Przedstawienie naszego Klienta
Krajowa Izba Fizjoterapeutów (KIF) to samorząd zawodowy, który zrzesza fizjoterapeutów wykonujących swój zawód w Polsce. Misją KIF jest reprezentowanie fizjoterapeutów i sprawowanie pieczy nad należytym wykonywaniem tego zawodu w granicach interesu publicznego i dla jego ochrony.
Tło wdrożenia
Krajowa Izba Fizjoterapeutów posiada 16 oddziałów terenowych zlokalizowanych w każdym województwie. Samorząd liczy ponad 80 tysięcy członków, którzy pracują w różnych sektorach, m.in. w ochronie zdrowia, edukacji i badaniach naukowych.
Organizacja podjęła decyzję o wdrożeniu nowego, zintegrowanego systemu kadrowo-płacowego SyKOF HR, zastępując dotychczas używany popularny program kadrowo-płacowy. Wdrożenie nastąpiło we wszystkich oddziałach KIFu.
Każdy oddział Krajowej Izby Fizjoterapeutów zbiera i przetwarza dane swoich pracowników (np. obecności, urlopy, wnioski kadrowe itp.), podczas gdy Centrala w Warszawie ma dostęp do wszystkich danych z 16 oddziałów i odpowiada za naliczanie wynagrodzeń. Dlatego przy wyborze oprogramowania kadrowo-płacowego dla Klienta kluczowe było, aby system umożliwiał przydzielanie uprawnień do oglądania, edytowania i wprowadzania danych z dokładnością do poszczególnych pracowników, zapewniając pełną kontrolę nad dostępem do informacji dla każdego użytkownika.
KIF zatrudnia pracowników na różnych szczeblach, w tym zarówno etatowych pracowników, jak i delegatów powołanych na kadencję, których wynagrodzenia są ustalane oddzielnie na podstawie specjalnych powołań, a ich wysokość regulują odrębne przepisy. Dodatkowo firma organizuje regularne zjazdy członków, za które również wypłacane są wynagrodzenia i tworzone PITy. Ważnym wymogiem, który musiał spełniać system, było zatem zautomatyzowanie i usprawnienie procesu naliczania wynagrodzeń dla pracowników na różnych stanowiskach i w różnych oddziałach. System musiał być elastyczny, aby dostosować się do specyfiki naliczania wynagrodzeń oraz sprostać indywidualnym oczekiwaniom Klienta w tym zakresie.
Złożona struktura organizacyjna, duża ilość oddziałów terenowych oraz znaczna liczba zatrudnionych osób pracujących zdanie wymagały zastosowania nowoczesnych rozwiązań w zakresie rejestrowania obecności. Standardowe czytniki wejścia-wyjścia (Rejestratory Czasu Pracy) umieszczanie w budynkach nie spełniłyby swojej funkcji i nie pozwoliłyby rejestrować czasu pracy wykonywanej zdalnie. Dodatkowo samo wdrożenie rejestratorów w 16 oddziałów byłoby przedsięwzięciem czasochłonnym i kosztownym. Krajowa Izba Fizjoterapeutów zdecydowała się więc na nasze rozwiązanie jakim jest możliwość rejestrowania obecności samodzielnie przez pracowników na Portalu Pracownika, co zastępuje standardowe RCP. Ponadto dzięki Portalowi możliwe jest rejestrowanie pracy z podziałem na pracę stacjonarną i zdalną.
Potrzeby Klienta
Krajowa Izba Fizjoterapeutów poszukiwała systemu kadrowo-płacowego, który uprości zarządzanie zasobami ludzkimi, poprawi efektywność obsługi procesów HR, a także pozwoli na łatwy dostęp do informacji i dokumentacji pracowników oraz kadry zarządzającej. Organizacja oczekiwała automatyzacji wszelkich procesów kadrowo-płacowych.
Na etapie przygotowania do wdrożenia zidentyfikowano wiele potrzeb Klienta. Poniżej przedstawiamy te najważniejsze.
