Wśród powodów decydujących o zmianie oprogramowania dla działów HR najczęściej przewijają się niedostosowanie do obowiązujących przepisów prawa i brak rozwoju systemu ze strony dostawcy. Żadnego z tych dwóch zarzutów nie można postawić systemowi SyKOF HR. Najnowsza wersja oprogramowania kadrowo-płacowego jest już dostępna dla klientów.
Zmiany, nie tylko kosmetyczne
Nowy SyKOF HR nie jest tylko upgrade’em czy liftingiem poprzedniej wersji. Jedną z najbardziej widocznych zmian jest, oczywiście, wprowadzenie unowocześnionego interfejsu, który pozwala na prezentację większej ilości potrzebnych informacji w czytelniejszym układzie. Zmiany sięgają jednak dużo głębiej. Budowę nowego systemu kadrowo-płacowego rozpoczęto praktycznie od zera. Dzięki temu możliwe było stworzenie oprogramowania optymalnie dostosowanego do aktualnego stanu prawnego przy użyciu najnowocześniejszych narzędzi i możliwości. Poprzednia wersja systemu, mimo iż działająca poprawnie pod kątem funkcjonalnym i merytorycznym, zawierała wiele utrzymywanych przez lata mechanizmów działających w oparciu o starsze narzędzia, co skutkowało niejednokrotnie, np. koniecznością mniej intuicyjnej obsługi. Nowy system SyKOF HR powstawał od początku w oparciu o trójwarstwową architekturę: warstwa danych odpowiedzialna za przechowywanie informacji w ustalonych strukturach w wybranej bazie danych, warstwa logiki biznesowej zawierająca wszelkie procedury i algorytmy całościowo opisujące procesy obejmowane i wspierane przez system oraz warstwa prezentacji danych, w której znajdują się: interfejsy komunikacji z użytkownikiem, procesy wprowadzania danych oraz obsługa różnego rodzaju urządzeń końcowych (komputery, tablety, smartfony). Tak jasny podział umożliwił stworzenie systemu skalowalnego i niezawodnego, działającego jednolicie bez względu na użytą platformę sprzętową lub system operacyjny. Tworzenie systemu od początku w oderwaniu od wcześniejszych wersji, pozwoliło także na uwolnienie się od konieczności utrzymywania dotychczas stosowanych rozwiązań. Umożliwiło także rewizję stosowanych procedur i ścieżek postępowania, tak aby nowy system był nie tylko jak najlepiej dostosowany do obecnego stanu prawnego i rynkowego, lecz także dawał możliwość stosunkowo łatwych modyfikacji w przyszłości w reakcji na dynamicznie zmieniające się przepisy.
Bez obaw o poprawność
Każdy, kto kiedykolwiek próbował zagłębić się w przepisy dotyczące kadr i płac z pewnością podpisze się pod stwierdzeniem że znajduje się tam więcej niż mnóstwo niejasności, kruczków i możliwości wielorakiej interpretacji. Wieloletnie doświadczenia i miesiące intensywnych analiz różnorodnych przypadków pozwoliły nam na stworzenie systemu, który poprawnie obsługuje wszystkie standardowe sytuacje oraz ogromną większość tych rzadziej występujących. Dzięki temu nie musisz już martwić się tym, że nie wyłapiesz błędu systemu – system SyKOF HR jest od nich wolny. Bardziej prawdopodobne jest to, że to system poinformuje Cię o prawdopodobnym przeoczeniu lub niedozwolonym działaniu (np. nieprawidłowe rozplanowanie harmonogramu, przekroczenie limitów umów, niewykonanie planu szkoleniowego, itp.).
Przepisy dotyczące wynagrodzeń pracowników nie należą do najprostszych – jednak z systemem SyKOF HR nie musisz obawiać się, że coś przeoczysz. Przy zatrudnianiu pracowników wystarczy, że przypiszesz im odpowiednie stawki (np. miesięczna, godzinowa, premie, dodatki funkcyjne, itp.). System automatycznie wykona to, co najtrudniejsze w procesie rozliczania pracowników: poprawnie naliczy wynagrodzenia (w oparciu m. in. o ewidencję czasu pracy) wytwarzając odpowiednie składniki płacowe z uwzględnieniem właściwego oskładkowania i opodatkowania, wyliczy podstawy świadczeń chorobowych i urlopowych, a na koniec utworzy raporty i deklaracje wymagane do rozliczeń z US, ZUS i innymi instytucjami. Podobnie prosto wygląda proces korekt koniecznych, np. w sytuacji zmiany kwalifikacji rodzaju nieobecności lub poprawienia nieprawidłowo wprowadzonych danych.
Przede wszystkim informacja
System SyKOF HR odpowiada na potrzeby nowoczesnych działów kadr i płac, dla których najważniejsze jest szybkie uzyskiwanie potrzebnych informacji. Dlatego każde okno i zakładka programu zostały zaprojektowane tak, aby dostarczyć maksimum danych w jak najbardziej czytelnym i ergonomicznym układzie. Dodatkowo system został wyposażony w narzędzia do wszechstronnej analizy danych: do znanego z poprzednich wersji systemu BI VITIS (odświeżonego i wzbogaconego o nowe funkcjonalności) dołączył także moduł Paneli Użytkownika (w postaci dashboardów). Tak bogaty wachlarz możliwości raportowania i prezentacji informacji docenią zarówno członkowie kadry zarządzającej, którzy potrzebują precyzyjnych i celowanych informacji, jak też szeregowi pracownicy HR, dla których ważny jest całościowy przegląd danych i możliwość szybkiego wyłapywania anomalii.
