Rozwijanie kompetencji pracowników jest potrzebą, do istnienia której nie trzeba nikogo specjalnie przekonywać. Szkolenia, poza oczywistą zaletą, czyli podnoszeniem kwalifikacji pracownika, co zazwyczaj skutkuje zwiększeniem jego przydatności i wartości dla pracodawcy, są już od wielu lat traktowane także jako rodzaj benefitu pracowniczego, który zwiększa zaangażowanie załogi i motywację. Zatem, pytanie: „co będzie jeśli wyszkolimy pracowników, a oni odejdą?”, już dawno zostało zastąpione pytaniem: „a co, jeśli ich nie wyszkolimy, a oni zostaną?”. W niektórych branżach, czy na konkretnych stanowiskach posiadanie odpowiednich uprawnień lub certyfikatów jest też wręcz wymogiem wynikających z przepisów prawa. Samo przekonanie o tym, że należy podnosić lub odświeżać kwalifikacje i uprawnienia pracowników, to jednak dopiero początek drogi. Należy określić kogo, kiedy i z jakich tematów chcemy szkolić. Należy też precyzyjne ewidencjonować zrealizowane szkolenia oraz posiadane przez pracowników umiejętności, a także kontrolować daty ważności certyfikatów i uprawnień. W wielu z wymienionych powyżej zadań może pomóc odpowiednio dopasowany program kadrowy, taki jak HR SyKOF.
Umiejętności wymagane i pożądane
Przede wszystkim należy ustalić, czego oczekujemy od pracowników zatrudnionych w konkretnych działach lub na określonych stanowiskach. Ewentualnie, jaką ścieżkę rozwoju pragniemy dla nich zaplanować. Taka swoista matryca umiejętności wymaganych i pożądanych pozwoli na szybsze przypisanie właściwych propozycji szkoleń dla danego pracownika. Po wprowadzeniu jej do programu kadrowego, dla każdego pracownika będziemy mogli uzyskać wykaz szkoleń, na jakie należy jak najszybciej go wysłać, aby spełniał wymogi danego stanowiska lub jednostki organizacyjnej. Dodatkowo, w przypadku szkoleń, które mają określone terminy ważności, można kontrolować ich upływ i odpowiednio wcześnie reagować wysyłając pracowników na potrzebne kursy.
Bilans otwarcia
Czasami zdarza się też tak, że nowo zatrudniony pracownik już na starcie posiada pewne umiejętności i uprawnienia, często inne od wymienionych w matrycy. Praktycznym rozwiązaniem wydaje się jednak zapisanie informacji o nich nawet, jeśli obecnie na jego stanowisku nie są wymagane. Nigdy bowiem nie wiadomo czy za jakiś czas nie będziemy poszukiwać osoby o takich kwalifikacjach.
Umiejętność wykorzystywana czy nie?
Takie „nadprogramowe” umiejętności pracowników mogą okazać się użyteczne dla pracodawcy. Przykładowo, umiejętność obsługi wózków widłowych może nie być obowiązkowa na stanowisku sprzedawcy, ale jeśli osoba na nim pracująca ma takie uprawnienia, firma może z nich skorzystać. W takim wypadku przydatna okazuje się możliwość pilnowania terminów ważności i obowiązywania także szkoleń i certyfikatów, które nie wynikają wprost z „matrycy”.
Jednak to że pracownik wykorzystuje jakąś umiejętność w codziennej pracy czasami rodzi konieczność dopilnowania, że jego stan zdrowia na to pozwala. Dobrym przykładem jest opisany wcześniej sprzedawca, który posiada uprawnienia do obsługi wózków widłowych. Jeśli miałby z nich korzystać w codziennej pracy (nawet sporadycznie) konieczne jest umieszczenie o tym informacji na skierowaniu na badania lekarskie. Jeśli nie prowadziłby wózków widłowych w ramach obowiązków służbowych, nie ma potrzeby informować o tym lekarza medycyny pracy.
