Informatyzacja polskich firm postępuje coraz szybciej. Wpływ na to miało z pewnością wprowadzenie JPK. Coraz więcej przedsiębiorstw dostrzega też korzyści, jakie niesie ze sobą wykorzystanie najnowszych technologii, m.in. wdrożenie systemów informatycznych, uruchomienie strony internetowej czy reklama w internecie. Badanie wykorzystania technologii informacyjno-komunikacyjnych w przedsiębiorstwach w 2017 roku przeprowadzone przez GUS pokazuje jednak jasno, że ciągle pozostaje dużo do zrobienia w temacie efektywnego wykorzystania wdrożonych narzędzi.
Nie wszyscy wierzą w ERP
Pomimo zwiększającego się z każdym rokiem procentu przedsiębiorstw deklarujących użytkowanie systemu klasy ERP lub CRM, ilość firm, w których tego typu rozwiązania nie są w ogóle wykorzystywane jest wciąż bardzo duża – używanie systemów deklaruje obecnie jedynie niespełna 35% przedsiębiorstw. Należy jednak zauważyć, że największy problem w tej kwestii występuje w małych firmach (10-49 pracowników), wśród których 3 na 4 firmy oświadcza, że nie używa żadnego programu klasy ERP lub CRM. Nie dziwi fakt, że ciągle w czołówce najbardziej zinformatyzowanych firm są przedsiębiorstwa wykorzystujące na co dzień nowoczesne technologie, tj. produkcja komputerów i wyrobów elektronicznych, przemysł chemiczny i farmaceutyczny czy firmy z branży informatycznej lub medialnej (więcej niż połowa firm korzysta z systemów informatycznych wspomagających zarządzanie). Na drugim biegunie znajdują się przedsiębiorstwa z branży budowlanej oraz odzieżowo-tekstylnej i poligraficzno-papierniczej (odpowiednio 19,5%, 25,9%, 27,1%).
System dla jednego działu
To, że firma deklaruje używanie systemu ERP, nie oznacza jednak, że korzysta z niego w sposób optymalny. Pokazuje to jasno analiza odsetka przedsiębiorstw, które wykorzystują systemy informatyczne do przekazywania informacji między różnymi obszarami działalności (np. księgowością, marketingiem, produkcją). Prawie co czwarta firma używająca systemów ERP lub CRM nie przekazuje danych między różnymi działami. Warto zaznaczyć, że właśnie to przekazywanie informacji jest właściwą siłą systemów ERP. Bez tego, stają się zazwyczaj tylko narzędziem do gromadzenia danych i automatyzacji powtarzalnych czynności w ramach jednego ograniczonego działu firmy. Jeśli system nie przekazuje informacji między działami, to ktoś musi przekazać je w inny sposób (za pomocą poczty elektronicznej, papierowych dokumentów lub ustnie), a następnie potrzebne dane muszą zostać wtórnie wprowadzone do innego systemu informatycznego używanego w dziale docelowym. Nietrudno zauważyć, że taki model działania, nie tylko niesie ryzyko pomyłek (np. wynikających z błędnego przepisania danych z kartki papieru do systemu), ale tez powodować może duże opóźnienia i ryzyko niespójności informacji posiadanych przez różne działy w firmie. Zauważyć można silną korelację występowania takich sytuacji z wielkością firmy. Wśród dużych firm (powyżej 250 pracowników) tylko około 4% nie korzysta z systemów ERP do przekazywania danych między rożnymi obszarami działalności. Dla średnich i małych przedsiębiorstw jest to odpowiednio 12% i 30% spośród tych, którzy deklarują używanie jakiegokolwiek systemu ERP.
CRM to (nie) tylko baza danych
Podobnie wygląda kwestia wykorzystywania możliwości systemów CRM. 23% przedsiębiorstw deklaruje używanie jakiegokolwiek systemu CRM. Jednak tylko dwie trzecie z nich korzysta z danych zgromadzonych w tych systemach do analizy informacji o klientach w celach marketingowych (ustalanie cen, zarządzanie promocjami, wybór kanałów dystrybucji itp.). Oznacza to, że w pozostałych firmach system CRM służy jedynie do gromadzenia i przechowywania danych o klientach i nie czerpie się z nich żadnych dalszych korzyści. Przypadek ten szczególnie często występuje w firmach związanych z wytwarzaniem i zaopatrywaniem w energię elektryczną, ciepło, gaz oraz z gospodarką wodną i kanalizacyjną – ponad połowa przedsiębiorstw posiadających system CRM nie wykorzystuje danych do dalszych analiz.
Co dalej?
Dane z raportu GUS pokazują jasno, że dla większości polskich przedsiębiorstw (zwłaszcza z sektora MiŚ) kompleksowa informatyzacja kluczowych procesów biznesowych to wciąż kwestia przyszłości. Nawet te z firm, które wdrożyły systemy klasy ERP lub CRM często nie wykorzystują w pełni dostępnych możliwości. Z tego powodu wdrożenie systemów informatycznych bywa nierzadko oceniane jako niepotrzebne lub nieprzynoszące oczekiwanych korzyści. Najczęściej przyczyną takiego stanu rzeczy są niewłaściwie określone oczekiwania dotyczące systemu informatycznego oraz brak gotowości do zmian utrwalonych przez lata procedur. Należy mieć nadzieję, że kolejne lata przyniosą znaczący wzrost świadomości na temat korzyści, jakie może przynieść firmie dobrze wykorzystywany system informatyczny. A to z kolei przełoży się na większą liczbę efektywnych wdrożeń systemów ERP i CRM.
Źródło: Raport GUS „Wykorzystanie technologii informacyjno-komunikacyjnych w przedsiębiorstwach i gospodarstwach domowych w 2017 roku ” z dn. 24.01.2018
