Coraz większy odsetek społeczeństwa stanowią ludzie, którzy są przyzwyczajeni do natychmiastowego dostępu do interesujących ich informacji, bez względu na porę lub dzień tygodnia. Oczywistym jest dla nich, że wystarczy kilka razy dotknąć palcem ekranu komórki, tabletu lub nacisnąć kilka liter na klawiaturze laptopa i w dowolnym momencie uzyskają aktualne informacje, które akurat są dla nich interesujące. To jest dla nich standardowe działanie i podobnego standardu działania oczekują w zakresie pozyskiwania informacji od działu personalnego firmy, w której aktualnie pracują. Już nie wystarczy wygenerować pasek wynagrodzeń, umieścić na nim oczekiwane informacje i co miesiąc rozdać pracownikom lub wysłać mailem. Dane na takim dokumencie np. o liczbie dni niewykorzystanego urlopu po kilku dniach mogą być już nieaktualne, a więc często nie do końca przydatne.
Czy firma może zapewnić swoim pracownikom dostęp do aktualnych informacji kadrowych o dowolnej porze i z dowolnego miejsca ?
Tak, wystarczy uruchomić moduł Portal pracownika systemu SyKOF HR.
W jaki sposób pracownik uzyskuje dostęp do Portalu?
Dostęp do Portalu jest możliwy z dowolnego urządzenia: komórka, tablet, laptop lub komputer z przeglądarką internetową. Nie ma potrzeby instalowania dodatkowego oprogramowania, wystarczy wejść na adres internetowy udostępniony przez dział kadrowy lub kliknąć link umieszczony na firmowej stronie internetowej, a następnie wpisać login i hasło.
Co może zrobić pracownik po zalogowaniu do Portalu ?
Główną funkcjonalnością Portalu pracownika jest składanie przez pracowników wniosków o różnego rodzaju „nieobecności” w standardowym miejscu pracy, do których można zaliczyć zarówno pracę zdalną, pracę w delegacji, jak również urlopy wypoczynkowe, okolicznościowe, czy np. urlop ojcowski.
Co dzieje się z np. wnioskiem urlopowym złożonym przez pracownika ?
Każdy dokument zarejestrowany poprzez Portal widoczny jest natychmiast w systemie SyKOF HR, tak jakby był rejestrowany bezpośrednio w tym systemie. Złożony wniosek trafia do przełożonego, który może go zaakceptować lub odrzucić.
Ile osób może pełnić rolę przełożonych i akceptować wnioski ?
Akceptacja wniosków odbywa się w oparciu o wielopoziomową strukturę akceptacji, w której definiuje się kto może akceptować wnioski dla jakich grup pracowników.
Czy przełożony chcąc zaakceptować wniosek urlopowy musi uruchamiać system SyKOF HR?
Nie, akceptacja wniosków złożonych przez podwładnych odbywa się poprzez przeglądarkę i stronę Portalu pracownika. Dodatkowo przełożony może rejestrować wnioski w imieniu swoich podwładnych a następnie je zaakceptować.
Skąd przełożony wie, że wnioski oczekują na rozpatrzenie ?
Po złożeniu wniosku przez podwładnego jego przełożony otrzymuje wiadomość email z informacją o nowym wniosku oczekującym na rozpatrzenie. Podobnie pracownik otrzymuje maila z wiadomością o rozpatrzeniu przez przełożonego złożonego wniosku.
Co dzieje się dalej z zaakceptowanym wnioskiem urlopowym ?
Zaakceptowany wniosek automatycznie zapisywany jest jako urlop w dzienniku ewidencji czasu pracy w SyKOF HR. Pozwala to wyeliminować dodatkową pracę działu HR związaną z wprowadzaniem urlopów do systemu.
Czy wnioski składane przez Portal pracownika wymagają dodatkowego drukowania, podpisywania i przechowywanie w formie papierowej ?
Nie, w przepisach nie ma zapisów mówiących o papierowej formie wniosków urlopowych. Wniosek złożony przez Portal pracownika opatrzony jest systemowymi informacjami o osobie i czasie kiedy został wprowadzony/edytowany. Wszystkie wnioski widoczne są dla pracownika oraz dla osób z działu personalnego. Tak jak wszystkie inne dane wprowadzane do systemu SyKOF HR podlegają codziennym kopiom i nie ma potrzeby aby je dodatkowo drukować i przechowywać w formie papierowej.
Jakie są jeszcze inne funkcjonalności Portalu pracowniczego ?
Każda osoba, która zaloguje się do Portalu pracowniczego może przeglądać informacje, które jej dotyczą, do najważniejszych z nich należą:
-
obowiązujący harmonogram (grafik) pracy,
-
szczegółowe dane z kartotek urlopowych wraz z historią wykorzystania,
-
aktualne saldo nadgodzin do odebrania lub wyjść prywatnych do odpracowania,
-
paski wynagrodzeń i deklaracje PIT,
-
informacje o terminach obowiązywania szkoleń np. BHP, uprawnień i badań lekarskich,
-
stawki wynagrodzenia oraz potrącenia z wynagrodzenia (ubezpieczenie grupowe, pożyczki KZP itp.),
-
dane z kartoteki osobowej – dane osobowe, adresy, urząd skarbowy, członkowie rodziny, informacje o emeryturze/rencie/niepełnosprawności, rachunek bankowy, PPK itp.
-
inne dokumenty wygenerowane lub dostarczone przez pracownika i zgromadzone na dysku SyKOF np. skierowanie na badania lekarskie czy zaświadczenie o zarobkach, świadectwa pracy, zaświadczenia o zatrudnieniu, zaświadczenia o zarobkach.
Czy pracownicy muszą widzieć wszystkie dane i jak często dane widoczne w Portalu są uaktualniane?
Administrator SyKOFa HR może zadecydować, które z informacji maja być widoczne w Portalu pracownika, a które nie. Portal jest jednym z modułów systemu SyKOF HR i działa według tych samych zasad co pozostałe moduły systemu. Dane do których ma dostęp pracownik są na bieżąco pobierane z bazy SyKOF HR i tym samym są zawsze aktualne.
