Zautomatyzuj ewidencję czasu pracy – uprość swoje obowiązki!

Kodeks pracy nakłada na pracodawcę obowiązek ewidencjonowania czasu pracy każdego z zatrudnionych pracowników. Korzystając z SyKOF HR usprawnisz ewidencję. Automatyczna ewidencja w SyKOF HR odbywa się według kilku prostych zasad. System usprawni Twoją pracę wykonując za Ciebie wiele obowiązków. Zyskasz czas, ale nie stracisz kontroli nas całym procesem ewidencji czasu pracy.

Podstawowe zasady ewidencji czasu pracy w SyKOF HR.

I. Pracownicy zgłaszają, że rozpoczęli i zakończyli pracę. Mogą to zrobić na kilka sposobów:

a) zaznaczanie „wejść-wyjść” przez pracowników na komputerze, na którym wykonują swoje codzienne obowiązki w miejscu pracy.

b) zaznaczanie „wejść-wyjść” za pomocą urządzenia mobilnego (telefon komórkowy, tablet), który automatycznie pobiera położenie geograficzne pracownika, co uniemożliwia dokonanie skutecznych odczytów poza wyznaczonym miejscem pracy.

c) stosowanie rejestratorów „wejść-wyjść” umieszczonych w siedzibie firmy za pomocą czytników indywidualnych kart zbliżeniowych.

Na tym etapie, dzięki dokonanym odczytom upoważnione osoby na bieżąco widzą zawsze aktualny stan pracowników i mają możliwość monitorowania ich godzin pracy w czasie rzeczywistym.

II. Na podstawie zarejestrowanych odczytów „wejść-wyjść”, system automatycznie wytwarza ewidencję czasu pracy z uwzględnieniem pracy zdalnej, generując dodatki nadliczbowe, dodatki nocne itp.

System kontroluje sposób i ilość wytworzonych nadgodzin. Samo stwierdzenie, że pracownik przebywał w pracy (na podstawie odczytów), jest niewystarczające do utworzenia nadgodzin. Wcześniej pracownik musi otrzymać polecenie pracy w nadgodzinach od swojego przełożonego lub zawnioskować o możliwość pracy w nadgodzinach. Przy czym wniosek ten musi zostać zaakceptowany przez uprawnioną do tego osobę. Dopiero na podstawie harmonogramów, poleceń i zaakceptowanych wniosków system wytwarza nadgodziny.

Korzystając z systemu SyKOF HR masz pewność, że ewidencja będzie zawsze zgodna z przepisami. W tym celu potrzebne są harmonogramy, które określają okresy czasu, w jakich dany pracownik powinien świadczyć pracę oraz okresy wolne. W SyKOF HR harmonogramy w większości przypadków wytwarza się automatycznie. System wspomaga także tworzenie skomplikowanych harmonogramów, kontrolując ich zgodność z przepisami.

Szczegóły prowadzenia ewidencji czasu pracy w SyKOF HR

SyKOF HR dba o porządek w ewidencji czasu pracy. W systemie każda nieobecność w pracy i odpracowanie poprzedzone są złożeniem przez pracownika na Portalu stosownego wniosku, który wymaga akceptacji przełożonego (np. wniosek o urlop wypoczynkowy, wniosek o pracę zdalną okazjonalną, wniosek o odbiór godzin nadliczbowych, wniosek o odpracowanie wyjścia prywatnego). Zaakceptowany wniosek odpowiednio skraca lub wydłuża plan pracy pracownika. Ewidencja czasu pracy za dany okres rozliczeniowy liczy się tak, jak wskazuje harmonogram oraz zaakceptowane wnioski i odczyty „wejścia-wyjścia” (realizacja planu pracy). Ponadto przełożeni mają możliwość wystawienia pracownikom polecenia pracy w godzinach nadliczbowych płatnych/do odbioru oraz polecenia odbioru godzin nadliczbowych.

