Jedną z istotniejszych kwestii w zarządzaniu każdym przedsiębiorstwem jest kontrola ponoszonych kosztów. Bez względu na profil prowadzonego przedsiębiorstwa i branżę, w której ono działa, monitorowanie kosztów jest sprawą kluczową dla właściwej oceny sytuacji firmy, a także stopnia rentowności podejmowanych działań. Dlaczego tak ważne jest nadzór nad ponoszonymi wydatkami i zużyciem zasobów? Przede wszystkim pozwala to na lepsze określenie opłacalności produkowanych wyrobów lub usług. Poza tym, precyzyjna wiedza o tym, ile kosztowało nas wykonanie konkretnych zadań umożliwia lepsze planowanie przyszłych działań oraz wczesne wykrywanie różnego rodzaju nadużyć i niegospodarności.
Czyje to koszty?
Samo monitorowanie całości poniesionych kosztów to jednak często za mało. W przypadku wykonywania wielu różnych zleceń newralgiczną sprawą jest ich odpowiednia kwalifikacja i podział. Dzięki temu możliwe staje się między innymi oddzielenie zleceń przynoszących duże zyski od tych mniej rentownych. Pozwala to także na wychwycenie najbardziej obciążających budżet firmy elementów lub etapów wykonywanych zadań, dzięki czemu wiadomo, w którym miejscu warto poszukać oszczędności. Analiza kosztów nie jest jednak sprawą łatwą. W większości przedsiębiorstw głównymi składowymi całkowitych kosztów są wydatki związane z zakupem potrzebnych towarów i materiałów, zakup usług obcych oraz koszty robocizny własnych pracowników. Podział wydatków z dwóch pierwszych grup pomiędzy realizowane zlecenia zazwyczaj nie jest dużym problemem. Jednak odpowiednie rozdział kosztów wynagrodzeń często bywa nie lada wyzwaniem.
Droga praca
Podział kosztów wynagrodzeń pracowników pracujących przy wykonaniu danego zlecenia bądź wyrobu często jest bardzo trudny z wielu przyczyn. Niejednokrotnie problemem jest już samo określenie ilości czasu poświęconego przez poszczególnych pracowników na wykonanie konkretnych zadań. Należy bowiem pamiętać, że w większości przypadków pracownicy wykonują różne czynności i pracują przy wielu zleceniach w trakcie dnia. Rozwiązaniem tej kwestii może być prowadzenie dokładnej ewidencji czasu pracy pracowników z uwzględnieniem zadań, które wykonywali. Jest to jednak dodatkowy obowiązek, którego wprowadzenie spotyka się często z oporem pracowników obawiających się żmudnego i czasochłonnego uzupełniania niepotrzebnych, z ich perspektywy, dokumentów. Z pomocą w tej sytuacji może przyjść zastosowanie odpowiedniego systemu informatycznego wspomagającego rozliczanie czynności wykonywanych przez pracowników. Systemy ERP, takie jak ERP SyKOF pozwalają maksymalnie uprościć proces rejestracji wykonanych zadań przy zachowaniu odpowiedniego poziomu szczegółowości informacji. Karty z zapisem wykonanych operacji mogą być tworzone samodzielnie przez każdego pracownika bądź też przez kierowników zespołów produkcyjnych – dla całego zespołu lub dla każdego pracownika z osobna. Możliwe jest także zastosowanie nowoczesnych paneli dotykowych zintegrowanych z czytnikami kodów kreskowych oraz kart zbliżeniowych, co skraca czas potrzebny na uzupełnienie ewidencji do minimum, jednocześnie eliminując konieczność ręcznego zapisywania wykonywanych czynności.
Zalety dokładnego podziału koszów
Zastosowanie systemu ERP SyKOF w dziedzinie rejestracji prac wykonywanych przez pracowników przynosi szereg korzyści. Po pierwsze ewidencja taka stanowić może rozdzielnik dla kosztów wynagrodzeń. Podział kosztów dokonywany jest wtedy automatycznie przez system proporcjonalnie np. do liczby przepracowanych godzin. System umożliwia także przypisanie określonych (wyliczonych przez system lub wpisanych przez użytkownika) wartości niektórych składników wynagrodzenia do konkretnej karty pracy, a co za tym idzie do konkretnego zlecenia. Pozwala to na uznaniowy podział wynagrodzeń, takich jak premie lub dodatki wypracowane przy konkretnym zadaniu, które powinny obciążać tylko jego koszty, nie wpływając na wynik pozostałych zleceń. Wykorzystanie kart pracy do podziału kosztów płac może więc w znacznym stopniu odciążyć działy odpowiedzialne za księgowanie wynagrodzeń, eliminując konieczność ręcznego wyliczania kosztów poszczególnych zleceń.
Dodatkowo ewidencja wykonanych zadań daje możliwość oceny pracochłonności poszczególnych zleceń. Jest to także niebagatelne źródło informacji dotyczących wydajności załogi. Dzięki porównaniu ilości czasu przeznaczanej na wykonanie tych samych zadań przez różnych pracowników, można w sposób bardziej świadomy podejmować decyzję o przyszłym podziale obowiązków. Może to być także jeden z czynników wpływających np. na wysokość przyznawanych premii.
Ze względu na fakt, iż koszty robocizny stanowią często dużą część całkowitego kosztu wytworzenia produktu lub wykonania usługi, ich dokładny podział jest sprawą bardzo istotną. Poznanie dokładnego rozkładu kosztów pracy umożliwia bowiem nie tylko na ocenę rentowności poszczególnych projektów, ale pozwala także na wskazanie obszarów, które potrzebują usprawnień, np. zakupu nowych maszyn lub opracowania wydajniejszej technologii.
