Jack Welch, były dyrektor generalny koncernu GE, twierdził, że kiedy tempo zmian zachodzących na zewnątrz firmy jest większe niż tempo zmian wewnątrz, zbliża się koniec. A nikogo chyba nie trzeba przekonywać, że obecny świat zmienia się w zawrotnym tempie. W ostatnich latach obszarem biznesowym, w którym „najwięcej się dzieje” jest niewątpliwie szeroko pojęta cyfryzacja przemysłu. Rozprzestrzeniające się idee Przemysłu 4.0 i IoT (Internet od Things) sprawiają, że każda nawet najmniejsza firma musi korzystać z nowoczesnych rozwiązań informatycznych, aby pozostać w grze. Wdrożenie odpowiedniego oprogramowania, do zarządzania firmą czy wspomagania procesów biznesowych, może szybko przynieść wymierne korzyści. Jest to jednak często olbrzymia zmiana dla pracowników, zarządu, a często także i klientów, przyzwyczajonych do dawnego status quo.
Zmiany procedur
Wdrożenie nowego oprogramowania ERP zawsze niesie ze sobą zmiany w sposobie działania przedsiębiorstwa. System ERP do poprawnego działania potrzebuje danych, więc muszą one zostać wprowadzone przez pracowników. Jeśli do tej pory nie wszystkie procedury firmowe uwzględniały korzystanie z oprogramowania prawdopodobnie będą musiały zostać uzupełnione lub zmodyfikowane. Wprowadzenie nowych narzędzi informatycznych jest też doskonałą okazją do przeglądu dotychczasowego sposobu działania pod kątem efektywności i czaso- i pracochłonności. Jednak zawsze należy zachować zdrowy rozsądek i zastanowić się, czy zastosowanie oprogramowania w przypadku konkretnego procesu ma sens. Często bowiem okazuje się, że niewłaściwie dobrane programy komputerowe, zwłaszcza wdrażane na szybko i tylko po to, aby móc nazywać się nowoczesnym przedsiębiorstwem, zamiast korzyści, wprowadzały tylko większy bałagan i opóźnienia. Duże znaczenie ma w tym przypadku wybór systemu ERP i firmy, która przeprowadzi wdrożenie. Doświadczeni wdrożeniowcy potrafią doradzić, które procedury zmienić lub dostosować do współpracy z systemem ERP, a które (przynajmniej na początku) lepiej pozostawić po staremu. Jeśli firma wdrażająca upiera się przy objęciu wdrożeniem wszystkich działów i to przy zastosowaniu tylko jednej ścieżki bez brania pod uwagę obecnej kultury pracy w przedsiębiorstwie, może to być wskazanie do rozważenia innego partnera wdrożeniowego lub innego oprogramowania.
Zmiany kompetencyjne
Zmiany w obowiązkach poszczególnych pracowników są niejako naturalnym następstwem zmian proceduralnych. Może się bowiem okazać, że np. zmiana kolejności wykonywania czynności powoduje, że zasadne będzie przekazanie obowiązków jednego pracownika innemu. Często niektóre obowiązki stają się po prostu zbędne: np. nie ma sensu żmudne tworzenie raportów w arkuszu kalkulacyjnych, jeśli oprogramowanie może taki sam raport wygenerować w ciągu kilku sekund. Przy podziale zadań związanych z obsługą systemu ERP warto kierować się zasadą, że dane powinny być wprowadzane do systemu jak najbliżej miejsca powstania informacji. Jeśli tak nie będzie, wszystkie potrzebne informacje będą musiały zostać przekazane w inny sposób: na papierze, ustnie, mailowo, itp. osobie, która wtórnie je do systemu wprowadzi. Tego typu „łańcuszek” przekazywania danych bardzo łatwo zamienić się może w „głuchy telefon” – wystarczy pomyłka przy przepisywaniu z kartki do tabelki w arkuszu kalkulacyjnym lub załączenie złego pliku do maila. Innym zagrożeniem w takiej sytuacji są opóźnienia w dostępie do informacji – im szybciej zostaną wprowadzone do systemu tym szybciej będą mogły być wykorzystane.
Ewolucja czy rewolucja?
Kiedy już zdecydujemy się na zmiany, musimy jeszcze postanowić kiedy i jak będą one wprowadzone. Zbyt krótki okres przejściowy, może spowodować frustrację pracowników, którzy nie będą w stanie dostatecznie szybko zmienić swoich przyzwyczajeń, może także prowadzić do błędów i pomyłek spowodowanych niewystarczającą znajomością nowych procedur. Z kolei zbyt wolne wprowadzanie zmian niesie ze sobą ryzyko nie wprowadzenia ich w ogóle lub w mniejszym zakresie niż był przewidziany. Bez względu na tempo i charakter przemian jakich chcemy dokonać w naszym przedsiębiorstwie należy zadbać, aby wszystkie osoby, których one dotyczą miały pełna świadomość tego, co chcemy osiągnąć i jakie działania są do tego niezbędne.
Ważne pytanie: Dlaczego?
Zmiany nie są złym zjawiskiem, pod warunkiem, że są podyktowane racjonalnymi przesłankami. Wprowadzanie zmian w funkcjonowaniu firmy ma sens tylko w przypadku, gdy zakładamy, że przyniesie to (prędzej lub później) korzyści. Za każdym razem podejmując decyzję o wdrożeniu nowych rozwiązań, procedur, czy modyfikacji istniejących, należy najpierw zastanowić się, czym jest to podyktowane, jakich nakładów będzie wymagało i czy w efekcie będzie opłacalne. Bezcelowe jest wprowadzanie jakichkolwiek zmian tylko po to, by robić coś inaczej. Ponadto, jeśli nie wiemy, co jest celem konkretnych przemian, nie będziemy w stanie określić, czy udało się ten cel osiągnąć. W przypadku decyzji o wdrożeniu systemu ERP, już na etapie wyboru oferty należy zastanowić się, po co to robimy. Czy wdrożenie systemu ma usprawnić planowanie produkcji, przyspieszyć przepływ informacji, czy usprawnić pracę księgowości? Dopiero precyzyjne określenie celu i potrzeb pozwoli na dokonanie właściwego wyboru.
