Piętrzące się stosy dokumentów na biurkach pracowników, niekończące się poszukiwania zaginionej dokumentacji, nieznana historia dokumentów przekazanych współpracownikom – to tylko niektóre z problemów spowodowane wykorzystywaniem tradycyjnej formy obiegu dokumentów w organizacji. Odpowiedzią na liczne wady papierowego obiegu dokumentów utrudniające dalszy rozwój przedsiębiorstwa jest wprowadzenie elektronicznej formy obiegu dokumentacji.
System SyKOF DMS – Elektroniczny Obieg Dokumentów, pozwala zapanować nad przepływem dokumentów wytwarzanych i otrzymywanych przez firmę. Zastosowane w programie rozwiązania mają na celu maksymalne usprawnienie zarządzania dokumentacją przedsiębiorstwa i zawartymi w niej informacjami wymagającymi przekazywania, przeszukiwania oraz bezpiecznego archiwizowania.
Kancelaria.
Jednym z obszarów zastosowania systemu Elektronicznego Obiegu Dokumentów jest prowadzenie ewidencji pism przychodzących i wychodzących z firmy. Osoba pracująca w sekretariacie firmy, może w szybki sposób rejestrować w systemie wszelką firmową korespondencję, załączając do niej niezbędne skany i załączniki. Prowadzenie księgi podawczej firmy w systemie Elektroniczny Obieg Dokumentów sprawia, że każdy dokument może zostać bardzo szybko odnaleziony, wraz ze szczegółowymi informacjami na temat historii jego wprowadzenia, edycji oraz przekazywania między użytkownikami. Elastyczność definiowania dzienników podawczych pozwala na stworzenie przejrzystego rejestru pism przychodzących i wychodzących, który będzie w pełni dopasowanych do reguł i zasad obowiązujących w przedsiębiorstwie.
Dokumenty wewnętrzne firmy.
Poza możliwością prowadzenia księgi podawczej, system Elektronicznego Obiegu Dokumentów świetnie sprawdzi się do tworzenia i przekazywania dokumentacji wewnętrznej między pracownikami firmy. Do dyspozycji każdego użytkownika pracującego w module jest jego osobista skrzynka dokumentów. W skrzynce użytkownika znajdują się wszystkie dokumenty, którymi ma możliwość się zająć i te dokumenty, nad którymi aktualnie pracuje. Skrzynka jest również miejscem, gdzie użytkownik może wprowadzać do obiegu nowe dokumenty. Po zarejestrowaniu nowego dokumentu, załączeniu do niego plików i uzupełnieniu opisów, może on zacząć krążyć między kolejnymi użytkownikami, dzięki funkcjonalności przekazywania. Dla załączników zmienianych przez użytkowników w trakcie przekazywania, pamiętane są kolejne ich wersje, dzięki czemu zachowane zostają wszystkie informacje, a historię powstawania każdego z dokumentów można łatwo przeanalizować.
Swoboda definiowania dokumentów i ścieżki ich obiegu.
W obiegu dokumentów można zdefiniować dowolną ilość typów dokumentów, które zostaną włączone do obiegu. Wybrane typy dokumentów mogą zostać połączone z dokumentami innych modułów systemu ERP SyKOF, bądź działać niezależnie.
Dla każdego typu dokumentu można zdefiniować indywidualną ścieżkę jego obiegu – fazy, przez które dokument ma przechodzić oraz warianty przekazywania dokumentu z jednej fazy do drugiej. Do każdej fazy obiegu dokumentów można przypisać użytkowników, którzy będą mogli stać się odpowiedzialni za dokument w danej fazie, a także liczbę dni przeznaczoną na dany etap.
Narzędzie pracy grupowej.
Dzięki zastosowaniu nowoczesnych rozwiązań technicznych, użytkownicy modułu mogą tworzyć dokumenty bezpośrednio w systemie ERP SyKOF. Program umożliwia tworzenie dokumentów tekstowych, czy arkuszy kalkulacyjnych bez potrzeby korzystania z dodatkowych programów biurowych. Użytkownicy mogą bezpośrednio w programie edytować dokumenty tworzone przez innych użytkowników, dodawać własne załączniki i opisy, przy czym kolejne wersje są odpowiednio zapisywane w historii danego dokumentu. Dla każdego typu dokumentu istnieje możliwość tworzenia szablonów, zgodnych z ustalonymi i obowiązującymi w przedsiębiorstwie standardami prowadzenia dokumentacji. W ten sposób uzyskiwane jest narzędzie pracy grupowej, które może być swobodnie wykorzystywane, bez potrzeby inwestowania w dodatkowe pakiety programów biurowych.
Ochrona przed niepowołanym dostępem.
Dla każdego typu dokumentu i faz przez które ma przechodzić w obiegu, można określić listę użytkowników, którzy będą mogli rejestrować, bądź edytować dokument w danym etapie. Możliwe jest również wskazanie użytkowników, którzy będą mogli przeglądać poszczególne typy dokumentów oraz konkretne załączniki. Dzięki rozbudowanemu systemowi uprawnień zapewnione jest pełne bezpieczeństwo posiadanej przez firmę dokumentacji.
Zaawansowane wyszukiwarka dokumentów.
Poza możliwością filtrowania dokumentów po treści pól ręcznie uzupełnianych przez użytkowników, system daje możliwość wyszukiwania dokumentów po treści występującej w plikach załączników. Możliwością filtrowania zostały objęte nie tylko pliki typu tekstowego, ale również pliki pdf, arkusze kalkulacyjne i skany, co jest przydatne zwłaszcza w przypadku spływających do firmy faktur zakupu.
Przykładowe korzyści z wdrożenia Elektronicznego Obiegu Dokumentów:
- Usprawnienie procesu wymiany informacji w przedsiębiorstwie;
- Zwiększenie kontroli nad dokumentacją firmy;
- Szybkie wykrywanie opóźnień w realizacji procesów;
- Przyspieszenie procesu wyszukiwania dokumentów;
- Eliminacja papierowego obiegu dokumentów;
- Zwiększenie bezpieczeństwa archiwizacji danych;
- Dostęp do pełnej historii dokumentów;
- Ujednolicenie procedur dotyczących tworzenia i przekazywania dokumentów w skali całej firmy;
- Ograniczenie kosztów ponoszonych na administrację, w tym wydatków na dodatkowe programy biurowe.
