Wdrożenie systemu informatycznego w przedsiębiorstwie jest najczęściej całkiem nowym wyzwaniem dla odpowiedzialnych za nie osób. Poszukując informacji często trafić one mogą na wiele mitów dotyczących systemów ERP. Zaufanie takim nieprawdziwym stwierdzeniom może mieć fatalne skutki, np. w postaci wyboru oprogramowania niespełniającego faktycznych potrzeb firmy. W tym artykule przedstawiamy wykaz najczęściej powtarzających się mitów na temat wdrożenia oprogramowania.
Wdrożenie systemu rozwiąże wszystkie problemy firmy
Traktowanie systemu ERP jako remedium na wszystkie problemy firmy jest powszechnym błędem. System informatyczny rzeczywiście pozwala przyspieszyć i zautomatyzować wiele z procesów zachodzących w firmie, jest także wsparciem w wykonywaniu codziennych obowiązków. Jednak, aby uzyskać wymierne korzyści z wdrożenia, procesy te powinny być wcześniej przemyślane i zoptymalizowane. Automatyzacja bezmyślnie powtarzanych czynności sprawi jedynie, że będą wykonywane szybciej – nie nada im sensu. Wprowadzanie zaś do systemu ogromnej liczby niepotrzebnych informacji, bez pomysłu na ich wykorzystanie, spowoduje tylko powstanie wielkiej bazy bezużytecznych danych. Dlatego też wdrożenie systemu informatycznego jest doskonałą okazją do ponownego przeanalizowania procedur działania obowiązujących w firmie, przepływu informacji czy podziału obowiązków. Warto w tym miejscu korzystać z doświadczeń firmy wdrażającej oprogramowanie, która zasugerować może rozwiązania, które pozwolą w największym stopniu wykorzystać wdrażany system.
Małej firmy nie stać na system ERP
Liczenie każdej złotówki i ciągła konieczność szukania oszczędności sprawiają, że firmy, zwłaszcza z sektora MŚP poważnie zastanawiają się nad niezbędnością każdej inwestycji. Zakup i wdrożenie systemu ERP często bywa traktowane jako niepotrzebny wydatek. Firmy nie dostrzegają korzyści, jakie może przynieść wspomaganie zarządzania specjalistycznym oprogramowaniem. Jednak w obecnych czasach to informacja jest najcenniejszym dobrem, a systemy ERP pozwalają właśnie na zarządzanie i usprawnienie przepływem informacji. Nie można też pominąć faktu, że większość liczących się systemów ERP ma budowę modułową, tzn. użytkownik sam może zadecydować, które z bloków funkcjonalnych systemu są mu potrzebne i wdrożyć program tylko w tym zakresie (z możliwością ewentualnego późniejszego rozszerzenia funkcjonalności). Sprawia to, że zakres cenowy tego typu rozwiązań jest bardzo szeroki. Można więc raczej zadać pytanie, czy rozwijającą się firmę stać na NIEposiadanie systemu ERP?
Wszystkie systemy ERP są takie same
To stwierdzenie bywa często łączone z poprzednim: „nie stać mnie na zakup specjalistycznego systemu z wyższej półki, ale przecież tak naprawdę wszystkie programy robią to samo”. Na pierwszy rzut oka, różne systemy klasy ERP rzeczywiście niewiele się różnią: mają różne ceny, różne interfejsy, ale zestaw podstawowych funkcjonalności pozostaje ten sam. To prawda, jednak należy pamiętać, że o wygodzie korzystania i przydatności oprogramowania decydują często właśnie drobne szczegóły i różnice. Automatyzacja powtarzalnych czynności, szybkość działania, możliwość wprowadzania drobnych zmian przez użytkownika… – to tylko niektóre z niewielkich aspektów systemów, które w późniejszym używaniu mogą przynieść realne korzyści. Warto także obiektywnie ustalić hierarchię ważności cech systemu, w oparciu o którą będzie podejmowana decyzja i zastanowić się czy np. wygląd interfejsu systemu jest ważniejszy od usprawnienia kluczowego procesu w firmie.
Najważniejsze są referencje od firm z podobnej branży
W tym micie jest sporo prawdy. Jeśli oprogramowanie lub jego dostawca ma wiele pozytywnych opinii pochodzących od firm działających w naszej branży, można spodziewać się, ze zna jej specyfikę i charakterystyczne dla tego sektora problemy czy wymagania. Referencje są zatem ważnym czynnikiem przy wyborze systemu. Nie należy jednak zapominać, że nie ma dwóch całkowicie identycznych firm. Każde przedsiębiorstwo ma własne procedury, doświadczenia i wypracowane wzorce działania. W każdej firmie pracują też inni ludzie, którzy mają różne przyzwyczajenia i predyspozycje. System, który świetnie się sprawdza u konkurencji, wcale nie musi być najlepszym wyborem dla naszej firmy. Podstawowym kryterium decyzyjnym powinno być więc porównanie funkcjonalności oprogramowania z własnymi potrzebami.
Jeśli wdrożenie będzie rzetelnie przeprowadzone, to nie potrzeba już opieki serwisowej
Szkolenia z obsługi poszczególnych modułów systemu ERP (które są zasadniczą częścią wdrożenia) trwają łącznie średnio kilka do kilkudziesięciu godzin (w zależności od zakresu, stopnia skomplikowania procesów oraz dostępności i stopnia zaangażowania szkolonych użytkowników). Nawet najrzetelniej przeprowadzone nie są w stanie zapewnić pracownikom pełnej wiedzy o wszystkich sytuacjach, jakie mogą oni napotkać w trakcie pracy z systemem. Wiele problemów ujawnia się po raz pierwszy dopiero po kilku lub kilkunastu tygodniach od zakończenia wdrożenia. Może także pojawić się potrzeba obsłużenia w systemie nowego procesu albo zmiany początkowych założeń. Oczywiście nie umniejsza to wagi wstępnego szkolenia. Należy dołożyć wszelkich starań, aby pracownicy firmy wynieśli z niego jak najwięcej cennych informacji. Trzeba jednak zdawać sobie sprawę z faktu, że z biegiem czasu użytkowanie systemu ERP może rodzić szereg pytań i problemów oraz że nie wszystkie z nich będzie można rozwiązać samodzielnie. Nie można także zapominać o tym, że pod hasłem opieki serwisowej najczęściej kryje się również dostęp do nowych wersji systemu, które m. in. dostosowują oprogramowanie do zmian w przepisach prawa czy wprowadzają nowe funkcjonalności.
