Okres jesienno-zimowy zazwyczaj oznacza zwiększenie liczby nieobecności pracowników związanych z chorobami. Jest to spory problem dla pracodawców nie tylko ze względu na konieczność znalezienia zastępstwa czy nagłego przeorganizowania pracy w związku z mniejszą niż zwykle frekwencją. Trudności stwarza często już właściwe zaewidencjonowanie i rozliczenie zwolnień chorobowych. Świadczenia, do których pracownik ma prawo z tytułu choroby, zależą od długości zwolnienia, jego rodzaju, a także np. wieku pracownika. W zależności od ilości pracowników, kto inny wypłaca też zasiłki pracownikowi (w firmach zatrudniających więcej niż 20 pracowników robi to pracodawca w imieniu ZUS, w mniejszych przedsiębiorstwach bezpośrednio ZUS). Poniżej przedstawiamy kilka najczęstszych pułapek spotykanych przy określaniu prawa do świadczenia chorobowego i jego rodzaju.
Nie dla każdego świadczenie
Nieobecność w pracy spowodowana chorobą jest nieobecnością usprawiedliwioną, ale nie zawsze przysługuje za nią świadczenie (wynagrodzenie chorobowe płatne przez pracodawcę lub zasiłek z ZUS). Najczęstszym przypadkiem braku prawa do świadczenia chorobowego jest przebywanie w tzw. „okresie wyczekiwania”. Oznacza to, że pracownik nabywa prawo do świadczenia dopiero po 30 dniach podlegania ubezpieczeniu chorobowemu (90 dniach w przypadku dobrowolnego ubezpieczenia). Od tej zasady jest kilka wyjątków. Okres wyczekiwania nie obowiązuje m.in. pracowników, którzy:
-
mają co najmniej 10 letni staż podlegania ubezpieczeniu chorobowemu;
-
zostali objęci ubezpieczeniem chorobowym w okresie krótszym niż 90 dni od daty ukończenia szkoły
-
zostali objęci ubezpieczeniem chorobowym w okresie krótszym niż 30 dni od zakończenia poprzedniej pracy, w której mieli już prawo do świadczeń chorobowych.
Inną sytuacją, w której pracownik nie zachowuje prawa do świadczenia chorobowego jest przedstawienie zwolnienia lekarskiego z kodem C, który oznacza niezdolność do pracy spowodowaną nadużywaniem alkoholu. W przypadku takiej nieobecności pracownik nie otrzyma wynagrodzenia ani zasiłku chorobowego przez pierwsze 5 dni każdego zwolnienia. Dni te są jednak wliczane do okresu zasiłkowego oraz do limitu dni, za które płaci pracodawca.
W przypadku pracowników długotrwale chorujących może zdarzyć się przypadek wyczerpania okresu zasiłkowego. Niezdolność do pracy spowodowana tą samą chorobą lub trwająca nieprzerwanie nie może być dłuższa niż 182 dni (w przypadku niezdolności w okresie ciąży lub spowodowanej gruźlicą – 270 dni). Po upływie tego czasu pracownik może otrzymać świadczenie rehabilitacyjne lub rentę. Musi jednak odpowiednio wcześnie złożyć wniosek do ZUS, jeśli się z tym spóźni po wyczerpaniu okresu zasiłkowego do momentu otrzymania decyzji z ZUS jego nieobecność w pracy będzie usprawiedliwiona, ale niepłatna.
Wynagrodzenie czy zasiłek?
Ustalenie prawa do świadczenia to dopiero początek drogi. Następnie trzeba jeszcze określić rodzaj tego świadczenia. W przypadku zwolnień chorobowych za pierwsze dni nieobecności w danym roku kalendarzowym (33 dni w przypadku pracowników do 50 roku życia, 14 dni w przypadku starszych) wypłacane jest wynagrodzenie chorobowe ze środków pracodawcy, za kolejne zasiłek ZUS. Rozróżnienie, kiedy mamy do czynienia z wynagrodzeniem, a kiedy z zasiłkiem tylko z pozoru jest łatwe. Problemem są już np. zwolnienia trwające nieprzerwanie na przełomie roku. W tym przypadku istotny jest stan na 31 grudnia roku poprzedniego. Jeśli pracownik w tym dniu pobierał już zasiłek i kontynuuje zwolnienie w nowym roku bez ani jednego dnia przerwy, to nadal przysługiwać będzie mu zasiłek, pomimo zmiany roku kalendarzowego. Jeśli przerwie zwolnienie choćby na 1 dzień, za kolejne zwolnienie znów na początku zapłaci pracodawca. Natomiast, jeśli pracownik 31 grudnia miał jeszcze prawo do wynagrodzenia chorobowego, to od 1 stycznia przysługiwać mu będzie także wynagrodzenie chorobowe przez nowy okres maksymalnie 33 lub 14 dni. W szczególnym przypadku, gdy pracownik rozpocznie pierwsze zwolnienie chorobowe w danym roku 29.11 i będzie je nieprzerwanie kontynuował w nowym roku, może pobierać wynagrodzenie chorobowe przez kolejnych 66 dni (33 dni w poprzednim roku i 33 dni w nowym roku).
Opieka nad chorym
Firmy zatrudniające rodziców równie często co ze „zwykłymi” zwolnieniami lekarskimi mają do czynienia ze zwolnieniami wystawianymi w związku z chorobą dzieci pracowników. W przypadku tego typu zwolnień od pierwszego dnia pracownik otrzymuje zasiłek opiekuńczy, pod warunkiem jednak że ma do niego prawo. W przypadku zwolnień z tytułu opieki nad chorym dzieckiem lub innym członkiem rodziny istotne są bowiem limity określające przez ile dni maksymalnie można pobierać ten zasiłek (60 dni w przypadku opieki nad dzieckiem do lat 14 i 14 dni w przypadku opieki nad innym członkiem rodziny). Istotne jest także to, czy w okresie zwolnienia jest obecna w domu inna osoba, np. drugi rodzic, która mogłaby sprawować opiekę nad chorym dzieckiem (zasada ta nie obowiązuje w przypadku dzieci do ukończenia 2 roku życia).
Właściwe oprogramowanie
Temat ewidencjonowania i rozliczania zwolnień chorobowych pracowników obfituje w pułapki i niejednoznaczne, na pierwszy rzut oka, przepisy. Warto pamiętać, że oprócz określenia rodzaju świadczenia, na pracodawcy ciąży jeszcze obowiązek obliczenia podstawy wynagrodzenia chorobowego lub zasiłku. Z tego powodu dobrze jest zadbać o to, aby używane oprogramowanie maksymalnie wspomagało ten proces. Nowoczesne programy kadrowo-płacowe potrafią automatycznie określić rodzaj świadczenia w oparciu o kartotekę pracownika i dotychczasowy rejestr zwolnień, a także wyliczają kwoty świadczeń, jakie mają być wypłacane pracownikowi.
