Zakup nowego oprogramowania do zarządzania firmą to zazwyczaj spory wydatek dla przedsiębiorstwa. Oprócz oczywistych kosztów związanych z licencją na używanie systemu, najczęściej liczyć się trzeba także z koniecznością wykupienia usług wdrożeniowo-szkoleniowych, dodatkowymi opłatami, np. za przygotowanie dedykowanych funkcjonalności oraz wymianą przestarzałego sprzętu lub oprogramowania.
Licencja – dla kogo i na co?
Głównym składnikiem całościowych kosztów wdrożenia systemu informatycznego jest zazwyczaj koszt licencji. W tym miejscu trzeba zaznaczyć, że w większości przypadków przedmiotem umowy z dostawcą oprogramowania nie jest przekazanie praw własności do systemu komputerowego, a jedynie możliwość szeroko-pojętego wykorzystywania go w ramach prowadzenia własnej działalności. Istnieje wiele różnych sposobów licencjonowania. Przed podpisaniem umowy warto dokładnie omówić z dostawcą ten temat, aby uniknąć nieprzewidzianych wydatków w przyszłości. Najczęściej spotykanym rodzajem licencji jest licencja na użytkownika. Należy jednak rozróżnić jej dwie odmiany:
-
licencja na użytkownika nazwanego – oznacza zazwyczaj, że należy wykupić tyle licencji ile kont użytkowników będzie założonych w systemie;
-
licencja na użytkownika jednoczesnego – wystarczy wykupić tylko tyle licencji, ilu użytkowników będzie zalogowanych do systemu jednocześnie.
Łatwo zauważyć, że drugi typ licencji jest bardziej optymalny pod względem kosztów, zwłaszcza dla firm pracujących zmianowo. Inna kwestia to zakres funkcjonalny licencji. Mogą one być udzielane na dostęp do całego systemu lub tylko do jego poszczególnych części – jest to istotne w przypadku, gdy jedna osoba ma mieć dostęp do różnych funkcjonalności.
Sprzętowy zawrót głowy
Każdy program komputerowy ma swoje minimalne wymagania sprzętowe, które muszą być spełnione do popranego działania. Oczywiste jest że, zasoby i moc obliczeniowa serwera oraz stacji roboczych, na których działa oprogramowanie, ma wpływ na szybkość i wydajność działania systemu. Wdrożenie nowego systemu informatycznego może zatem zrodzić konieczność wymiany części, a w skrajnych przypadkach całości, infrastruktury informatycznej w firmie. Przy ocenie przydatności posiadanego sprzętu warto kierować się nie tylko aktualnymi potrzebami, lecz brać pod uwagę także perspektywy rozwoju. Nawet jeśli w danej chwili nie ma bezwzględnej potrzeby zakupu nowych urządzeń, czy aktualizacji oprogramowania, należy zastanowić się czy, mimo wszystko, nie jest na to dobry moment na tego typu inwestycje.
Innym tematem jest kwestia bezpieczeństwa serwera i stacji roboczych oraz firmowej sieci komputerowej. System ERP zawiera bardzo dużo ważnych danych, które nie powinny dostać się w niepowołane ręce, a z drugiej strony upoważnione osoby powinny mieć łatwy dostęp do informacji. Rodzi to konieczność zastosowania odpowiednich technologii back-upu oraz zabezpieczenia sieci przed niepowołanym dostępem lub cyberatakami. Zazwyczaj są to dodatkowe koszty, ale warto pamiętać, że utrata lub kradzież danych byłyby o wiele bardziej kosztowne dla firmy.
Program szyty na miarę czy „z pudełka”
Na koszt systemu informatycznego duży wpływ ma to, czy będzie to standardowe oprogramowanie dostępne w ogólnej sprzedaży, tzw. „program pudełkowy”, czy też będzie to rozwiązanie dedykowane, stworzone z myślą o konkretnej firmie. Programy pudełkowe są zdecydowanie tańsze, mogą jednak nie być nie wystarczające dla niektórych branż lub firm posiadających niestandardowe procesy biznesowe. Programy dedykowane są droższe i zazwyczaj ich wdrożenie trwa dłużej ze względu na konieczność stworzenia nowego oprogramowania. Mogą jednak posiadać dowolne funkcjonalności, jakich potrzebuje firma. Podejmując decyzję o wyborze rozwiązania należy zastanowić się, czy zamówienie dedykowanego systemu będzie w ogólnym rozrachunku opłacalne. Innymi słowy, czy procesy niemożliwe do obsłużenia w standardowym programie są na tyle kluczowe dla firmy, ze uzasadniają dodatkowy wydatek. W niektórych przypadkach najlepszym rozwiązaniem bywa zastosowanie dwóch systemów: standardowego systemu ERP do obsługi większości działów firmy i dedykowanego narzędzia do obsługi niszowych funkcjonalności.
Nie oszczędzaj na szkoleniach
W większości przypadków zakup oprogramowania ERP jest nierozerwalnie związany z zakupem usługi wdrożenia systemu. Rozległość funkcjonalna oprogramowania i wewnętrzne powiązania pomiędzy poszczególnymi elementami systemu, a także duże możliwości dostosowania do potrzeb konkretnej firmy sprawiają, że praktycznie niemożliwe jest użytkowanie systemu bez profesjonalnego przeszkolenia. Warto w tym względzie polegać na opinii specjalistów z firmy wdrażającej oprogramowanie – na podstawie wielu przeprowadzonych projektów są w stanie określić zakres i czas trwania szkoleń niezbędnych do uruchomienia systemu w danej firmie. Koszt szkoleń może wydawać się stosunkowo duży, należy jednak pamiętać, że od tego jak dobrze pracownicy poznają system zależeć będzie sprawność i wydajność ich późniejszej pracy. Nawet najlepszy program komputerowy nie przyniesie korzyści, jeśli będzie nieumiejętnie obsługiwany.
Co po wdrożeniu
Zakończenie cyklu szkoleń i rozpoczęcie samodzielnej pracy z systemem ERP nie oznacza końca wydatków z nim związanych. Oprogramowanie do zarządzania firmą musi być utrzymywane w stałej zgodności z obowiązującymi przepisami prawa. Powoduje to, że co jakiś czas pojawiają się nowe wersje oprogramowania. Ze względu na fakt, że nikt nie jest w stanie przewidzieć, jak często występować będzie potrzeba aktualizacji systemu, korzystne jest podpisanie umowy serwisowej gwarantującej dostęp do wszystkich nowych wersji oprogramowania. Należy pamiętać, że brak takiej umowy w przypadku konieczności uaktualnienia programu może skutkować naliczeniem wysokich opłat.
