Odprowadzanie składek na ubezpieczenie społeczne do ZUS jest dla pracodawców oraz pracowników jednym z mniej lubianych obowiązków. Trudno się temu dziwić skoro na każde 100 zł które trafia do kieszeni pracownika przypada blisko 60 zł do odprowadzenia do ZUS (po zsumowaniu wszystkich składek bez względu na to z czyich środków są finansowane). Dla mniej obytych z tematem już sama liczba różnych danin może przyprawić o zawrót głowy – do ZUS przekazuje się bowiem składki na ubezpieczenie emerytalne, rentowe, chorobowe, zdrowotne, wypadkowe, Fundusz Pracy, Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych oraz opcjonalnie Fundusz Emerytur Pomostowych. Pierwsze dwie z nich są finansowane zarówno przez pracownika (potrącane przez pracodawcę z wynagrodzenia), jak i przez pracodawcę, kolejne trzy tylko przez pracownika, a pozostałe tylko przez pracodawcę. Oczywiście naliczenie właściwej wysokości składek, a nawet samo określenie, czy dana osoba podlega obowiązkowi ubezpieczenia społecznego jest obwarowane wieloma przepisami, istnieje szereg wyłączeń i „przypadków szczególnych”. To wszystko sprawia, że rozliczenia z ZUS nie należą do łatwych zadań.
Oprócz zapłaty, jeszcze rozliczenie
Samo przekazanie należnych składek do ZUS to jednak jeszcze nie wszystko. Do obowiązków pracodawcy należy także odpowiednie rozliczenie się z przesłanej kwoty poprzez sporządzenie i przesłanie raportów zgłoszeniowych i rozliczeniowych do ZUS. Firmy wpłacając należności do ZUS przekazują je bowiem jednym zbiorczym przelewem, dlatego bez dodatkowej informacji w postaci raportów nie byłoby możliwości rozdzielenia kwot wpłaconych z tytułu różnych składek ani podziału na składki płacone za poszczególnych pracowników. Taki podział zaś jest konieczny choćby ze względu na indywidualne konta emerytalne w ZUS, na które trafiać mają składki emerytalne (finansowane przez obie strony) wyliczone od wynagrodzenia konkretnego pracownika.
Rodzaje raportów ZUS
Raporty ZUS podzielić można na dwie grupy: raporty zgłoszeniowe i raporty rozliczeniowe. Pierwsze z nich służą głównie do poinformowania ZUS o tym, że dana osoba została objęta (lub przestała być objęta) danym rodzajem ubezpieczenia lub do aktualizacji jej danych osobowych (np. zmiana nazwiska, itp.). Do najczęściej składanych raportów zgłoszeniowych należą:
-
ZUA – zgłoszenie do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych danych osoby ubezpieczonej (lub zmiana danych innych niż identyfikacyjne);
-
ZWUA – wyrejestrowanie z ubezpieczeń osoby ubezpieczonej;
-
ZZA – zgłoszenie do ubezpieczenia zdrowotnego osoby ubezpieczonej (lub zmiana danych innych niż identyfikacyjne);
-
ZCNA – zgłoszenie lub wyrejestrowanie z ubezpieczenia zdrowotnego członków rodziny osoby ubezpieczonej;
-
ZIUA – zmiana danych identyfikacyjnych osoby ubezpieczonej.
Raporty zgłoszeniowe należy złożyć w ciągu 7 dni od wystąpienia zgłaszanego zdarzenia, czyli zatrudnienia lub zwolnienia pracownika, zawarcia umowy zlecenia, zmiany danych, itd. Terminowe i poprawne zgłoszenie do ubezpieczeń jest szczególnie ważne w związku z kwestią dostępu do publicznej opieki zdrowotnej – system eWUŚ korzysta właśnie m.in. z danych o podleganiu ubezpieczeniu zdrowotnemu uzyskanych od pracodawców w raportach zgłoszeniowych.
