PROZAP Sp. z o.o. jest naszym klientem od 2010 roku. Wtedy wdrożony został Zintegrowany System Informatyczny ERP SyKOF. Od 2021 roku, w ramach dalszej współpracy, przedsiębiorstwo zaczęło również korzystać z naszego systemu kadrowo-płacowego SyKOF HR.
PROZAP to specjalistyczne, wielobranżowe biuro projektowe, świadczące usługi dla przemysłu chemicznego w kraju i za granicą. Siedziba główna firmy znajduje się w Puławach, na terenie Grupy Azoty Zakładów Azotowych Puławy S.A.
Od 2020 roku firma PROZAP Sp. z o.o. posiada Oddział w Policach, który jest odrębnym pracodawcą. Zarząd Klienta podjął decyzję o rozszerzeniu dotychczasowej współpracy, wdrażając system SyKOF HR również w Oddziale w Policach. Dzięki temu Oddział zyskał dostęp do tych samych zaawansowanych funkcjonalności systemów zarządzania firmą, które od lat wspierają działalność w siedzibie głównej.
W poniższym studium przypadku przedstawiamy przebieg i efekty wdrożenia naszego systemu w Oddziale w Policach.
Jedna firma – dwóch pracodawców – czy to wyzwanie dla SyKOF HR?
Przedstawiamy naszego Klienta
PROZAP Sp. z o.o. to specjalistyczne wielobranżowe biuro projektowe świadczące usługi dla rodzimego i zagranicznego przemysłu chemicznego. Posiada bogate doświadczenie w projektowaniu nowych instalacji przemysłowych oraz modernizacji istniejących, dedykowanych produkcji nawozów i innych chemikaliów, takich jak np. amoniak, mocznik, kwas siarkowy i azotowy, melamina. PROZAP należy do przedsiębiorstwa Grupa Azoty Zakłady Azotowe „Puławy” S.A., a wraz z nim do Grupy Azoty S.A, będącej największym koncernem chemicznym w Polsce.
Utworzony w 2020 r. oddział w Policach wykonuje kompletne wielobranżowe projekty dla instalacji produkcyjnych w przemyśle chemicznym.
Potrzeby Klienta
Firma PROZAP Sp. z o.o. jest naszym Klientem od 2010 roku, wykorzystując w codziennej pracy nasz Zintegrowany System Informatyczny ERP SyKOF.
Wówczas wdrożyliśmy moduł Rozliczania Wynagrodzeń, opracowany specjalnie z myślą o potrzebach klienta. Moduł ten precyzyjnie kalkuluje wynagrodzenia na podstawie wartości sprzedaży poszczególnych projektów, proporcjonalnie dzieląc je między pracowników zaangażowanych w różne etapy realizacji.
Od 2021 roku firma korzysta także z naszego nowoczesnego systemu SyKOF HR do obsługi kadrowo-płacowej, który umożliwia m.in. szczegółowe rozpisywanie czasu pracy projektantów w odniesieniu do poszczególnych projektów.
„System SyKOF spełnił nasze oczekiwania ułatwiając pracę na większości stanowisk w Spółce. Wartym podkreślenia jest fakt, że w ramach wdrożenia nastąpiło pełne dostosowanie systemu do specyficznych oczekiwań biura projektowego.” – PROZAP Sp. z o.o.
W ostatnim czasie zarząd Klienta podjął decyzję o rozszerzeniu współpracy poprzez wdrożenie systemu SyKOF HR w Oddziale w Polcach, zapewniając mu tym samym dostęp do tych samych funkcjonalności systemów zarządzania firmą, które dotychczas były wykorzystywane w siedzibie głównej.
Firma PROZAP Sp. z o.o. ma strukturę wielooddziałową, co często stanowi wyzwanie związane z właściwym zarządzaniem, automatycznym przepływem danych i rozliczaniem poszczególnych jednostek. Oddział w Policach jest częścią firmy PROZAP Sp. z o.o. w aspekcie księgowym, lecz funkcjonuje jako odrębny pracodawca. Odpowiada zatem samodzielnie za kwestie takie jak składki ZUS, deklaracje zgłoszeniowe i rozliczeniowe do ZUS, rozliczenia PIT, raporty PFRON, sprawozdania GUS oraz deklaracje PPK dla swoich pracowników.
Od wdrażanego w Oddziale systemu SyKOF HR i SyKOF ERP nasz Klient wymagał:
- wyeliminowania niedogodności wynikających z odległości pomiędzy siedzibą główną a oddziałem;
- gromadzenia, przetwarzania i przechowywania danych w jednej bazie oraz prowadzenia wspólnej księgowości;
- możliwości tworzenia analiz wszystkich danych z bazy (siedziby głównej i oddziału);
- umożliwienia pracownikom Oddziału rozliczania wynagrodzeń ze szczegółowością do konkretnych projektów;
- umożliwienia wybranym pracownikom PROZAP Sp. z o.o. dostępu do danych Oddziału;
- ograniczenia dla Oddziału dostępu do danych pracowników PROZAP Sp. z o.o.;
System miał przede wszystkim usprawnić funkcjonowanie działu kadrowo-płacowego w Oddziale, umożliwiając skuteczne realizowanie obowiązków Oddziału jako pracodawcy wobec swoich pracowników, a jednocześnie zapewnić pełną integrację danych siedziby głównej i Oddziału w jednej wspólnej bazie. System kadrowo-płacowy SyKOF HR, jako zaawansowane oprogramowanie, umożliwił sprawną realizację wymagań klienta.