Ponieważ wiemy, że informacje często są potrzebne w różnej formie, praktycznie w każdym miejscu systemu jest możliwość szybkiego wydruku danych aktualnie przeglądanych na ekranie lub wyeksportowania ich np. do arkusza kalkulacyjnego lub pliku pdf. Duży nacisk położony został na czytelność prezentowanych informacji, dlatego w wielu miejscach systemu znajdziemy funkcjonalne piktogramy (np. dzienniki ewidencji czasu pracy), wykresy (np. planowanie harmonogramów) lub oznaczenia kolorystyczne (np. lista płac) pozwalające na wyłapanie odchyleń lub skrajnych wartości bez konieczności żmudnego analizowania tabelarycznych danych.
System SyKOF HR został stworzony tak, by współpracował idealnie z systemem SyKOF ERP. Jednak możliwa jest jego integracja z większością dostępnych na rynku systemów klasy ERP. Komunikacja (obustronna wymiana danych) może być realizowana poprzez pliki zewnętrzne (import/eksport danych) lub w czasie rzeczywistym poprzez usługi udostępniania danych.
Cyfryzacja
Postęp technologiczny dokonuje się w każdej dziedzinie życia. Nie inaczej jest w zakresie obsługi kadrowo-płacowej. Wprowadzenie podpisów elektronicznych oraz umożliwienie przechowywania akt pracowniczych w postaci cyfrowej otworzyło wiele nowych możliwości. System SyKOF HR pomoże Ci je wykorzystać. Do kartoteki każdego pracownika automatycznie tworzona jest e-teczka, w której zapisywane są wszystkie dokumenty i pisma generowane przez system. Dodatkowo można tam załączać skany dokumentów dostarczonych przez pracownika w postaci papierowej, dzięki czemu całość dokumentacji gromadzona jest w jednym miejscu.
Samoobsługa pracownicza
Dotychczasowe rozwiązania z zakresu samoobsługi pracowniczej, zazwyczaj skupiały się na funkcji prezentacji danych: pozwalały pracownikom na przeglądanie informacji, które dział kadrowy im udostępnił. Te bardziej zaawansowane umożliwiały dodatkowo składanie wniosków do działu HR (np. o udzielenie urlopu). System SyKOF HR idzie o krok dalej – pozwala by każdy z pracowników stał się aktywnym użytkownikiem systemu, nie tylko przeglądającym dane, lecz także je tworzącym. Pracownicy mogą wprowadzać informacje czasie pracy i wykonanych zadaniach, składać wnioski o urlopy czy odbiór nadgodzin, przeglądać swoje harmonogramy, otrzymywać dokumenty i paski płacowe w postaci elektronicznej. Kierownicy działów mogą przeglądać i modyfikować grafiki dla swoich podwładnych przyznawać premie i dodatki, akceptować bądź odrzucać wnioski urlopowe i o czas wolny oraz zarządzać planem szkoleniowym, itd. Dotychczas wszystkie te zadania musiały realizować (bezpośrednio lub wtórnie poprzez przepisanie danych do systemu) służby kadrowo-płacowe – system SyKOF HR uwalnia je od tego obowiązku, pozwalając skupić się na ważniejszych zadaniach.
Nie wszystko nowe
Tworzenie oprogramowania od zera nie oznacza, że zrezygnowano z funkcjonalności, które sprawdzały się w dotychczasowych odsłonach systemu. Została zatem zachowana możliwość jednoczesnej pracy w wielu zakładkach, także w różnych modułach systemu. Dzięki zmianom w interfejsie systemu, dużo bardziej przydatna jest teraz także możliwość podziału okna programu między otwarte karty. Nie zrezygnowano także z dużych możliwości użytkownika w zakresie dostosowania systemu do własnych wymagań. Użytkownik może samodzielnie tworzyć szablony wydruków i raportów generowanych z systemu, a także zapisywać wzorce często wykonywanych analiz. Dzięki intuicyjnej obsłudze narzędzi służących do tego celu, z zadaniem tym poradzą sobie nawet użytkownicy nie posiadający dużej wiedzy informatycznej. Ponadto w większości okien użytkownik ma możliwość wyboru ad hoc kolumn, jakie będą wyświetlane i sterowania ich kolejnością oraz sortowaniem danych – w zależności od aktualnych potrzeb.
Jakość z najwyższej półki
System SyKOF HR jest z powodzeniem wdrażany i użytkowany w przedsiębiorstwach z różnych sektorów gospodarki. Opinie użytkowników pozwalają na jednoznaczne stwierdzenie, że system SyKOF HR nie tylko sprostał niełatwym wyzwaniom, jakie w obecnych czasach stoją przed oprogramowaniem wspomagającym pracę działów HR, lecz także otworzył drogę do zupełnie nowego wymiaru obsługi kadrowej. W odróżnieniu od innych rozwiązań, system SyKOF HR przejmuje od użytkownika ciężar odpowiedzialności za zgodność z przepisami – gwarantuje zgodność i poprawność danych w całym procesie naliczania wynagrodzeń począwszy od utworzenia listy do wygenerowania dekretu księgowego, rozdzielnika kosztowego i przelewów.
