Koniec miesiąca, kwartału lub roku to zwykle czas wyjątkowo intensywnej pracy w wielu działach przedsiębiorstwa. Jest to zwykle dobry moment na podsumowania i rozliczenia dotychczasowych działań. Nie jest zatem niczym dziwnym, że właśnie w tym czasie wzrasta zapotrzebowanie na różnego rodzaju raporty i zestawienia. Wśród natłoku innych obowiązków ciężko jednak czasami wygospodarować czas potrzebny na ich przygotowanie. Warto także zauważyć, że również do wykonywania codziennych zadań potrzebne są niejednokrotnie różnorodne analizy i wykazy. Pomocne w tym temacie mogą być programy komputerowe, zwłaszcza systemy klasy Business Intelligence.
Business Inteligence
Jednak nie każdy system informatyczny ułatwia i przyspiesza sporządzanie wymaganych raportów. Często, zwłaszcza w prostszych systemach, dostępne jest tylko kilka podstawowych zestawień bez możliwości zmiany np. zakresu danych lub układu zestawienia, co czyni je praktycznie bezużytecznymi. Niejednokrotnie dostosowanie uzyskanego zestawienia do konkretnych oczekiwań jest okupione długimi godzinami spędzonymi na obrabianiu danych w arkuszu kalkulacyjnym. Z drugiej strony, sporządzenie analiz w bardziej rozbudowanych systemach, które oferują możliwość wygenerowania dowolnego raportu, nierzadko wymaga specjalistycznej wiedzy informatycznej, np. z zakresu relacji w bazie danych lub języków programowania. Sprawia to, że użytkownicy często nie są w stanie samodzielnie sporządzić interesującego ich raportu.
Narzędzie do sporządzania zestawień i raportów powinno zatem spełniać dwa warunki: dawać możliwie dużą swobodę, jeśli chodzi o układ zestawienia i zakres analizowanych danych, a jednocześnie mieć prosty i czytelny interfejs pozwalający na intuicyjną obsługę przez każdego użytkownika. Taki właśnie jest system SyKOF BI VITIS. Jest to wszechstronne narzędzie do szeroko pojętej wielowymiarowej analizy wszystkich informacji zgromadzonych w systemie ERP SyKOF. Generator raportów VITIS pozwala na sporządzenie każdego zestawienia w układzie zadanym przez użytkownika na dowolnym poziomie szczegółowości. Dzięki prostej intuicyjnej obsłudze, na zasadzie „przeciągnij i upuść”, każdy z użytkowników może samodzielnie dostosować zawartość raportu do własnych wymagań. Dostępne jest także wiele narzędzi do edytowania formy prezentacji danych i samego wyglądu zestawienia. Wszystko to pozwala na utworzenie czytelnych i wygodnych w analizie raportów zawierających tylko potrzebne informacje. Każdy z uzyskanych raportów może zostać dodatkowo wzbogacony o prezentację danych w formie wykresu. Rodzaj i formę wykresu można dowolnie wybierać (dostępne są m. in. wykresy słupkowe, kołowe, liniowe, warstwowe i wiele innych). Możliwe jest także przedstawienie na wykresie tylko części danych z zestawienia.
Co dalej z raportem?
Utworzone zestawienie może zostać zapisane w formie pliku pdf, HTML lub pliku tekstowego. Możliwe jest także wyeksportowanie danych do arkusza kalkulacyjnego, co pozwala na ich dalszą obróbkę. Ułatwia to także współpracę systemu ERP SyKOF z zewnętrznymi programami, które mogą importować przygotowane w ten sposób pliki. Dzięki możliwości zarządzania uprawnieniami do przeglądania i aktualizowania tworzonych raportów, użytkownicy mogą je właściwie zabezpieczyć przed ingerencją osób niepowołanych. Nikt kto nie został przewidziany przez autora zestawienia nie będzie mógł go otworzyć ani edytować.
Specjalnie dla zarządu
System BI VITIS wychodzi także naprzeciw potrzebom kadry zarządzającej, pozwalając na zgromadzenie wszystkich potrzebnych raportów w jednym miejscu. Dzięki funkcjonalności Pulpit Użytkownika – Analizy, każdy z użytkowników może stworzyć indywidualny zestaw najczęściej używanych raportów. Pulpit Użytkownika – Analizy może być z powodzeniem wykorzystywany na urządzeniach przenośnych typu tablet czy netbook, co pozytywnie wpływa na mobilność kadry zarządzającej. Możliwość tworzenia analiz praktycznie w każdym miejscu i czasie sprawia, że kluczowe decyzje wymagające szybkiej i sprawnej reakcji mogą być podejmowane niemal natychmiastowo.
