Czasy, kiedy głównym obowiązkiem pracowników sekretariatu było parzenie kawy i przełączanie telefonów odeszły już dawno w niepamięć. Dzisiaj sekretarki czy Ofiice Managerowie jak coraz częściej bywa nazywane to stanowisko, są zazwyczaj mocno zaangażowani w wiele procesów biznesowych zachodzących w firmie. Tym bardziej dziwi zatem fakt, że przy wdrożeniach systemów informatycznych ten dział firmy jest często pomijany. Jest to błąd, bowiem nieuwzględnienie pracowników sekretariatu w procesie wdrożenia niejednokrotnie powoduje potrzebę wtórnego wprowadzania danych przez inne działy i niepotrzebnie opóźnia dostęp do ważnych informacji.
Serce obiegu dokumentów
Do siedziby każdej firmy dostarczanych jest wiele przesyłek pocztowych. Większość z nich trafia najpierw do sekretariatu. Tam są selekcjonowane i dostarczane do odpowiednich działów firmy. Przy dużej ilości poczty przychodzącej warto rozważyć wprowadzenie elektronicznego obiegu dokumentów, który miałby swój początek właśnie w sekretariacie. Taki system pozwala na ujednolicenie i przyspieszenie przekazywania dokumentów między poszczególnymi pracownikami (bez konieczności przekazywanie dokumentów papierowo).
Kontrola nad kasą
W wielu mniejszych firmach prowadzenie kasy gotówkowej jest często powierzane właśnie pracownikom sekretariatu. Coraz większa popularność rozliczeń bezgotówkowych sprawia, że przyjmowanie wpłat i realizowanie wypłat gotówkowych nie zabiera już tak wiele czasu jak dawniej. Nie znaczy to jednak, że zadanie to stało się mniej odpowiedzialne. Bez dostępu do systemu informatycznego, każda transakcja kasowa musi być zapisywana w innym miejscu, np. w arkuszu kalkulacyjnym lub tradycyjnie na kartce papieru, a później przepisana do używanego w firmie programu księgowego. Często ze względu na brak czasu informacje te wprowadzane są zbiorczo za cały dzień, co może spowodować utratę ważnych szczegółowych informacji. Jak każde wtórne wprowadzanie danych, sytuacja taka stwarza także ryzyko błędów przy przepisywaniu kwot. Uruchomienie modułu kasowego w sekretariacie pozwala dodatkowo na uzyskanie bieżącej informacji o stanie gotówki, a każda wpłata i wypłata są automatycznie widoczne na kontach księgowych.
Pierwszy kontakt z klientem
Pracownicy sekretariatu są często pierwszymi przedstawicielami firmy, z którymi kontaktują się nowi lub potencjalni klienci. Niejednokrotnie to właśnie oni przeprowadzają wstępny wywiad dotyczący oczekiwań klientów oraz zapoznają ich z ogólną ofertą. Pozyskane informacje przekazują następnie np. do działu marketingu. Najlepiej jeśli zadanie to jest realizowane poprzez wprowadzenie danych o kliencie i przebiegu pierwszej rozmowy do systemu CRM używanego w firmie. Dzięki temu mamy pewność, że informacje te trafią szybko do właściwych osób
Dziennik obecności
Zazwyczaj sekretariat jest także pierwszym miejscem, jakie mijają pracownicy w drodze do swojego miejsca pracy. Z tego powodu często to właśnie sekretarkom powierza się pieczę nad listą obecności. Także osoby usprawiedliwiające swoją nieobecność w pracy zgłaszają się niejednokrotnie właśnie do nich zamiast do działu HR czy do swoich przełożonych. O ile decyzję o udzieleniu urlopów wypoczynkowych raczej zazwyczaj pozostawia się służbom kadrowym, to wprowadzenie do systemu kadrowego dostarczonego przez pracownika zwolnienia lekarskiego już w sekretariacie może przynieść wiele korzyści. W takim przypadku należy oczywiście zadbać o odpowiednią ochronę danych osobowych, tak aby nikt postronny nie miał do nich dostępu.