- Klient zgłaszał zapotrzebowanie na system umożliwiający oddzielne zarządzanie procesami kadrowo-płacowymi dla pracowników z różnych oddziałów, przy jednoczesnej automatyzacji i centralizacji naliczania wynagrodzeń, realizowanej przez główną siedzibę w Warszawie.
- Klient wymagał elastycznego narzędzia, które dostosuje się do specyfiki wynagrodzeń i rozliczeń w odniesieniu do różnych grup pracowników (także tych zatrudnionych na podstawie specjalnych powołań), uwzględniając złożoną strukturę zatrudnienia.
- Kolejnym oczekiwaniem wobec wdrożonego systemu było zapewnienie cyfrowego obiegu dokumentów oraz rozbudowanego Portalu Pracownika, który umożliwi zatrudnionym osobom samoobsługowe składanie wniosków (np. urlopowych, kadrowych, o pracę zdalną okazjonalną, o wyjście prywatne, odpracowanie wyjścia), a także rejestrowanie czasu pracy, w tym pracy zdalnej i pracy zdalnej okazjonalnej. Ponadto Klient oczekiwał automatycznego naliczania ryczałtów za pracę zdalną.
- Klient wymagał systemu kadrowo-płacowego, który umożliwi kierownikom sprawną akceptację wniosków kadrowych, urlopowych, o wyjście prywatne oraz o odpracowanie wyjść prywatnych w ramach poszczególnych oddziałów.
Przebieg wdrożenia
Wdrożenie systemu kadrowo-płacowego SyKOF HR przebiegło w kilku etapach, które są naszą standardową procedurą zapewniającą najwyższą jakość wykonania usługi oraz gwarantującą pomyślne zakończenie procesu. Rozpoczęliśmy od szczegółowej analizy przedwdrożeniowej, w czasie której przeprowadziliśmy szereg rozmów pozwalającej nam na pełne zrozumienie specyficznych potrzeb Klienta, struktury organizacyjnej oraz wymagań związanych z obsługą pracowników we wszystkich 16 oddziałach w całej Polsce.
Kolejnym krokiem była migracja danych kadrowo-płacowych z dotychczas używanego przez KIF systemu. Nasz zespół wdrożeniowy przeprowadził ten proces bez konieczności większego zaangażowania pracowników Krajowej Izby Fizjoterapeutów. Posiadamy doświadczenie w przenoszeniu danych z wszystkich najpopularniejszych systemów. Mamy także własne narzędzia i metody przyśpieszające całą procedurę. Proces przenoszenia danych został więc przeprowadzony w krótkim czasie, umożliwiając płynne przejście do nowego systemu bez ryzyka zakłóceń w bieżących rozliczeniach.
Ponadto skonfigurowaliśmy system kadrowo-płacowy SyKOF HR i nanieśliśmy strukturę organizacyjną. Oprogramowanie HR sparametryzowano tak, aby zautomatyzować naliczanie wynagrodzeń dla różnych grup pracowników, co było możliwe dzięki rozbudowanej funkcjonalności przypisywania stawek pracownikom.
Następnie nasz zespół prowadził szkolenia dla pracowników Krajowej Izby Fizjoterapeutów aby w pełni przygotować ich do pracy z nowym systemem.
Rezultaty wdrożenia systemu kadrowo-płacowego SyKOF HR w Krajowej Izbie Fizjoterapeutów
Wdrożenie systemu kadrowo-płacowego SyKOF HR przyniosło Klientowi znaczące korzyści odczuwalne zarówno dla działów HR jak i dla wszystkich pracowników w poszczególnych oddziałach terenowych Krajowej Izby Fizjoterapeutów. System kadrowo-płacowy SyKOF HR zautomatyzował prowadzenie ewidencji czasu pracy oraz obliczanie wynagrodzeń, co nie tylko przyśpieszyło procesy kadrowo-płacowe, ale również zredukowało ryzyko błędów.
