Działy HR są przez większość pracowników postrzegane przez pryzmat jednego zadania – wypłaty wynagrodzeń. Sporządzenie list płac jest oczywiście jedną z głównych powinności działów personalnych. Jednak w rzeczywistości jest to dopiero początek długiego szeregu obowiązków służb kadrowo-płacowych.
Przede wszystkim – wypłaty!
Już samo sporządzanie list płac jest często zajęciem pracochłonnym. To, jak wiele czasu i wysiłku należy w nie włożyć zależy oczywiście od stopnia skomplikowania wewnętrznych regulaminów płacowych. Często problemem okazuje się także naliczenie tych składników wynagrodzenia, których algorytmy są ściśle określone przepisami Kodeksu Pracy lub innych ustaw. Program kadrowo-płacowy ERP SyKOF HR wspiera kompleksowo wszystkie procesy związane z naliczaniem wynagrodzeń w przedsiębiorstwie. Dzięki elastycznym, dopasowanym do potrzeb każdej firmy narzędziom system automatycznie tworzy listy płac bez względu na to, jaki system wynagradzania jest stosowany, jakie występują składniki płacowe i w jaki sposób są obliczane. Wszystkie elementy programu są utrzymywane w stałej zgodności z obowiązującymi przepisami polskiego prawa, co pozwala użytkownikom mieć pewność co do poprawności wyliczeń.
Po sporządzeniu listy płac wyliczone kwoty wypłat powinny zostać przekazane pracownikom. Obecnie najczęściej spotykanym sposobem dokonywania wypłat jest przelew na konto bankowe. Ręczne wprowadzanie poleceń przelewu do systemu bankowego poza niepotrzebną stratą cennego czasu prowadzić może do poważnych pomyłek. Wykorzystanie programu kadrowo-płacowego ERP SyKOF HR pozwala na wygenerowanie pliku zawierającego polecenia przelewów z jednej bądź z kilku list płac. Plik taki może zostać następnie zaimportowany w systemie bankowym.
Paski, zbiorówki i listy kasowe
Większość przedsiębiorstw ma zwyczaj comiesięcznego przekazywania pracownikom tzw. pasków płacowych zawierających informacje o wysokości wynagrodzenia oraz jego poszczególnych składnikach. Wydruk taki powinien być czytelny i zawierać wszystkie potrzebne informacje. W przeciwnym wypadku to pracownicy działu HR będą musieli wyjaśniać pracownikom sposób naliczania wypłat. System ERP SyKOF HR pozwala na indywidualne dostosowanie szablonu wydruku list płac, zarówno w formie zbiorczego podsumowania listy płac, jak i pojedynczych pasków płacowych dla poszczególnych pracowników. Wydruki mogą zawierać wszystkie składniki płacowe oraz potrącenia, jakie zostały naliczone dla pracowników, a także szereg innych informacji, m. in. wykaz płatnych i niepłatnych nieobecności pracownika, informacje o wykorzystanym i pozostałym urlopie wypoczynkowym, o przyznanym wyposażeniu BHP, itp.
Podział kosztów
Istotną kwestią w wielu przedsiębiorstwach jest także odpowiedni podział kosztów wynagrodzeń . Często to właśnie dział personalny tworzy tzw. rozdzielnik kosztów płac w oparciu o wykaz obecności i prac wykonywanych przez poszczególnych pracowników. Zadanie to może być wykonywane automatycznie przez system ERP SyKOF HR. Dzięki wbudowanym narzędziom do szybkiego rejestrowania wykonywanych operacji, pracownicy mogą samodzielnie w systemie uzupełniać karty pracy, które są wykorzystywane przez system do tworzenia rozdzielnika kosztów płac. Dzięki temu wyeliminować można sporządzanie i przekazywanie kart pracy w formie papierowej, co z kolei pozwala na dużą oszczędność czasu. Duży udział kosztów wynagrodzeń w ogólnych kosztach ponoszonych przez firmy powoduje często potrzebę ich dokładnej analizy. Z tego powodu służby płacowe są niejednokrotnie proszone o sporządzanie różnego rodzaju analiz i zestawień. Pomocne w tym zadaniu może okazać się narzędzie do generowania raportów SyKOF VITIS, dostępne bezpośrednio z poziomu programu kadrowo-płacowego ERP SyKOF HR. Wszechstronne analizy w układzie zadanym przez użytkownika pozwalają na czytelne zobrazowanie wydatków związanych z wynagrodzeniami dla pracowników, co ma istotny wpływ na podejmowanie świadomych decyzji dotyczących kadr.
Komunikacja z urzędami
Nie można także zapominać o obowiązkach działów HR wobec ZUS, US oraz innych instytucji. Bez odpowiednich narzędzi, składanie comiesięcznych raportów rozliczeniowych do ZUS może stanowić nie lada wyzwanie. Także sporządzanie deklaracji podatkowych PIT czy sprawozdań do GUS lub PFRON może przysporzyć sporych problemów, a przede wszystkim zająć bardzo wiele czasu. Jest to przy tym zadanie bardzo odpowiedzialne, a każdy błąd może narazić firmę na spore nieprzyjemności, włącznie z karami finansowymi. Program kadrowo-płacowy ERP SyKOF HR pozwala na łatwe wygenerowanie wszystkich dokumentów, sprawozdań i deklaracji wymaganych przez instytucje zewnętrzne. Dla większości z nich możliwe jest wygenerowanie wersji elektronicznej możliwej do zaimportowania w docelowym programie, np. Płatnik, SODiR. Dla deklaracji podatkowych PIT, tworzenie i wysyłka elektronicznych wersji dokumentów może być realizowana bezpośrednio z systemu.
Nowoczesny i elastyczny system kadrowo-płacowy jest obecnie niezbędnym narzędziem pracy w działach HR. Wdrożenie programu ERP SyKOF HR stanowi duże wsparcie dla pracowników, m. in. eliminując konieczność wielu ręcznych wyliczeń. Zastosowanie systemu w codziennej pracy zapewnia dużą oszczędność czasu automatyzując wiele powtarzalnych operacji oraz przyśpieszając i usprawniając proces obiegu informacji, dzięki czemu pracownicy mogą skupić się na bardziej wymagających zajęciach.