Przykładowo, jeśli zaakceptowano wniosek pracownika o odpracowanie wyjścia prywatnego w godz. 16:00-18:00, a wg odczytu pracownik wyszedł o 19:00, to do ewidencji czasu pracy, na podstawie której obliczana będzie lista płac, policzą się tylko dwie wnioskowane godziny. Zapobiega to sytuacjom nadużyć ze strony pracowników i wprowadza porządek w dokumentacji. Wszelkie ewentualne przypadki nieścisłości pracownik powinien wyjaśnić ze swoim przełożonym.

Najważniejsze cechy i zalety SyKOF HR w zakresie automatyzacji 
ewidencji czasy pracy.

• zawsze aktualne dane dotyczące czasu pracy zebrane w jednym miejscu – korzystając z naszego systemu, upoważnione osoby (np. kierownicy działów) mają możliwość monitorowania godzin pracy pracowników w czasie rzeczywistym. W zależności od wybranej szczegółowości zbierania danych, widzą miejsce pracy pracownika (praca zdalna, praca w delegacji, praca w firmie) lub wykonywane przez niego czynności (praca nad konkretnym projektem, zleceniem itp.)

• wykrywanie wszelkich nieprawidłowości w zaewidencjonowanym czasie pracy – SyKOF HR posiada walidator, który kontroluje, aby harmonogram i naniesiona ewidencja czasu pracy były zgodne z przepisami. W przypadku wykrycia nieprawidłowości informuje o błędach i wskazuje gdzie należy dokonać korekty. Takie rozwiązanie gwarantuje, że ewidencja czasu pracy będzie zawsze poprawna.

• proste, wygodne i szybkie rejestrowanie obecności przez pracowników – jednym kliknięciem! Pracownik rozpoczynając pracę uruchamia tzw. Portal Pracownika przez przeglądarkę internetową na dowolnym urządzeniu. Będąc zalogowanym na swoim koncie klika na opcję „wejście zwykłe”. Automatycznie wpada bieżąca godzina. Taką samą czynność pracownik wykonuje przy wyjściu z pracy klikając tym razem „wyjście”. Poprawić te dane mogą jedynie osoby, którym nadamy stosowne uprawnienia. SyKOF HR umożliwia także rejestrację poprzez kliknięcie przycisku „wejście praca zdalna” i „wyjście praca zdalna”. Dzięki temu przełożeni na Portalu Przełożonego codzienne widzą m.in. kto dostępny jest w siedzibie firmy, kto zdalnie, a kto nie zarejestrował swojej obecności, ponieważ np. przebywa na urlopie. Dostęp do takiej wiedzy pozwala także na szybkie określenie braków kadrowych.

• pełna ewidencja pracowników i wsparcie działu kadr i zarządu – SyKOF HR oprócz ewidencjonowania rozpoczęcia i zakończenia pracy, gromadzi dane o urlopach, delegacjach, nadgodzinach i zwolnieniach. Ponadto uwzględnia różne systemy czasu pracy i umożliwia szybkie tworzone harmonogramów oraz rozliczenie dowolnego wymiaru czasu pracy.

• import dokumentów z platformy ZUS (eZla) – SyKOF HR można zasilać danymi z plików ze zwolnieniami pobranymi z platformy PUE. Poza nieobecnościami spowodowanymi chorobą pracownika, do systemu importowane są także zwolnienia wystawiane na dzieci lub innych członków rodziny zatrudnionych, będących podstawą do wypłaty zasiłków opiekuńczych. Na podstawie informacji zawartych w elektronicznym zwolnieniu, system automatycznie decyduje jakiego rodzaju nieobecność powinna zostać zarejestrowana i jakie świadczenie za nią przysługuje.

• gotowe szablony wniosków i możliwość ich elektronicznego składania na Portalu Pracownika – w SyKOF HR do dyspozycji pracowników przygotowane są szablony wszelkich wniosków, które z dowolnego miejsca pracownik może wypełnić i wysłać do akceptacji przełożonemu. Takie rozwiązanie skraca kolejki do działów kadr/przełożonych oraz eliminuje papierowy odbieg dokumentów. Ponadto pracownik na Portalu Pracownika na bieżąco widzi stan swojego wniosku oraz może go edytować. Istnieje również możliwość składania wniosków przez przełożonego w imieniu podległych mu osób.

