Zatrudnianie pracowników zawsze powoduje konieczność wytwarzania różnego rodzaju dokumentów. Są to m.in. umowy o pracę, zaświadczenia o zatrudnieniu i wynagrodzeniu, aneksy do umów, świadectwa pracy i wiele innych. Pisma takie można tworzyć używając najprostszego edytora tekstowego, w ostateczności można także wypełnić gotowe formularze. Takie rozwiązanie, mimo że najprostsze, wymaga jednak sporego nakładu pracy, jest także czasochłonne. Dodatkowo, coraz więcej firm przykłada dużą wagę do budowy profesjonalnego wizerunku, którego częścią są także dokumenty przekazywane pracownikom. Powinny być one nie tylko estetyczne i czytelne, lecz także spójne wizerunkowo z innymi dokumentami generowanymi przez firmę. Częstą praktyką jest używanie ujednoliconych nagłówków oraz stopek, zawierających logotypy oraz dane firmowe. Sprostanie tym wyzwaniom tylko przy użyciu edytora tekstu może okazać się trudnym zadaniem.
Twórz dokumenty bez wertowania akt osobowych
Strona wizualna przygotowanego pisma to jednak nie wszystko. Dużo ważniejsze są informacje w nim zawarte. Często trudności sprawia już odnalezienie odpowiednich danych, a przy przygotowywaniu dokumentów dla wielu pracowników naraz nietrudno o pomyłkę. Żeby zobrazować ten problem wystarczy wyobrazić sobie, że sporządzenie świadectwa pracy bez użycia dodatkowych narzędzi wymaga przewertowania całości akt osobowych pracownika, które mogą zajmować nawet kilka segregatorów. Zaznaczyć przy tym należy, że zawartość niektórych dokumentów kadrowych jest ściśle określona przepisami prawa. Każda pomyłka może więc mieć poważne konsekwencje.
Rozwiązaniem takich problemów jest Edytor Szablonów Pism dostępny z poziomu programu kadrowo-płacowego systemu ERP SyKOF HR. Jest to narzędzie pozwalające na przygotowanie szablonu dowolnego dokumentu, a następnie wydrukowanie go (lub zapisanie w formie pliku pdf) z danymi z kartoteki wybranego pracownika. Dzięki prostej, intuicyjnej obsłudze (podobnej do najpopularniejszych edytorów tekstowych) tworzenie nowych szablonów oraz zmiany istniejących mogą być wykonywane samodzielnie przez użytkowników. Zaś możliwość używania dowolnych krojów czcionek, a także obrazów i elementów graficznych pozwala na dostosowanie wyglądu dokumentów do indywidualnych wymagań.
Ostatnie poprawki
Niebagatelną zaletą Edytora Szablonów Pism jest fakt, że dane potrzebne do utworzenia pisma są pobierane automatycznie z systemu ERP w momencie wydruku. Użytkownik tworząc szablon wskazuje tylko miejsce, w którym mają zostać wydrukowane określone informacje dotyczące konkretnych pracowników. Nie ma już zatem potrzeby odszukiwania archiwalnych umów i innych dokumentów ani ręcznego wyliczania np. średniego wynagrodzenia do zaświadczeń. Eliminuje to możliwość pomyłek wynikających, np. z zamienienia teczek pracowników lub niedokładnego przepisania dat lub kwot z dokumentów źródłowych.
Wydruk formularzy
Część dokumentów tworzonych w firmie musi być sporządzona na ściśle określonych drukach, np. formularze PIT lub niektóre zaświadczenia o zarobkach. Często spotykaną praktyką jest drukowanie danych na gotowym formularzu. Nie jest to najlepszym rozwiązaniem, ponieważ wydruk może być przesunięty, co znacznie obniża estetykę dokumentu. Edytor Szablonów Pism pomaga w rozwiązaniu tego problemu. Specjalny tryb działania programu – tryb formularza, pozwala na ustawienie oryginalnego wzoru dokumentu, jako tła strony, dzięki czemu widać dokładnie, w którym miejscu zostanie wydrukowany tekst.
Drukarki igłowe
Nieco rzadziej spotykanym, ale nie mniej uciążliwym problemem jest kwestia wydruku dokumentów na drukarkach igłowych. Urządzenia te są stosowane w niektórych firmach ze względu m.in. na niski koszt eksploatacji. Zastosowanie specjalnego samokopiującego papieru pozwala np. na przygotowanie kopert utajnionych z paskami wynagrodzeń dla pracowników. Próba wydruku zwykłego pisma na drukarce igłowej często prowadzi do powolnej i nieoptymalnej pracy urządzenia, a czasami jest to po prostu niemożliwe. Edytor Szablonów Pism pozwala na przygotowanie dokumentów dostosowanych specjalnie do wydruku na tego typu urządzeniach.
Stwórz własna bibliotekę szablonów pism
Dzięki zastosowaniu Edytora Szablonów Pism użytkownicy mogą stworzyć własny zestaw wzorów drukowanych na co dzień dokumentów. Łatwość obsługi i szeroki wachlarz narzędzi do edycji wyglądu pisma pozwala na dostosowanie ich do aktualnych potrzeb i indywidualnych oczekiwań. Automatyczne wypełnianie dokumentu danymi z kartoteki pracownika znacząco skraca czas potrzebny na przygotowanie pism i pozwala ustrzec się przed niepotrzebnymi pomyłkami.
Warto zaznaczyć, że Edytor Szablonów Pism jest dostępny także w pozostałych modułach systemu ERP SyKOF. Dzięki temu użytkownicy mogą samodzielnie edytować szablony wydruku faktur, zamówień, itp.