Przebieg wdrożenia
Przed zakupem systemu kadrowo-płacowego SyKOF HR, Oddział naszego Klienta korzystał z innego oprogramowania. Dlatego jednym z ważniejszych etapów wdrożenia było przeniesienie wszystkich niezbędnych danych z dotychczas używanego programu. Do migracji danych, podobnie jak do całego procesu wdrożenia, podchodzimy bardzo profesjonalnie. Posiadamy narzędzia do wyciągania i przenoszenia danych z innych programów kadrowo-płacowych, pozwalające na ich pełną walidację. Rezultatem naszych działań było dostarczenie klientowi systemu wraz z danymi, które zostały dokładnie zweryfikowane i przygotowane do eksploatacji. Dzięki temu, po odpowiednim skonfigurowaniu przez nas algorytmów wynagradzania, Klient mógł przystąpić niezwłocznie do naliczania list płac w SyKOF HR.
Kolejnym etapem wdrożenia było naniesienie struktury organizacyjnej oraz przypisanie poszczególnym pracownikom odpowiednich uprawnień. Struktura organizacyjna jest m.in. podziałem uprawnień i odpowiedzialności, a także określeniem powiązań pomiędzy poszczególnymi elementami, co w przypadku naszego Klienta miało duże znaczenie. Od samego początku zadbaliśmy również, aby struktura organizacyjna służyła prawidłowemu ujmowaniu kosztów wynagrodzeń – do struktury przypisaliśmy konta księgowe oraz centra kosztów odpowiedzialne za gromadzenie kosztów wydziałowych.
Następnym kluczowym etapem wdrożenia były szczegółowe szkolenia z obsługi systemu, podczas których położono duży nacisk na przećwiczenie większości sytuacji mogących wystąpić w codziennej pracy.
Konfiguracja obejmowała także powiązanie systemu SyKOF HR z wykorzystywanym już wcześniej systemem SyKOF ERP.
Wdrożenie zakończyliśmy dopiero wtedy, gdy nasz zespół wdrożeniowy uznał, że użytkownicy systemu są odpowiednio przeszkoleni z wszystkich wykorzystywanych przez nich funkcji oraz gdy mieliśmy pewność, że wszystko działa jak należy.
Rezultaty wdrożenia systemu SyKOF HR w firmie PROZAP Sp. z o.o.
System SyKOF HR obejmuje wszystkie obszary kluczowe dla działania firmy PROZAP Sp. z o.o. wynikające z uzgodnionych wcześniej oczekiwań. Proces gromadzenia danych oraz rozliczania wszystkich zamówień i kontraktów realizowanych przez firmę (włącznie z długoterminowymi) został zautomatyzowany. SyKOF HR daje możliwość obsługi wielu pracodawców w jednej bazie danych, a zaawansowane zarządzanie uprawnieniami pozwoliło na ograniczenie pracownikom Oddziału dostępu do danych siedziby głównej.
Integracja danych z modułów kadrowo-płacowych i produkcyjnych umożliwia precyzyjne obliczanie wynagrodzeń pracowników na podstawie informacji zgłaszanych przez Kierowników Projektów dotyczących postępów w realizacji poszczególnych zleceń. Sumy wynagrodzeń wygenerowanych z realizacji poszczególnych projektów, wraz z danymi pozyskanymi z modułów kadrowych, są automatycznie wykorzystywane do naliczania płac dla projektantów. Dzięki elastycznemu podejściu systemu, możliwe było zautomatyzowanie wszystkich algorytmów wyliczania płac stosowanych w firmie.
Integracja modułu Produkcja (który był już używany przez klienta w systemie SyKOF ERP) z nowo wdrożonym modułem Karty Pracy w SyKOF HR, znacząco usprawniła proces monitorowania i planowania obciążenia pracowni projektowych oraz kontroli nad zaawansowaniem wykonania projektów. Aktualizacja planu realizacji indywidualnych zleceń odbywa się dynamicznie i w czasie rzeczywistym poprzez uwzględnianie danych z godzinowych kart pracy, które są rejestrowane przez projektantów zaangażowanych w dane zlecenie.
Do głównych korzyści i rezultatów wdrożenia SyKOF HR należą oszczędność czasu w obsłudze pracowników, pełna integracja danych między siedzibą główną a Oddziałem oraz pomiędzy systemami SyKOF ERP i SyKOF HR, a także stała zgodność systemu z obowiązującymi przepisami.
Perspektywy dalszej współpracy
Cieszymy się z rozwoju firmy naszego klienta oraz faktu, że obdarzył nas zaufaniem wdrażając nasze oprogramowanie w nowym Oddziale. Wierzymy, że dalsza współpraca przebiegać będzie równie pomyślnie jak dotychczas. Niezmiennymi standardami obsługi naszych klientów jest ciągłe wsparcie w codziennej pracy ze strony naszych doświadczonych konsultantów oraz dostarczanie aktualizacji wynikających ze zmian przepisów bądź doskonalenia naszego systemu.
O SyKOF HR
SyKOF HR jest niezawodnym i kompleksowym oprogramowaniem kadrowo-płacowym usprawniającym wszelkie zagadnienia i procesy związane z HR m.in. kadry, ewidencję czasu pracy, płace, rekrutacje, onboarding, delegacje i oddelegowania, samoobsługę pracowniczą itd.
Nasz SyKOF HR używany jest przez duże i średnie przedsiębiorstwa na terenie całej Polski, jak również w krajach europejskich. Naszymi klientami są m.in. firmy farmaceutyczne, budowlane, cukiernicze, produkcyjne, instytuty naukowe i izby krajowe.
Skontaktuj się z nami, umów się na bezpłatną niezobowiązującą prezentację i zobacz jak możemy usprawnić Twoją pracę!
Kontakt:
Systemy Informatyczne SYKOM Sp. z o.o.
ul. Żołnierzy 9 Dywizji Piechoty 8
35-083 Rzeszów
mail: biuro@sykom.pl
tel.: (17) 850 75 10
