Każda firma bez względu na wielkość i branżę, w której działa, powinna kontrolować, czy efekty prowadzonych działań są zgodne lub zbliżone do rezultatów przewidywanych na starcie. Bez odpowiednich mechanizmów kontrolnych utrudnione bądź wręcz niemożliwe staje się np. ustalenie opłacalności podejmowanych przedsięwzięć, zoptymalizowanie procesów biznesowych czy długofalowe planowanie rozwoju. Często firmy ograniczają się do badania samych efektów końcowych wykonywanych zdań. Takie podejście jednak nie sprawdzi się w przypadku długich lub rozbudowanych zadań (takich jak np. kontrakty budowlane). Nadzór nad prawidłowością realizowania projektów w czasie rzeczywistym jest zadaniem niełatwym, a do tego obarczonym sporą odpowiedzialnością. To właśnie z myślą o takich funkcjach powstał moduł Budżetowanie systemu ERP SyKOF.
Dobry plan kluczem do oszczędności
Sporządzenie dobrego planu dla rozpoczynanego przedsięwzięcia przynosi korzyści nie tylko działom kontrolingu. Pozwala także m. in. na zabezpieczenie potrzebnych zasobów odpowiednio wcześniej. Przykładowo, wiedząc, jakie materiały będą potrzebne, można je z wyprzedzeniem zamówić, podobnie można zarezerwować potrzebny sprzęt i zadbać o to, aby właściwa ilość pracowników była dostępna. Dzięki temu minimalizuje się ryzyko opóźnień, a wcześniejsze zamówienie pozwala często na uzyskanie korzystniejszych cen. Dodatkowo bez przygotowanych wcześniej planów, wszystkie wymienione operacje muszą być wykonane w oparciu tylko i wyłącznie o intuicję i doświadczenie pracowników, które, choć nie do przecenienia, czasami jednak bywają zawodne. Warto także zaznaczyć, że znajomość faktycznych potrzeb pozwala na zminimalizowanie gromadzenia zasobów „na wszelki wypadek”
Widzisz i wiesz
Czytelny intuicyjny interfejs użytkownika w połączeniu z drzewiastą strukturą tworzonych budżetów pozwala na szybką analizę stanu projektu. Harmonogramowanie zadań z użyciem wykresów Gantta umożliwia zaś nie tylko kontrolę zaawansowania realizacji względem całości prac i planowanych kosztów, lecz także względem zakładanego poziomu zaawansowania w danym punkcie czasowym. Wszystkie potrzebne informacje o planie i jego realizacji są dostępne od razu na jednym ekranie, dzięki temu nie ma potrzeby tworzenia dodatkowych analiz czy raportów, co znacznie przyspiesza pracę.
Dostęp pod kontrolą
W wielu przedsiębiorstwach przydatną funkcjonalnością może okazać się możliwość określenia sposobu wyświetlania budżetu dla konkretnych grup użytkowników. Dzięki temu można zadecydować, dla kogo widoczny będzie pełny widok ilościowo-kosztowy, a kto oglądał będzie wariant uproszczony uwzględniający np. tylko ilości zaplanowanych materiałów. Zbyt szeroki dostęp do tego typu informacji może bowiem niekiedy prowokować nadużycia i niegospodarność. Warto zatem już na początku zastanowić się nad kwestią przydzielania uprawnień do poszczególnych widoków budżetu lub jego części.
Łatwe raportowanie
Na co przydałby się plan, jeśli nie można byłoby zapisywać i obserwować jego realizacji? Moduł Budżetowanie systemu ERP SyKOF pozwala na szybką intuicyjną rejestrację postępów w realizowanych zadaniach u źródła, np. przez kierowników budów. Porównanie faktycznego zaawansowania z oczekiwanym pomaga w rzetelnej ocenie stanu prowadzonych przedsięwzięć i pozwala na szybką reakcję w przypadku pojawiających się opóźnień. Dzięki ścisłej integracji z innymi blokami funkcjonalnymi programu możliwe jest także powiązanie rozchodów materiałowych, faktur zakupowych, a także kart pracy załogi i sprzętu z konkretnym budżetem. Dzięki możliwości powiązania budżetu z konkretnymi kontami księgowymi, łatwiejsze staje się także wprowadzanie i dekretowanie dokumentów – można powoływać się tylko na budżet i jego pozycję, a konto i analityki zostaną dopisane automatycznie.