Portal Pracownika umożliwił samodzielne rejestrowanie obecności w pracy przez każdego z pracowników (w tym rozróżnienie na pracę zdalną i stacjonarną) oraz automatyczne zaokrąglanie zarejestrowanych odczytów. Po zalogowaniu się na swoje indywidualne konto, pracownicy mogą łatwo zaznaczyć „początek pracy” i „koniec pracy”, a system automatycznie rejestruje bieżącą godzinę. Dzięki temu przełożeni na Portalu Przełożonego mogą w czasie rzeczywistym monitorować, kto i w jakich godzinach jest dostępny zarówno w siedzibie firmy, jak i zdalnie. Przełożeni mogą także zarządzać nadgodzinami oraz wszelkimi wnioskami składanymi przez swoich podległych pracowników. Portal bowiem umożliwia każdej zatrudnionej osobie wygodne składanie wniosków np. urlopowych, o wyjście prywatne, o odpracowanie wyjścia prywatnego. Wnioski te, po akceptacji przez kierowników w poszczególnych oddziałach, trafiają automatycznie do centralnego oddziału w Warszawie. System SyKOF HR działa bowiem na jednej wspólnej bazie gwarantując sprawny przepływ danych.
Dzięki Portalowi Pracownika zatrudnione osoby zyskały także łatwy dostęp do swoich podstawowych danych kadrowych oraz możliwość składania wniosków takich jak np. o zmianę adresu zamieszkania, o zmianę rachunku bankowego, o zgłoszenie dziecka do ubezpieczenia. Wnioski można podpisywać podpisem elektronicznym.
Ponadto SyKOF HR umożliwia zdefiniowanie dowolnego nowego wniosku lub pisma. Możliwość ta została zauważona i wykorzystana przez Dział IT Krajowej Izby Fizjoterapeutów w przypadku przekazywania sprzętu pracownikom. Dział informatyczny, przekazując sprzęt, wystawia odpowiednie dokumenty na Portalu, do których pracownik ma dostęp po zalogowaniu się na swoje konto. Zalogowany pracownik ma możliwość elektronicznego podpisania dokumentu, a dział informatyczny natychmiastowo otrzymuje potwierdzenie przejęcia sprzętu. Cyfryzacja obiegu dokumentów zmniejsza czas potrzebny na administracyjne zadania przyspieszając wewnętrzną komunikację.
System kadrowo-płacowy SyKOF HR zagwarantował także przejrzystość procesów – zarówno pracownicy jak i kadra zarządzająca mają pełny wgląd w historię wniosków i wynagrodzeń, co pozwala na lepsze zarządzanie danymi i ułatwia prowadzenie bieżących analiz.
Dzięki centralizacji i automatyzacji procesów kadrowo-płacowych firma osiągnęła wyższy poziom efektywności.
O SyKOF HR
SyKOF HR to wydajny, bezpieczny i niezawodny system kadrowo-płacowy nowej generacji, który zapewni Tobie spokój i pewność a Twojej firmie przewagę organizacyjną. Nowoczesne rozwiązania zastosowane w SyKOF HR automatyzują wszystkie procesy, co skutkuje odciążeniem działu HR od powtarzalnych, uciążliwych czynności. Dzięki temu więcej czasu i uwagi można poświęcić na miękki HR zajmujący się szeroko pojętą jakością pracy pracowników.
System kadrowo-płacowy SyKOF HR usprawnia wszelkie zagadnienia i procesy związane z HR m.in. kadry, ewidencję czasu pracy, płace, rekrutacje, onboarding, delegacje i oddelegowania, samoobsługę pracowniczą itd.
Używany jest przez duże i średnie przedsiębiorstwa na terenie całej Polski, jak również w krajach europejskich. Naszymi klientami są m.in. firmy farmaceutyczne, budowlane, cukiernicze, produkcyjne, instytuty naukowe i izby krajowe.
Skontaktuj się z nami, umów się na bezpłatną niezobowiązującą prezentację i zobacz jak możemy usprawnić Twoją pracę!
Kontakt:
Systemy Informatyczne SYKOM Sp. z o.o.
ul. Żołnierzy 9 Dywizji Piechoty 8
35-083 Rzeszów
mail: biuro@sykom.pl
tel.: (17) 850 75 10
