Większość pracowników zatrudnionych w oparciu o umowę o prace pracuje według tzw. podstawowego systemu czasu pracy. Oznacza to, w przypadku pełnego etatu, pracę przez 5 dni w tygodniu (zazwyczaj od poniedziałku do piątku) po 8 godzin dziennie (z wyłączeniem świąt ustawowo wolnych od pracy). Nie zawsze jednak taka standardowa organizacja czasu pracy jest optymalna. Czasami, czy to ze względu na specyfikę pracy, czy czynniki zewnętrzne, istnieje potrzeba zróżnicowania godzin pracy w poszczególnych dniach. W systemie podstawowym pracodawca, co prawda, może nakazać pracownikom dłuższą pracę (praca w godzinach nadliczbowych), jednak nie może jej zaplanować – musi ona wynikać ze specjalnych potrzeb, które istnieją w danym czasie. Pewnym rozwiązaniem tej sytuacji jest zastosowanie systemu równoważnego czasu pracy.
Na czym polega?
System równoważnego czasu pracy pozwala na zwiększenie dobowego wymiaru pracy ponad 8 godzin. Takie zwiększenie musi być oczywiście zrównoważone odpowiednim skróceniem dobowego wymiaru w innych dniach (stąd nazwa – równoważny system czasu pracy). Przykładowo, w poniedziałek można ustalić wymiar czasu pracy na 10 godzin, a w zamian za to w czwartek i piątek obniżyć wymiar do 7 godzin.
Oczywiście zmiany nie muszą dotyczyć zawsze tych samych konkretnych dni tygodnia, ani zamykać się w tygodniowych ramach. Ograniczeniem jest tutaj okres rozliczeniowy, jaki obowiązuje pracownika. Sumaryczna liczba godzin rozplanowanych w okresie rozliczeniowym dla pracownika w równoważnym systemie czasu pracy musi być taka sama jak dla pracownika w podstawowym systemie czasu pracy. Należy także pamiętać, że wciąż muszą być zachowane odpoczynki dobowe, tygodniowe i inne warunki dotyczące planowania harmonogramu wynikające z Kodeksu pracy.
Problematyczne wykorzystanie urlopu
Wprowadzenie równoważnego czasu pracy niesie ze sobą wiele konsekwencji. Należy pamiętać, że przedłużony w jednych dniach i skrócony w innych dniach wymiar czasu pracy ma wpływ na różne aspekty uprawnień pracowniczych. Jednym z bardziej istotnych tematów jest kwestia wykorzystania urlopu. Należy bowiem pamiętać, że urlop wypoczynkowy, choć przyznawany w wymiarze pełnoetatowych dni, wykorzystywany jest godzinowo. Z tego powodu 1 dzień urlopu pracownika pracującego w równoważnym systemie czasu pracy może „ściągać” z wymiaru przysługującego mu urlopu różną liczbę godzin. Może się więc okazać, że pracownik, któremu przysługuje wymiar urlopu 20 dni, fizycznie będzie na urlopie np. tylko 16 dni, bo wykorzystywał go w dni w które miał zaplanowaną pracę przez 10 godzin. Oczywiście może zdarzyć się się sytuacja odwrotna, w której pracownik wykorzystywał urlop w dniach o niższej niż 8 normie i w związku z tym sumaryczna liczba dni roboczych wykorzystania urlopu będzie większa niż wymiar. Z podobnymi problemami spotykają się pracodawcy zatrudniający pracowników na część etatu.
Nieco inaczej wygląda sprawa w przypadku, tzw. dni opieki nad dzieckiem. Zwolnienie od pracy na podstawie art. 188 pracownik sprawujący opiekę nad dzieckiem może wykorzystać albo w wymiarze 16 godzin, albo 2 dni roboczych. Dla pracowników zatrudnionych w podstawowym systemie czasu pracy, możliwość godzinowego wykorzystania opieki nad dzieckiem pozwala na wykorzystanie jej w ciągu więcej niż 2 dni, ale całkowity czas zwolnienia pozostaje ten sam – 16 godzin to 2 dni robocze po 8 godzin. W przypadku równoważnego czasu pracy przy godzinowym wykorzystywaniu zwolnienia nadal jego wymiar wynosi 16 godzin, ale jeśli pracownik decyduje się na korzystanie z opieki w wymiarze dziennym, liczba godzin może być większa lub mniejsza niż 16 – w zależności od tego, jaka norma dzienna obowiązywała pracownika w dniu wykorzystania zwolnienia.
Zmienne wynagrodzenie
Wprowadzenie równoważnego czasu pracy w firmie może mieć wpływ na wynagrodzenie pracowników uzyskiwane w poszczególnych miesiącach (przy okresach rozliczeniowych dłuższych niż 1 miesiąc). Dla pracowników z ustaloną stawką godzinową liczba zaplanowanych godzin pracy znacząco wpływa na wysokość pensji. W miesiącach, w których wymiar czasu pracy był wydłużany, otrzymają oni wyższe wynagrodzenie, zaś w miesiącach z niższą normą czasu pracy – niższe. Należy jednak pamiętać o tym, że w żadnym miesiącu wynagrodzenie pracownika nie może być niższe niż minimalne wynagrodzenie (w 2020 roku – 2600 zł). Widać zatem, że zbytnia dysproporcja w planowaniu norm czasu pracy i zaplanowanie małej liczby godzin w jednym z miesięcy przy stosunkowo niskich stawkach godzinowych może spowodować konieczność uzupełnienia wynagrodzenia do kwoty minimalnej.
Pracownicy wynagradzani stawką miesięczną zasadniczo co miesiąc otrzymają taką samą kwotę wynagrodzenia zasadniczego (jeśli przepracują wszystkie zaplanowane godziny). Jednak także w tym przypadku wprowadzenie równoważnego czasu pracy ma wpływ na wynagrodzenie pracownika, np. przy ustalaniu wynagrodzenia za godziny nadliczbowe. To, jakie wynagrodzenie należy się bowiem za jedną przepracowaną godzinę ponad wymiar zależy od tego jaka jest norma godzin do przepracowania w danym miesiącu. Przykładowo, jeśli pracownik ma stawkę miesięczną 4000 zł i w miesiącu ma do przepracowania 160 godzin to za 1 godzinę nadliczbową otrzyma 25 zł, jeśli przy takiej samej stawce ma zaplanowane 200 godzin w miesiącu to za godzinę nadliczbową otrzyma już tylko 20 zł, ale jeśli w kolejnym miesiącu ma godzin zaplanowanych mniej, np. tylko 128 to jego godzina pracy nadliczbowej będzie kosztować aż 31,25 zł.
Jak widać wprowadzenie równoważnego czasu pracy pomimo oczywistych korzyści związanych z uelastycznieniem czasu pracy, może przysporzyć trudności działom HR. Z tego powodu należy upewnić się, że wykorzystywane oprogramowanie kadrowo-płacowe właściwie obsługuje taką sytuację. Odpowiedni system kadrowy (taki jak np. SyKOF HR) nie tylko pozwoli rozplanować czas pracy zgodnie z obowiązującymi przepisami, lecz także zapewni poprawność naliczeń w każdym przypadku.