Druga grupa raportów ZUS to raporty rozliczeniowe, czyli informacja przekazywana do ZUS o podstawach ubezpieczeń, kwotach naliczonych składek i ewentualnych świadczeniach wypłaconych pracownikom. Do tej grupy raportów należą:
-
RCA – imienny raport rozliczeniowy zawierający informacje o podstawach i naliczonych składkach na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne dla każdej z ubezpieczonych osób osobno;
-
RSA – imienny raport zawierający informacje o okresach przerwy w opłacaniu składek (okresy nieskładkowe) oraz o kwotach świadczeń wypłacanych ubezpieczonym w imieniu ZUS i okresach, za które świadczenia te przysługują;
-
RZA – imienny raport rozliczeniowy zawierający informacje o podstawach i naliczonych składkach na ubezpieczenie zdrowotne dla każdej z ubezpieczonych osób osobno (sporządzany dla tych ubezpieczonych, którzy podlegają wyłącznie ubezpieczeniu zdrowotnemu);
-
DRA – zbiorczy raport sporządzany dla płatnika składek (firma) zawierający m.in. informacje o ilości ubezpieczonych, sumie odprowadzonych składek na ubezpieczenia społeczne, składkach na Fundusz Pracy i FGŚP.
Raporty rozliczeniowe składa się raz w miesiącu (do 5., 10. lub 15. dnia miesiąca w zależności od rodzaju firmy) za miesiąc poprzedni.
Ubezpieczenie a składki
Samo podleganie ubezpieczeniom nie implikuje jeszcze samo z siebie konieczności opłacania składek. Składki są bowiem zazwyczaj wyliczane jako procent od wynagrodzenia wypłacanego pracownikowi (lub osobie zatrudnionej w innej formie niż umowa o pracę). Dopóki zatem takiego wynagrodzenia nie będzie, nie pojawią się także składki. Nie oznacza to jednak, że takiej osoby nie należy uwzględniać w raportach rozliczeniowych – składa się dla niej tzw. raport zerowy RCA lub RZA, w którym wykazuje się zerową kwotę podstawy ubezpieczenia i składek.
Świadczenia i przerwy
Pierwszą korzyścią płynącą z podlegania ubezpieczeniom opłacania składek jest, wspomniana już wcześniej, możliwość korzystania z publicznej opieki zdrowotnej (ubezpieczenie zdrowotne). Podleganie ubezpieczeniom społecznym daje ubezpieczonym także prawo do świadczeń za okresy niezdolności do pracy spowodowane chorobą lub związane z rodzicielstwem (zasiłki chorobowe, wypadkowe, opiekuńcze, świadczenia rehabilitacyjne, zasiłki macierzyńskie rodzicielskie i ojcowskie). Świadczenia są zawsze finansowane przez ZUS, jednak w przypadku większych firm (powyżej 20 pracowników), pracodawca pośredniczy w ich wypłacie. Oznacza to, że pracownik otrzymuje zasiłek razem ze „zwykłym” wynagrodzeniem za pracę od swojego pracodawcy, a ten z kolei może pomniejszyć swoją należność wobec ZUS o wypłacone świadczenia. W związku z tym zrozumiałe jest, że ZUS powinien otrzymać informację komu, jakie świadczenia, w jakiej wysokości i za jaki okres zostały wypłacone.
Jak widać, temat rozliczeń z ZUS z opłaconych składek i wypłaconych świadczeń nie jest z pewnością zadaniem łatwym. Dlatego tak ważne jest, aby działy HR posiadały odpowiednie narzędzia, które ułatwią im to zadanie. Należy bowiem pamiętać że w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości, np. w trakcie kontroli, ZUS może nakazać korektę raportów nawet za wiele miesięcy wstecz. Oprócz konieczności poświęcenia na to zadanie dodatkowego czasu należy także liczyć się z dotkliwymi karami finansowymi. Nowoczesne systemy kadrowo-płacowe potrafią automatycznie sporządzić zestaw wszystkich potrzebnych raportów rozliczeniowych i zgłoszeniowych za zadany okres i przygotować je w wersji elektronicznej możliwej do zaimportowania w programie Płatnik. Ze względu na częste zmiany w przepisach dotyczących ubezpieczeń społecznych należy dbać o to, aby wersja używanego systemu była aktualna i dostosowana do obowiązujących regulacji. Pozwoli to uniknąć przykrych niespodzianek w przypadku kontroli ZUS.
