Zapewnienie właściwych warunków pracy jest obowiązkiem każdego pracodawcy. Temat ten obejmuje nie tylko udostępnienie odpowiedniego stanowiska pracy, lecz także wydanie różnego rodzaju narzędzi, odzieży oraz innego rodzaju wyposażenia, które umożliwią pracownikom wykonywanie swoich obowiązków w sposób prawidłowy i nie zagrażający ich zdrowiu i życiu. Szczególną kwestią jest konieczność zapewnienia pracownikom elementów wyposażenia wynikających z przepisów BHP. Są to nie tylko elementy odzieży i obuwia ochronnego, lecz także np. środki czystości.
Dlaczego to takie trudne?
Pozornie łatwe zadanie polegające na zarządzaniu wydawaniem wyposażenia nie jest sprawą banalną. Należy kontrolować, jakie elementy wyposażenia należy wydać, komu i na jak długo. W przypadku odzieży i obuwia trzeba także prowadzić rejestr rozmiarów. Konieczne jest także zadbanie o odpowiedni stan magazynowy wydawanych rzeczy, tak aby wystarczyło ich dla wszystkich chętnych. Wszystko to sprawia, że prowadzenie ewidencji wydawania wyposażenia pracownikom może przysporzyć wielu problemów.
Zapanuj nad wyposażeniem z ERP SyKOF
Z pomocą w tym temacie może przyjść system ERP SyKOF. Dzięki rozbudowanej kartotece wyposażenia powiązanej zarówno z częścią kadrową, jak i magazynową systemu, pozwala on znacząco uprościć zarządzanie wyposażeniem pracowniczym. System ERP SyKOF zapewnia usprawnienie tego procesu już od samego początku, czyli od określenia, jakie przedmioty będą wydawane i komu będą się należeć. Dla każdego elementu wyposażenia można określić nazwę, planowy okres, a także sezon (np. letni lub zimowy) użytkowania. Dodatkowo dla rzeczy występujących w różnych wielkościach lub wariantach jest możliwość określenia słownika wykorzystywanych rozmiarów. Zbudowany w ten sposób wykaz wydawanego wyposażenia pozwala ujednolicić i usprawnić przydzielanie i wydawanie przysługujących przedmiotów. Zazwyczaj to, jakie akcesoria powinien otrzymać pracownik wynika ze stanowiska, które zajmuje: inny zestaw otrzyma pracownik laboratorium, a inny spawacz. Dzięki możliwości przypisania kompletu wyposażenia do stanowiska nie trzeba pamiętać o przydzieleniu wszystkich elementów wyposażenia podczas zatrudnianiu nowych osób lub przeniesieniu ich do innej pracy. W szczególnych przypadkach możliwe jest także określenie przysługującego wyposażenia indywidualnie dla konkretnego pracownika.
Zamawianie wyposażenia
Dzięki zintegrowaniu kartoteki wyposażenia z częścią magazynową systemu ERP SyKOF można w łatwy sposób kontrolować stany magazynowe potrzebnych przedmiotów, a także generować zamówienia na brakujące elementy. System automatycznie wylicza, ile sztuk z każdego rodzaju wyposażenia będzie potrzebnych w zadanym okresie. Każdy z elementów wyposażenia może mieć przypisany indeks magazynowy, a w przypadku przedmiotów w kilku rozmiarach – indeks może być osobny dla każdego rozmiaru. Pozwala to na ścisłą kontrolę wydawanych rzeczy. Możliwa jest także obsługa zwrotów oraz wymian, np. w przypadku wydania niewłaściwego rozmiaru.
Kiedy wydać kolejny komplet?
Kolejną kwestią, która może sprawiać trudność jest określenie okresu użytkowania wydanego wyposażenia. Większość przedmiotów ma określony czas, przez który powinny być użytkowane. Po upływie tego okresu pracownikowi przysługuje nowy egzemplarz. Wątpliwości pojawiają się jednak w przypadku nieobecności pracownika. Nieobecny pracownik nie zużywa otrzymanego wyposażenia, więc w oczywisty sposób powinno mu ono wystarczyć na dłużej. Wiele firm w swoich regulaminach zamieszcza zapisy wydłużające okres użytkowania o nieobecności, ale np. tylko te trwające powyżej 3 lub 5 dni roboczych. W przypadku ręcznego prowadzenia kartoteki byłoby to bardzo uciążliwe, ponieważ powoduje to konieczność przeliczania daty wydania nowego wyposażenia dla każdego pracownika z osobna. Zastosowanie systemu SyKOF pozwala więc na oszczędność czasu i uniknięcie pomyłek wynikających ze żmudnego liczenia pojedynczych dni.
Sytuacje wyjątkowe
Elastyczne podejście do wydawania wyposażenia w systemie ERP SyKOF pozwala też m.in. na obsługę sytuacji zniszczenia lub zgubienia wydanych rzeczy. Możliwość określenia, czy dany element wyposażenia można wydać wcześniej niż przewiduje harmonogram, pozwala na uniknięcie sytuacji, w których trzeba „obchodzić” sztywne reguły systemu. Oczywistym jest bowiem, że pracownikowi, który zniszczył odzież roboczą, należy wydać kolejny komplet, aby mógł wykonywać swoje obowiązki. W takim wypadku okres użytkowania powinien naliczać się niejako od nowa. Natomiast takiego uzasadnienia nie ma, np. w przypadku wydawanych środków czystości. System ERP SYKOF pozwala na rozróżnienie powyższych przypadków, co wspomaga podejmowanie decyzji o wydawaniu wyposażenia pracownikom.
Korzyści z wdrożenia kartoteki wyposażenia
Kartoteka wyposażenia dostępna w systemie ERP SyKOF jest nieocenionym narzędziem dla osób odpowiedzialnych za tematy związane z BHP w przedsiębiorstwie. Zautomatyzowanie i ujednolicenie procesu przydzielania i wydawania wyposażenia pozwala na ogromną oszczędność czasu, który można wykorzystać na wykonanie innych zadań. Dodatkowo kontrola, jaką zapewniają precyzyjne zestawienia oraz możliwość podglądu historii użytkowania wyposażenia przez poszczególnych pracowników pozwala na wykrycie i wyeliminowanie ewentualnych nadużyć, które mogłyby pozostać niezauważone przy ręcznym prowadzeniu ewidencji.
