Chyba każdy z nas robiąc codzienne zakupy stara się wybierać dobre i przystępne cenowo produkty. Problem jednak w tym, że o ile porównanie ceny dwóch podobnych artykułów jest stosunkowo łatwe, to już określenie, który z nich jest lepszy często przysparza trudności. Przykładowo, chcąc kupić pieczywo możemy kierować się tym jaki rodzaj bardziej nam smakuje lub tym, który jest zdrowszy, dodatkowo, jeśli mamy problem z alergią, musimy sprawdzić czy nie zawiera konkretnych składników; możemy kupić droższy chleb w tradycyjnej piekarni lub tańszy w supermarkecie za rogiem; możemy wybrać chleb krojony, co pozwoli oszczędzić czas lub w całości, który dłużej pozostanie świeży. Każdy z tych wyborów ma swoje dobre i złe strony. Nie inaczej jest w przypadku wyboru i zakupu oprogramowania dla firmy. Tutaj również na rynku dostępnych jest wiele opcji. Istnieje też wiele kryteriów, którymi można kierować się przy podejmowaniu decyzji. Warto jednak pamiętać, że podobnie jak przy zakupie chleba, jeśli interesuje nas produkt wysokiej jakości i dodatkowo spełniający specyficzne wymagania, najprawdopodobniej będzie on droższy od standardowego produktu. Zatem rozważając wdrożenie systemu informatycznego w firmie przede wszystkich należy odpowiedzieć sobie na pytanie: co właściwie chcemy kupić? Powracając do wcześniejszej analogii: czy chcemy kupić po prostu chleb czy też np. ciemne pieczywo żytnie na naturalnym zakwasie z dodatkiem amarantusa. Należy przy tym mieć świadomość, że im bardziej rozbudowane będziemy mieć wymagania, tym mniej systemów pozostanie do wyboru, ale jednocześnie będą one ściśle dopasowane do potrzeb naszej firmy.
Problemy do rozwiązania
W wielu przypadkach decyzja o zakupie oprogramowania jest podyktowana konkretnym problemem, z którym boryka się firma. Może to być przykładowo, brak wystarczającej kontroli nad kosztami, opóźnienia w dostępie do informacji lub nowe regulacje prawne. Bez względu na bezpośrednią przyczynę, proces wyboru oprogramowania dobrze jest zacząć od przeanalizowania wszystkich procesów biznesowych w firmie w celu wyłapania innych miejsc, które być może wymagają optymalizacji. Dlaczego? Po pierwsze często okazuje się, że pierwotne źródło problemu, który chcemy rozwiązać znajduje się zupełnie gdzie indziej. Załóżmy przykładowo, że problemem są opóźnienia we wprowadzaniu dokumentów w dziale księgowym. W pierwszym odruchu zatem poszukiwalibyśmy narzędzia do przyspieszenia i zautomatyzowania tego procesu. To oczywiście dobry krok, ale analizując problem głębiej może się okazać, że opóźnienia wynikają np. z faktu, że faktury nie są właściwie opisane lub są niepotrzebnie przesyłane pomiędzy różnymi działami. Być może zatem należałoby zastanowić się nad sposobem obiegu dokumentów w firmie, np. wdrażając system DMS i przenosząc obowiązek wstępnej rejestracji dokumentów w systemie z księgowych na osoby, które je fizycznie otrzymują.
Ile programów?
Kiedy mamy już listę tego, czego oczekujemy od oprogramowania, jakie chcemy wdrożyć w firmie, należy zastanowić się, czy potrzebujemy jednego czy wielu systemów. Zasadniczo, w większości przypadków, bardziej korzystne jest wdrożenie jednego kompleksowego systemu ERP. Minimalizuje to problemy związane z przenoszeniem danych pomiędzy działającymi równolegle programami i pozwala na wyeliminowanie niespójności informacji uzyskiwanych z różnych systemów. Z drugiej jednak strony, często nie jest możliwe znalezienie gotowego narzędzia „do wszystkiego”. Zwłaszcza, jeśli potrzebujemy bardzo nietypowych funkcjonalności. Pojawia się wtedy pokusa wdrożenia wielu programów, z których każdy doskonale przystosowany będzie tylko do jednego specyficznego procesu. Warto jednak pamiętać o tym, że poszczególne procesy w firmie zazwyczaj nie są całkowicie rozłączne i konieczne jest przekazywanie informacji między nimi. Stosowanie odrębnych systemów spowoduje więc konieczność przenoszenia danych lub ich ponownego wtórnego wprowadzania. Jest to oczywiste ryzyko powstawania błędów. Rozwiązaniem może być tworzenie dedykowanego oprogramowania na zamówienie. Jednak w takim przypadku należy liczyć się, po pierwsze, z wysoką ceną oprogramowania, a po drugie z większymi niż w przypadku oprogramowania standardowego problemami z rozwojem systemu i dostosowywaniem do zmieniających się przepisów. Przy wyborze takiej drogi należy też zdawać sobie sprawę, że godzimy się na to by nasza firma stała się swego rodzaju „poligonem doświadczalnym” dla twórcy oprogramowania – skoro system powstaje dla nas, to nikt inny na nim wcześniej nie działał. Złotym środkiem wydaje się zatem objęcie jak największej liczby „standardowych” procesów klasycznym systemem ERP z możliwie wieloma funkcjonalnościami i pozostawienie obsługi niszowych procesów poza głównym systemem. Należy tutaj także pamiętać o tym, że większość profesjonalnych systemów ERP jest w dużym stopniu elastyczna i może być dostosowana do potrzeb konkretnej firmy – w większości przypadków taka parametryzacja gotowego oprogramowania przynosi podobne efekty jak stworzenie systemu na zamówienie.
Na więcej niż jeden sezon
Przymierzając się do wdrożenia oprogramowania dla firmy warto uświadomić sobie, ze zakup systemu powinien być inwestycją na wiele lat. W takiej perspektywie należy też analizować koszt zakupu oraz czas wdrożenia i szkoleń użytkowników. System ERP w wielu działach firmy nie jest dodatkiem, ale podstawowym narzędziem pracy, od którego zależy efektywność i poprawność wykonywanych zadań. Dlatego właśnie nie należy zbytnio na nim oszczędzać. Kluczem jest tutaj właściwa analiza potrzeb danej firmy. Być może nie wszystkie potrzebują bardzo zaawansowanych funkcjonalności (np. z dziedziny BI czy automatyzacji) dostępnych w systemach z najwyższej półki – wtedy nie warto za nie płacić. Jeśli natomiast ich potrzebujemy, to nie powinniśmy rezygnować z systemu, który je udostępnia tylko dlatego, że inny jest tańszy. Może się bowiem okazać, że obsługa tych procesów poza systemem jest w perspektywie czasu bardziej kosztowna i czasochłonna.
