości dokumentów może być nie lada problemem, szczególnie w firmach zatrudniających dużą ilość pracowników lub charakteryzujących się skomplikowaną strukturą organizacyjną. Może to także powodować niepotrzebne błędy i opóźnienia wynikające, np. z zagubienia wniosku, błędnego przepisania dat, itp.
Elektroniczne wnioski urlopowe
Rozwiązaniem wielu problemów związanych z obsługą urlopów pracowniczych może być wdrożenie aplikacji e-Wnioski zintegrowanej z systemem ERP SyKOF. Kodeks Pracy nie precyzuje formy, w jakiej składane mają być wnioski urlopowe – jest to więc rozwiązanie nie tylko wygodne i nowoczesne , ale także całkowicie zgodne z obowiązującymi przepisami.
Dzięki temu, że aplikacja e-Wnioski dostępna jest za pośrednictwem przeglądarki internetowej, bez konieczności instalowania dodatkowego oprogramowania, każdy pracownik może zalogować się na swoje konto korzystając z dowolnego komputera z dostępem do internetu. Przed złożeniem wniosku urlopowego ma możliwość sprawdzenia stanu swojej kartoteki urlopowej: wymiaru urlopu, liczby dni pozostałych do wykorzystania, a także poprzednio złożonych, zaakceptowanych bądź odrzuconych wniosków urlopowych. Samo złożenie wniosku jest intuicyjne i następuje w zaledwie kilku prostych krokach. Po określeniu okresu wnioskowanego urlopu aplikacja sprawdza zapisy w systemie ERP SyKOF dotyczące m.in. harmonogramu pracownika, a także dni wolnych i świątecznych i na tej podstawie wylicza liczbę dni i godzin roboczych. Pozwala to na uniknięcie nieporozumień w sytuacji, gdy pracownicy, nie znając dokładnego grafiku, wnioskowaliby o nieprawidłową liczbę dni urlopu.
Akceptacja wniosków
Możliwość określenia bezpośredniego przełożonego (osoby odpowiedzialnej za akceptację wniosków urlopowych) przy każdym z etatów pracowniczych sprawia że elektroniczne wnioski trafią zawsze do właściwej osoby. Aby ułatwić decyzję o akceptacji lub odrzuceniu prośby o dni wolne, przełożony ma także dostęp do kartoteki urlopowej, dzięki czemu może sprawdzić np. terminy innych planowanych urlopów. Niebagatelną zaletą jest fakt, że akceptacja wniosków, która standardowo następuje także za pośrednictwem aplikacji webowej, może odbywać się także z poziomu systemu ERP SyKOF. Dzięki temu pracownicy działów HR mają pełną kontrolę nad złożonymi wnioskami.
Kolejnym usprawnieniem, które wnosi aplikacja e-Wnioski jest system powiadomień, dzięki któremu przełożony otrzymuje informację o wszystkich podaniach oczekujących na jego akceptację, zaś pracownik dostaje informację o akceptacji lub odrzuceniu złożonych przez siebie wniosków. Dzięki temu opóźnienia w przetwarzaniu dokumentów ograniczone są do minimum.
Z aplikacji do ERP
Na szczególną uwagę zasługuje także fakt, że zaakceptowane wnioski urlopowe są automatycznie zapisywane w programie kadrowo-płacowym ERP SyKOF. Dzięki temu eliminuje się potrzebę ręcznego przepisywania informacji, co pozwala nie tylko na zaoszczędzenie czasu, ale także zapewnia spójność i poprawność danych w systemie.
Aplikacja e-Wnioski w połączeniu z systemem ERP SyKOF znacząco odciąża działy HR. Umożliwienie samodzielnego składania wniosków urlopowych, a także ich akceptacja bez konieczności udziału pracowników kadrowych pozwala na szybszy przepływ informacji, co, w konsekwencji, prowadzi do lepszej i wydajniejszej organizacji pracy.