• możliwość prowadzenia ewidencji przez wybraną osobę dla większej grupy pracowników – Umożliwiamy także prowadzenie ewidencji przez wybraną osobę dla większej liczby pracowników (np. przez kierowników produkcji czy kierowników działów dla ich podwładnych). Jednocześnie SyKOF HR daje możliwość ukrywania szczegółów ewidencji przed osobami nieuprawnionymi (np. szczegóły zwolnień lekarskich), co zapewnia tajemnicę informacji w firmie oraz zachowanie przepisów RODO.

• seryjne uzupełnianie ewidencji – po wprowadzeniu nieobecności pracowników i ewentualnych odchyleń od harmonogramu (np. nadgodzin) godziny pracy dla wszystkich pracowników mogą być uzupełnione jednym kliknięciem.

• zaokrąglanie odczytów – System umożliwia zdefiniowanie przedziałów zaokrąglania odczytów. Dzięki temu można określić nieistotne z punktu widzenia rozliczenia czasu pracy zapisy wystające poza przypisany pracownikowi harmonogram (np. przyjście do pracy 10 minut wcześniej). System pozwala zdefiniować różne warianty zaokrąglania dla różnych grup pracowniczych (np. inne dla administracji i inne dla pracowników produkcyjnych).

• możliwość stworzenia nawet najbardziej rozbudowanej struktury organizacyjnej – struktura jest układem elementów (stanowisk i składających się z nich komórek organizacyjnych – np. działów) wewnątrz firmy. Jest również podziałem uprawnień i odpowiedzialności, a także określeniem powiązań pomiędzy poszczególnymi elementami. Nadając odpowiednie uprawniania możemy wskazać, którzy pracownicy przed kim odpowiadają oraz do jakich danych powinny mieć dostęp poszczególne osoby. W kontekście prowadzenia ewidencji ważne jest, że przypisane pracowników do odpowiedniej komórki organizacyjnej przypilnuje założonego stanu zatrudnienia oraz zadba o prawidłowy podział kosztów wynagrodzeń.

• analizy i wygodny eksport danych – system posiada proste w obsłudze narzędzie SyKOF Vittis przeznaczone do tworzenia wszelkich analiz. Ponadto każdy widok danych użytkownik może dowolnie modyfikować, przestawiać i zapisywać, tak aby na ekranie pojawiały się te informacje, których aktualnie potrzebuje. Dodatkowo wszystkie dane dostępne w systemie można eksportować do Excela lub PDF.

• podpisy elektroniczne – SyKOF HR pozwala w pełni zautomatyzować procesy związane z tworzeniem i akceptowaniem dokumentacji pracowniczej. Wszystkie dokumenty kadrowo-płacowe mogą być przechowywane i podpisywane w formie elektronicznej.

Przedstawiona funkcjonalność prowadzenia ewidencji czasu pracy jest jednym z wielu zastosowań naszego systemu. SyKOF HR to kompleksowy system kadrowo-płacowy. Zastosowane w nim nowoczesne rozwiązania automatyzują wszystkie procesy, co skutkuje odciążeniem działu HR od powtarzalnych, uciążliwych czynności. Dzięki temu więcej czasu i uwagi można poświęcić na miękki HR zajmujący się szeroko pojętą jakością pracy pracowników.

Wybrane funkcjonalności systemu SyKOF HR:

Pełne informacje na temat wszystkich funkcjonalności systemu SyKOF HR znajdują się na naszej stronie www.sykofhr.pl

Umów się na bezpłatną, niezobowiązującą prezentację systemu SyKOF HR i przekonaj się jak możemy usprawnić Twoją pracę i procesy kadrowo-płacowe w Twojej firmie!