Posiadanie własnej bazy środków transportu w obecnych czasach przestaje być domeną firm transportowych. Dojazdy na spotkania z klientami, transport pracowników na miejsce wykonania usług czy spedycja wyrobów to najważniejsze obszary wykorzystania samochodów firmowych. Odpowiednia flota samochodowa pełni także często rolę marketingową i wizerunkową – jest swoistym wyznacznikiem statusu przedsiębiorstwa. Dodatkowo, dzięki np. reklamom na karoserii, może zwiększyć rozpoznawalność firmy i jej produktów. Warto jednak pamiętać, że zarządzanie użytkowanymi samochodami rodzi wiele obowiązków. W przypadku licznej floty jest to zadanie trudne i czasochłonne. Dlatego warto rozważyć wdrożenie programu komputerowego wspomagającego tej obszar działalności.
Ubezpieczenia i przeglądy
Do podstawowych obowiązków pracowników zarządzających flota samochodową jest dbanie o odpowiedni stan techniczny pojazdów i spełnienie wszelkich wymogów określonych przepisami, m.in. kodeksu drogowego. Jednym z ważniejszych zadań z tym związanych jest dbanie o aktualność polis ubezpieczeniowych i przeglądów technicznych samochodów. Nie jest to, być może, zadanie bardzo skomplikowane, ale przy dużej liczbie pojazdów bez pomocy odpowiednich narzędzi potrafi być bardzo czasochłonne, a konsekwencje niedopatrzeń w tym temacie mogą być bardzo poważne. Programy komputerowe do zarządzania flotą, takie jak BST SyKOF nie tylko pozwalają rejestrować każdy wykonany przegląd czy wykupioną polisę ubezpieczeniową, lecz przypominają także o kończącym się okresie ich ważności. Dodatkowo umożliwiają prowadzenie ewidencji wszelkich wykonanych lub planowanych napraw i czynności konserwacyjnych, co ułatwia ocenę stanu i możliwości użytkowania pojazdów.
Kontrola zużycia paliwa
Wysokie ceny paliw powodują, że większość firm dużą wagę przykłada do kontroli ich zużywania. Odpowiednio dobrany program komputerowy może pomóc także w tej kwestii. Szczegółowe rejestry tankowań oraz integracja z systemami bezgotówkowych rozliczeń ze stacjami paliwowymi, np. FLOTEX w połączeniu z możliwością określania wielu norm spalania dostosowanych do faktycznych warunków jazdy pozwalają na realną ocenę zużycia paliwa przez poszczególne pojazdy. Dzięki temu możliwe jest wychwycenie ewentualnych przekroczeń i późniejsze określenie, czy wynikają one, np. ze stanu technicznego pojazdu czy też z nieekonomicznego stylu jazdy kierowcy.
…i części zamiennych
Kolejnym obszarem wymagającym zwiększonej kontroli ze względu na ryzyko nadużyć lub niegospodarności jest okresowa wymiana części eksploatacyjnych, takich jak opony, akumulatory i in. System BST SyKOF pozwala na rejestrację wielu rodzajów części zamiennych oraz wskazywanie, kiedy zostały zamontowane lub wymontowane z konkretnego pojazdu. Możliwe także jest określenie zakładanego okresu użytkowania danej części, co jest istotne dla planowania zapotrzebowania na części zamienne oraz do oceny ich wykorzystania.
Karty pracy nie tylko dla pracowników
Innym zadaniem osób zarządzających flotą samochodów firmowych jest ewidencja wykonywanych przez nie zadań. Jest to szczególnie istotne w firmach, gdzie praca pojazdów jest „przypisana” do konkretnego kontraktu lub zlecenia, a koszty z nią związane są stosunkowo duże. Sytuacja taka ma miejsce np. w firmach budowlanych. Dzięki rejestracji kart pracy maszyn możliwe jest łatwe rozliczenie kosztów związanych z użytkowaniem danego pojazdu pomiędzy poszczególne zlecenia. System BST SyKOF umożliwia ponadto tworzenie kart pracy także dla maszyn obcych, np. wynajmowanych od innej firmy, co znacznie ułatwia rozliczanie tego typu usług.
Nie tylko samochody
Wiele firm, m. in. z branży budowlano-drogowej, oprócz floty samochodów osobowych i ciężarowych posiada także rozbudowany własny park maszynowy. Zarządzanie sprzętem, takim jak koparki, walce, żurawie i inne maszyny specjalistyczne także nie należy do łatwych zadań. System BST SyKOF dzięki rozbudowanej kartotece pozwala na prowadzenie szczegółowej ewidencji każdego rodzaju maszyn (zarówno samochodów, jak i ciężkiego sprzętu).
