Nikogo nie trzeba chyba przekonywać, że wykorzystanie odpowiednich systemów IT przynosi przedsiębiorstwom wiele korzyści. Kluczową kwestią jest jednak dobór rozwiązań informatycznych do swojej branży i specyfiki działalności. Często zdarza się, że firmy decydują się na wdrożenie standardowego „pudełkowego” oprogramowania, a problemy typowe dla swojej branży rozwiązują poza głównym systemem IT (np. za pomocą innych mniejszych aplikacji lub arkuszy kalkulacyjnych). Takie działanie nie dość, że zabiera znacznie więcej czasu pracowników (za który przecież należy zapłacić), to może także powodować problemy związane z opóźnieniami w dostępie do informacji, czy wręcz błędy w przepisywanych kilkakrotnie lub przeliczanych ręcznie danych. Branża budowlana jest jednym z tych sektorów gospodarki, które wymagają od systemów ERP specyficznych funkcjonalności.
Planowanie i kontrola kosztów i zaawansowania prowadzonych budów
Zlecenia realizowane przez firmy budowlane w większości przypadków cechują się tym, że zarówno koszty, jak i wykonanie poszczególnych prac są rozciągnięte na przestrzeni wielu miesięcy. Przy prowadzeniu wielu projektów jednocześnie nadzór i efektywne zarządzanie nie jest łatwym zadaniem. To właśnie kontrola kosztów i zaawansowania budów jest obszarem, w którym bardzo pomocne staje się wdrożenie systemu informatycznego. Systemy ERP dostosowane do branży budowlanej najczęściej pozwalają na wprowadzenie planu i harmonogramu ponoszonych kosztów dotyczących konkretnych zleceń, a także na bieżącą kontrolę wykorzystania zasobów i realizacji prac. Najlepszym rozwiązaniem jest ścisła integracja narzędzia do rozliczania kontraktów z systemem księgowym, dzięki czemu mamy pewność, że informacje są aktualne i wiarygodne.
Przyspieszenie obiegu informacji
Wprowadzanie informacji o postępach prac, czy wystawionych lub otrzymanych dokumentach ma jeszcze jedną ważną zaletę. Dane te są od razu widoczne dla wszystkich użytkowników systemu (oczywiście o ile mają do tego uprawnienia). Likwiduje to zatem problem opóźnień powstałych w wyniku oczekiwania na przesłanie papierowej dokumentacji. Przykładowo, kierownicy budów mogą wprowadzać bezpośrednio do systemu informacje o czasie pracy pracowników lub o zużytych materiałach. Kwestia ta jest szczególnie ważna dla firm realizujących kontrakty w wielu oddalonych geograficznie od biura miejscach. Przy wyborze oprogramowania do firmy warto zatem zadbać o to, aby możliwe było połączenie z systemem z placówek terenowych.
Kontrola nad sprzętem
Trudno wyobrazić sobie prowadzenie prac budowlanych bez użycia ciężkiego sprzętu. Firmy posiadające własny park maszynowy stają przed koniecznością rozliczenia kosztów jego utrzymania i pracy (często niemałych) pomiędzy realizowane zlecenia. Także samo zarządzanie posiadanym lub użytkowanym np. na podstawie umowy leasingu sprzętem nie należy do prostych zadań. Należy pamiętać o terminach obowiązywania polis ubezpieczeniowych, okresowych przeglądach technicznych i innych czynnościach eksploatacyjnych, np. wymiana oleju, opon czy akumulatora. Oprócz tego często prowadzona jest także kontrola zużycia paliwa, aby zapobiec nadużyciom w tym temacie. Wszystkie te zadania znacząco może ułatwić wdrożenie systemu informatycznego. Dzięki zgromadzeniu wszystkich potrzebnych informacji w jednym miejscu można w łatwy sposób uzyskać przegląd wszystkich dostępnych maszyn, a także szybko ocenić ich rentowność.
Rozliczenie czasu pracy
Kolejnym obszarem, w którym warto wspomóc się systemem komputerowym, jest ewidencja czasu pracy pracowników oraz podział kosztów wynagrodzeń. Wybierając system do ewidencji obecności i nieobecności pracowników należy zwrócić uwagę, czy jest on na tyle elastyczny, aby odwzorować wszystkie sytuacje, które mogą się wydarzyć, np. równoważny system czasu pracy, odbieranie nadgodzin, różne przyczyny nieobecności pracowników, praca na kilku budowach w jednym dniu, indywidualne harmonogramy pracy, itp.
Gotowy na JPK
Oprócz funkcjonalności dedykowanych dla konkretnej branży, system ERP powinien posiadać narzędzia i mechanizmy pozwalające na obsłużenie „standardowych” procesów biznesowych. Warto zadbać o czytelne analizy, przejrzyste wydruki czy jak najprostszą obsługę operacji księgowych. W świetle obowiązujących przepisów niezbędne jest, aby system pozwalał na wygenerowanie i przesłanie pliku JPK, deklaracji podatkowych PIT i CIT, i in.
